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出版单位委托代销商品管理问题
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【提要】企业管理以财务管理为核心。随着科学技术的飞速发展,新闻出版单位作为信息传播的重要载体,面临新的发展机遇,但伴随生产力的发展,其经营商品寄售、赊销的增多,已成为当代新闻出版事业管理工作中的基本特征和不可忽视的因素。委托代销商品的大量形成,增加了新闻出版单位的风险。因此,新闻出版单位必须从销售和财务监管两方面,加强委托代销商品的管理,合理确定信用政策,及时收回货款,以获取市场竞争优势。

【关键词】委托代销商品的管理控制对策

财务管理是通过价值形态对企业资金运动的一项综合性的管理,渗透和贯穿于企业一切经济活动之中,从本质上说,企业管理以财务管理为核心,而存货比重的合理性直接影响资金占用,成为财务管理重要组成部分。在工业时代,企业所面临的经济环境是一个相对稳态结构,产品生产表现为大批量、标准化、市场需求变化周期较长、个性化特征较少。而进入信息时代后,由于信息传播、处理和反馈的速度大大加快,经济环境变化和经济竞争日益激烈,竞争主要体现在市场占有率高低方面。新闻出版单位作为信息传播的重要载体,面临新的发展机遇,但科学技术的飞速发展,使得新闻出版产品很快就会过时,所占有的市场份额或边际利润顷刻间被竞争对手“抢走”,产品寿命周期大大缩短;随着社会富裕程度的逐渐提高,人们对新闻出版物需求将呈现小批量、多品种、易变化的特点。为提高市场占有率,加强竞争力,不少新闻出版单位在经营活动中,往往采取寄售、赊销等形式,导致委托代销商品的大量形成,增加了新闻出版单位的风险。

一、委托代销商品形成的原因及其风险

委托代销商品是新闻出版单位委托销售单位销售的出版物。其特点是出版物所有权暂时并不转移,受托方只是受托销售,出版物售出后才转移所有权。因此,委托代销商品属于出版单位的异地存货,寄销是其形成的直接原因。表现在:

1.缺乏风险意识。为了抢占市场,扩大销售,尽快地打开营销局面,在事先未对客户资信度作深入调查、在未进行正确评估的情况下,采取与客户签订短期的、一定额度的销售合同来吸引客户,扩大其市场份额,于是产生了大量的代销商品,忽视了大量被客户拖欠占用流动资金不能及时收回的问题。

2.管理无章,职责不清。有些单位对委托代销商品的管理缺乏规章制度,或有章不循,形同虚设。财务部门不及时与业务部门核对,销售与核算脱节,问题不能及时暴露,一些单位委托代销商品居高不下,代销时间过长,却任其发展,具体该由谁来督办、谁来清查管理并不都十分清楚,职责不清。

3.内部激励机制不健全。为了调动销售人员的积极性,往往只将工资报酬与销售量挂钩,而忽略了产生坏账的可能性,未将应收账款纳入考核体系。因此销售人员为了个人利益,只关心销售任务的完成,导致委托代销商品大幅度上升。而对这部分货款,单位没有采取有效措施要求有关部门和经销人员全权负责追款,委托代销商品大量沉积下来,给单位经营背上了沉重的包袱。

虽然大多数新闻出版单位希望现销而不愿赊销,但是面对竞争,为了稳定自己的销售渠道、扩大产品销路、减少存货、增加收入,不得不面向客户提供赊销等信用业务。目前,存货中的委托代销商品已成为当代新闻出版事业管理工作中不可忽视的因素。据不完全统计,新闻出版单位的委托代销商品占单位存货的比例普遍在50%~70%左右,有的甚至高达80%以上,极大增强了经营的风险。具体是:

1.委托代销商品的形成,增加了新闻出版单位经营的风险。特别是客户拖欠货款者越来越多,货款回收的难度也越来越大。据调查统计,代销结算期限越长,追收成功率越低:拖欠1个月、成功率为93%,拖欠2个月、成功率为85%,拖欠6个月、成功率为57%,拖欠12个月、成功率为25%,而拖欠24个月、成功率仅有12%。因此也造成一定程度的坏账与退货,不仅影响了资金的流动,加重了成本负担,更增加了应对市场风险的能力。

2.委托代销商品的增加,造成资金成本和管理费用的增加。主要有3项成本:

(1)机会成本。代销商品货款作为单位用于强化竞争、扩大市场占用率的一项短期投资占用,明显丧失了该部分资金投入其他方面的收入,约减少30%左右。

(2)管理成本。企业对委托代销商品的全程管理所耗费的开支,主要包括对客户的资信调查费用,货物的运输费,账簿的记录费用,收款环节的差旅费、通讯费、人工工资、诉讼费以及其他费用,约增加5%~15%左右。

(3)退货损失。因委托代销商品存在着退货、无法收账的可能性,所以就会给债权单位带来无可估量的成本费用。

3.委托代销商品的大量形成,削弱了新产品开发和提升整体竞争力。新闻出版单位的目标是实现经营管理价值最大化,单位委托代销商品余额越大,存货成本就越大,有形与无形资产就越差,严重削弱了新产品开发和提升整体市场竞争力。

