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秘书职业能力素养探究

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《秘书工作》2017年第12期

摘要:当代社会,社区服务已经被越来越多的人所熟悉。秘书工作也是倾向于服务行业,秘书的职业能力与社区服务之间存在多方面联系。若将秘书就业领域拓宽至社区服务,可以改变当今秘书行业的尴尬境地。我们可以通过把社区服务作为第二课堂的延伸和大力开展社区服务实习基地建设等途径来坚强社区服务与文秘人才培养之间的联系。当然,目前这一措施也存在一些问题。一方面是社区服务给予的工作岗位工资普遍偏低;一方面是为建设高水平的社区服务体系,需要较专业的工作者,而文秘学生在专业性方面还比较欠缺。

关键词:秘书;职业能力;社区服务;提升

近年来,文秘专业的发展一直呈现缓慢的态势。我们不难发现一个悖谬现象:一方面从每年的麦可思研究报告看,文秘专业的就业率都在90%以上,就业情况良好;另一方面从各大院校的招生情况看,文秘专业的招生人数却呈现下滑趋势。这一悖谬现象反映了一个严重的问题:文秘专业人才培养因缺乏特色性已经越来越遭遇冷落。如何扭转这一尴尬局面?以市场为导向,积极拓展文秘专业特色领域是其出路。而若将文秘专业的人才培养与社区服务对接,在增强特色性同时,又可以为文秘专业开拓新的就业途径。

一、社区服务及其基本特征

“社区”这一概念最早起源于19世纪80年代的英国。最开始是作为资本主义早期社会福利的一种形式出现的,目的是为了解决因工业革命的发展所引起的社会失业和贫困问题。1887年,德国社会学家腾尼斯在出版的《社区与社会》一书中提出。腾尼斯把社区定义为“指由同质人口组成的关系亲密、守望相助、疾病相抚、富有人情味的社会团体[1]。”“社区服务”这一词渊源于欧美资本主义国家。在我国,上世纪80年代也开始使用“社区服务”这一名称。1987年第一次城市社区服务会议在武汉市召开。1989年又在杭州召开全国城市社区服务经验交流会。至此之后,社区服务在全国大中城市迅速新盛起来。社区服务给社会带来巨大效益,“社区服务承接了城市经济体制改革、社会体制转轨过程中转移出的部分社会责任和义务,加速了改革的进程;便利了社区居民的日常生活需要,缓解了家庭服务功能弱化和人口老龄化逼近的矛盾,促进了社会福利事业的迅速发展,有力地推动了民政工作社会化和城市民政工作重点的转移[2]”。社区服务包括多个方面,2000年民政部出台了《关于在全国推进城市社区建设的意见》。该文件指出社区服务包括四个方面:一是面向老年人、儿童、残疾人、社会贫困户、优抚对象的社会救助和福利服务;二是面向社区居民的便民利民服务;三是面向社区单位的社会化服务;四是面向下岗职工的再就业服务和社会保障社会化服务。随着我国综合国力的提升,人民的生活水平也越来越高,在政府的主导下,“民生优先”的理念在一步步深入人心。国家在着力保障和改善民生方面投入了大量的人力、物力与财力,而社区作为城镇中最基层的组织,承担着实现基本公共服务均等化的重任,社区服务的发展趋势不可阻挡。在社服服务蓬勃发展的情况下,我们开始大胆设想将秘书工作与社区服务联系起来的途径。2017年1月我们成功申报了广东省“攀登计划”项目。为了更好地促进此项目的开展,2017年2月,我们文秘专业与广东省长兴家庭综合服务中心建立长期合作关系。该中心自2015年8月起由广东岭南至诚社会工作服务中心领导。旨在立足社区需要,在社会工作专业手法的指导下,为广东省广州市天河区长兴街居民提供涵盖家庭、青少年、长者、来穗务工人员、残障人士以及义工等专业化服务。至今为止,该中心的项目已经全部铺开,各项工作在有条不紊中进行。

二、文秘职业能力与社区服务之间的联系什么是职业能力?

“职业能力是所有劳动者在职业生涯中,适应职场变化和劳动力流动的一种共性的、可以迁移的、伴随一生的综合职业素质,分为方法能力和社会能力[3]。”文秘专业是一个开办时间长且与时俱进的专业,通过多年的发展,文秘专业已经受到了社会的认可,也形成了自己的职业能力标准。据最新的麦可思2017年大学生就业报告指出,有效的沟通能力是大学生最重要的工作能力。那么作为秘书,她们的职业能力体现在哪里呢?广东外语艺术职业学院在2017年通过以商贸行业民营企业的经理或部门经理为主要调查对象,得出了关于秘书职业能力的如下结论“一是要有较好的语言表达能力和理解能力;二是文书撰写、制作与处理能力[4];三是良好的表达能力”又有文章指出,高职文秘专业的职业核心能力应包括职业基本能力、职业核心拓展能力和职业延伸核心能力。具体包括“交流沟通、团队合作、语言沟通、管理执行、数字应用与信息处理及心理健康和礼仪修养等能力[5]。”我们基于对市场的调研和在整合了多份文献之后得出文秘职业能力主要包括以下几个方面:首先是灵活的人际沟通能力;其次是较强的语言表达能力;再次是快速的信息处理能力;最后是熟练的办公自动化操作能力。而这些能力在社区服务中也是必备能力,秘书职业能力与社区服务存在着紧密的联系。为了确证我们的想法,2017年7月,我们利用放暑假的契机,号召学生开展了一次关于社区服务能力需求的问卷调查。我们调查的对象是长兴街道的社区居民和长兴家庭综合服务中心的工作人员。发放问卷100份,回收90份,其中有效问卷85份。通过对问卷数据进行统计,我们发现在社区服务所需要的能力中,排在最前面的两种能力是:首先是较强的沟通能力;其次是高效的协调能力。这完全与秘书职业能力重合。从社区服务的内容来看,我们发现最初的社区服务是由街道和居委会提供的。主要对象是残疾人、优抚对象和老年人。后来由于国家的高度重视,加强了财政投入力度,同时也将社会参与结合起来,从而将服务对象扩展到社区的全体居民。而在社区服务岗位方面,绝大多数岗位设置与秘书专业有一定联系。如社区服务中的前台接待、文案拟写及处理工作、社区信息调查工作等。这些岗位需要的沟通能力、书写能力和信息处理能力也与文秘职业能力一脉相承,由此可以得出,文秘职业能力与社区服务存在着密切的联系,从社区服务这一领域拓展文秘专业的就业途径是完全可行的。

三、实现文秘专业培养与社区服务对接的途径

为了更好地利用社区服务这一资源,创新文秘专业培养模式,我们探讨出了以下几种对接的途径:首先,以社区服务作为文秘专业第二课堂的延伸。在与社区工作者对接的过程中,我们发现社区工作复杂琐碎,需要的临时服务人员非常多,包括中小型会务的组织人员、档案临时整理人员、社区文化活动开展人员等。这一需求就为我们在校的大一、大二学生提供了实训的契机。我们利用这一特征,大胆开拓第二课堂。以《文书与档案管理》这门课程为例。这门课程开设在大一第二学期,最开始因为没有档案实训室,我们的老师只能停留在理论讲述,这就使这门操作性很强的课程因为没有实践的机会而减损了它的课程效果。在和社区建立对接后,我们成立了专门的档案整理小组,学生可以在课余时间去到社区进行电子档案和纸质档案的整理工作。而在我们调查对比中,有一个惊人的发现就是:学生不仅越来越对这门课程感兴趣,而且整理档案资料的能力也得到了很大的提升。又以《秘书实务》这门课程来说,虽然我校有专门的商务会议室、舞蹈室,但学生在实训室上课时多是以模拟的形式开展。但是在社区中就会有很多的真实任务,如社区召开街道人员培训会议、讲座、派对活动等,这就会涉及到办会、接待、礼仪等实务。这些社区服务工作不仅能使学生将书本上的理论知识更好地运用到实践中,巩固所学知识,还能为学生提供一个类似于真实岗位的平台,从而锻炼自己的能力。其次,大力开展社区服务实习基地建设。高职教育不同于本科教育,它的实践性非常强,所以,要培养学生的动手能力,必须增强实习基地建设,而社区服务就可以作为文秘专业良好的校外实习基地。主要方法是将大三的一些学生选派到基层服务社区进行半年左右的实习。在调研中,我们发现社区机构人才需求量大,每年都要招聘大量的工作人员。将实习生直接安排在社区工作,这一方面可以免掉社区机构和实习生找人、找工作的烦恼;另一方面,又能与社区建立长效反馈机制,进一步优化我们的人才培养方案。若半年之后,学生在自己的工作岗位上有较好的表现,则可以进一步考虑继续留在社区工作。这就在一定程度上拓宽了文秘专业的就业途径,从而在整体上提高文秘专业的就业率。我校2015级文秘专业就有一些学生自愿去联系好的社区实习,在跟踪调查中,我们发现因为这些学生原来有在这一地点工作的经历,所以他们的工作状态要比进入到新环境工作的学生的状态要好,再加上离校近,又省去了住宿费和舟车劳顿之苦,因而受到学生的青睐。