二、加强委托代销商品管理的主要措施

新闻出版单位委托代销商品的管理,是现代营销管理的重要组成部分,管理好委托代销商品,有利于加快资金周转,降低存货成本,提高资金使用效率,也有利于防范经营风险,维护投资者利益,促进经济效益的提高。为衡量存货的边际产出与边际利润,提高企业的营业效益,必须从销售和财务监管两方面,加强委托代销商品的管理。

(一)销售监管

1.签定权利与义务相对称的销售合同。在与经销商签订销售合同时,要做到“四个明确”,即:明确各项交易条件,如:价格、付款方式、付款日期、运输情况等;明确双方的权利和违约责任;明确合同期限,合同结束后视情况再行签订;明确加盖经销商的合同专用章(避免个体行为的私章或签字),以避免日后与经销商产生分歧而带来经营风险。

2.确定适当的信用标准。信用标准,是给予客户最低的信用条件。要运用“5C”系统[即客户的信用品质(Character)、偿付能力(Capacity)、资本(Capital)、抵押品(Collateral)和经济状况(Conditions)]的标准,在对市场用户资信程度的调查分析基础上判定客户的信用等级,然后以此决定是否给予信用优惠,以最大限度地降低违约风险。

3.制订正确的产品铺货率政策。如果产品铺货率提高,会增加销售机会,但应收账款和经营风险也同时增加;如果降低铺货率,经营风险虽然降低了,但达不到规模销售的目标。因此,在产品不同销售阶段、或根据产品不同的销售策略、或根据市场推广的强弱势而采取不同的产品铺货政策,对降低存货成本,保证货款的安全性是有帮助的。

4.减少赊销、代销运作方式。销售人员为了迅速占领市场,或为了完成销售目标而采取赊销、代销的运作模式。这种销售模式是经销商拖欠货款的土壤,并极易造成退货、坏账的出现。我们要制订相应的销售回款优惠政策,鼓励经销商采取结算期优惠、现款现货等方式合作,尽量减少赊销、代销的方式。

5.制定合理的激励政策。我们在制定营销政策时,要将收款的管理纳入对销售人员考核的项目之中,即个人利益不仅要和销售量挂钩,也要和收款业绩联系在一起,制订合理的收款奖罚条例。使委托代销商品处在合理、安全的范围之内。

(二)财务监管

1.设置并规范“委托代销商品”科目。按照品种、版次及客户名称设置明细账,对委托代销商品的增加、退回、结算、结余进行全过程核算。

2.制定定期的财务对账制度。财务要形成定期的对账制度,每隔三个月或半年就必须同经销商核对一次账目,避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大,而造成呆账现象。特别要重视以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差:(1)产品结构为多品种、多规格;(2)产品的回款期限不同,或因经营条件的不同而同种产品回款期限不同;(3)产品出现平调、退货、换货时;(4)经销商不能够按单对单(销售单据或发票)回款;(5)要主动拒绝用货款垫支其他款项(客户返利、破损产品货款、广告款、终端销售推广费用等)。同时,对账之后要形成具有法律效应的文书,而不是口头承诺。

3.制定收账政策。当遭到客户拖欠或退货时,首先应当分析现行的信用标准及信用审批制度是否存在纰漏;其次是对违约客户的资信等级重新调查摸底,进行再认识;再次是拟定可取的收账计划,要在增加收账费用与减少退货损失、减少成本之间进行比较、权衡,掌握好宽严界限。对于恶意拖欠、信用品质差劣的客户应当从信用清单中除名,不再对其赊销,并加紧催收所欠,态度要强硬,以增强其信誉不佳的有力证据。对于信用记录一向正常甚至良好的客户,在去电发函的基础上,再派人与其面对面地沟通,协商一致,争取在延续、增进相互业务关系中妥善处理。

4.强化委托代销商品的日常管理。首先要实施委托代销商品的追踪分析,重点要放在代销商品的变现方面。要对受托单位的信用品质、偿付能力进行深入调查,分析客户现金的持有量与调剂程度能否满足兑现的需要。应将那些挂账金额大、信用品质差的客户的欠款作为考察的重点,以防患于未然。其次是认真对待委托代销商品代销期限。财务管理人员要把超期货款纳入工作重点,研究调整新的信用政策,努力提高应收账款的收现效率;对尚未到期的应收账款,也不能放松监督,以防发生新的拖欠。再次是满足应收账款收现保证率。为了当期必要的现金支出,必须要取得与之相匹配的现金流入总额。所以在既定会计期间预期现金支付额扣出同期稳定可靠的现金流入额(包括可随时支取的银行贷款、短期无形资产变现净额等)后的差额,就一定要通过应收账款的有效收现才能得以保证最低现金需求,填补同期现金流量缺口。最后是建立存货提成差价制度。由于出版物作为时效性很强的商品,加上信息时代传播速度快、更新快,出版物跌价风险总是不可避免的。因此,新闻出版单位要遵循稳健性原则,根据《企业会计准则》和《新闻出版业会计核算办法》的相关规定,按出版年限对出版物提取差价,真实反映库存出版物的价值。

重视加强委托代销商品的管理,有利于提高行业的营运能力,促进新闻出版事业的健康发展。出版单位委托代销商品管理问题责任编辑:飞雪    阅读:人次