四、存在的主要问题

将文秘专业与社区服务对接,这确实是一个可操作性的举措,特别是为文秘专业的良好转型提供一些有价值性的借鉴意见。但我们在与社区服务对接的过程中,也发现了相关问题。首先是社区服务给予的工作岗位工资普遍偏低,难以留住人才。“资金投入不到位。政府处于社区服务的主导地位,在其他服务主体发展相对不足的情况下,理应成为社区服务资金的主要提供者。然而在实践中由于缺乏相应制度的保障,常常出现克扣或者根本不将社区服务建设资金纳入财政预算或者大部分资金依靠社区自治组织自筹的现象[6]。”政府资金投入不到位,就使得社区服务的岗位工资不高,而岗位工资不高又会造成人才的大量流失。这就给我们人才培养造成了一些尴尬之处。一方面,我们利用社区这个平台锻炼学生的职业能力;另一方面,当学生毕业真正求职时选择社区工作的又非常少。这就造成了我们工作的被动。当然,随着社会的发展,政府已意识到了这一问题,现在正逐年加大对社区的投入,这一现象也得到了很好的缓解。其次,为建设高水平的社区服务体系,需要较专业的工作者,而文秘学生在专业性方面还比较欠缺。“从调查情况来看,目前中国从事社区服务的人员,除了街道、居委会的干部和工作人员外,以下岗失业人员、进城务工人员、待业人员和退休人员等人群为主,这些人的受教育程度大多不高,也没有受过系统化的专门培训,基本不掌握与社区服务相关的专业知识和技能”正因为中国现在的社区服务还处在初级阶段,所以,文秘学生可以很好地上手社区工作,但随着社区服务向高水平方向发展,这就会使学生陷入无法适应工作的需求[7]。现在有一些高职院校灵敏地嗅到了这一前景,已经开始在院校内开设社区工作这一专业,而且有很好的招生情况,这也为我们的项目建设起到了很好的指导作用。文秘专业只有有特色才能吸引学生,而只有不断提升学生的职业能力才能更好地契合市场的需求。如何将文秘专业做大做强并不是一蹴而就的事情,需要多方探索。但我们有理由相信,在大家的共同努力之下,文秘专业的明天必将越来越好。

【参考文献】

[1]代明,袁沙沙.国内外城市社区服务研究综述[J].城市问题,2010,(11):25-33.

[2]阎革.我国城市社区服务的起因、性质和发展趋势[J].广西大学学报(哲社版),1993,(2):56-60.

[3]穆秀英.开辟实训教学第二课堂强化高职文秘人才职业核心能力的培养[J].中国成人教育,2011,(3):111-112.

[4]黄健.立足于职业核心能力培养的文秘专业课程改革[J].哈尔滨职业技术学院学报,2014,(6):3-4.

[5]瞿小丹.高职文秘职业核心能力构成要素探析[J].高教学刊,2016,(12):29-31.

[6]颜德如,王诗悦.中国社区服务建设:当前的问题及新模式探索[J].黑龙江社会科学,2013,(1):2+26-30.

[7]王国枫.我国社区服务体系建设中存在的问题及解决对策[J].学术交流,2005,(3):140-144.

作者:邓秋英;黄小吟 单位:广州华南商贸职业学院

秘书工作杂志责任编辑:张雨    阅读:人次
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