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企业销售业务流程内部控制探讨

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[提要]销售业务在企业经营管理中具有重要的地位,而销售业务的复杂性使得企业必须对其全过程进行内部控制。企业的销售业务在各个环节都可能出现外部欺诈和内部舞弊行为,因此要通过事前、事中、事后的内部控制,防止各种可能的弊端,以保护企业资产安全。

关键词:销售业务;内部控制;会计监督

一、销售业务内部控制必要性

(一)由销售业务在企业中的重要地位决定的。销售业务是企业最基本的业务之一。企业的销售业务涵盖了从接受订单,价格确定、信用政策、发运货物,直至收回货款等一系列环节,是一个环环相扣的流程,形成一项完整的业务过程。如果企业不能通过销售及时将生产的商品出售,将使企业资金大量沉淀在存货中。由于不能将产成品占有的资金转变为货币资金,企业的资金链将会中断,企业将因此无法生存。

(二)由企业的外部环境所决定的。在当前市场经济的条件下,社会上还存在着一些不信守合同甚至经济诈骗行为,而作为小企业急于完成销售业务,往往比较容易上当受骗。这些不法行为有相当一部分存在于销售业务的往来上,其主要表现为:长期恶意拖欠货款、利用空头支票骗取货物、有订立虚假合同卷货“蒸发”等等,种种手段不胜枚举。

(三)防止企业内部人员利用管理漏洞损害企业利益的有效手段。企业内部某些人利用管理中存在的缺陷,营私舞弊,监守自盗,甚至与外部人勾结,损害企业的利益,从中获利。在企业经营管理的各个方面,各个环节,都可能不同程度地发生这种内部人为了谋求个人私利,损害企业经济利益的行为。而在销售和收款这一企业十分重要的经营业务中,是最可能发生这种内部人舞弊的节点之一。如在购销业务谈判中内外勾结,有意压低企业销售价格,损害企业经济利益,自己从收购商中收取回扣。为了保证企业的经济利益不受侵犯,尽最大可能防止这种内部人舞弊的现象发生,规避销售及收款中可能产生的风险,必须在销售业务的各个环节进行介入和审核,有效地实施内部控制。销售业务从接受订单,批准赊销,货物发出,开票到货款回笼,流程长,环节多,每一笔业务的完成都要经过一个循环周期,每一笔业务的发生都涉及企业内部的多个部门,多个环节,多个职能人员,每个环节都有可能在制度上出现漏洞,发生各种舞弊现象。

二、小企业销售业务中可能发生的舞弊现象

小企业的销售业务流程一般包括制定销售计划,接受客户订单,核准客户信用,签订购销合同,发运商品,开具销售发票,收取销售货款等环节。而销售形式最常见的是现销和赊销。在整个销售业务的流程中,各个环节都可能会发生舞弊行为。最可能出现舞弊行为的主要有以下几个方面:

(一)购货单位的真实性方面:在现实经营活动中,有些诈骗分子使用已停业的公司或者根本不存在的公司的名义,利用企业急于销售的心理,签订虚假的购销合同,骗取销售企业的产品。

(二)购货单位的资信方面:某些财务情况极差,甚至濒临破产的企业从销售单位赊销商品,一旦货物到手,往往长期拖延货款,甚至赖账不还,结果使销售单位蒙受经济损失。

(三)销售价格方面:企业内部业务人员为牟取私利,可能出卖企业谈判意愿和商品报价底线,帮助购货单位压低成交价格。企业遭受了损失,有关业务人员却由此获取贿赂和回扣。

(四)发出货物方面:根据合同规定的货物的品种规格和数量发货是最基本的要求。但可能有具体操作人员与购货单位勾结,多发货物,或发出的货物比合同规定的品种级别高,功能强的货物。甚至以提供样品的名义,无偿索取大量额外的商品。

(五)因赊销产生的应收账款回笼方面:应收账款可能由于种种原因造成无法收回而形成坏账,甚至是本企业员工明明已经收到货款,却不交财务部门入账,造成账面上虚假的应收账款,实际上已中饱私囊。

(六)退货理赔方面:购货方在收到货物后,吹毛求疵提出质量问题要求退货,同时要求销售方付出一笔大大高于原销售货物价值的运输费,迫使销货单位放弃收回所退货物的权利,并造成应收账款的灭失或者造成应收账款不能完整的收回。对于这些可能的经济诈骗和舞弊行为,必须进行有效预防,规避风险,所以企业在销售过程中必须全方面进行内部控制以避免或减少销售业务中种种不法行为对企业资产的侵犯。但是,很多小企业由于人工成本等原因,没有设置专门的信用审查部门、合同管理部门、业务评价部门等,销售业务往往集中在一个综合的销售部门处理,缺乏必要的内部控制制度的制约。在这种情况下,作为企业经济核算中心的会计部门,应该提前介入销售业务,并在销售业务的整个循环过程中实施会计监督,以保证销售业务的有序运行,避免不必要的经济纠纷,使企业有效地实现其经济成果。

三、以会计监督代替内部控制的具体操作

对销售业务的会计监督应该贯串于从收到订单到回笼货款的整个销售过程。一方面将提前介入销售业务,将对销售业务的监督前伸到具体销售业务发生之前;另一方面将对具体的销售业务完成情况进行深入的会计分析,将对销售业务的监督后延到具体的销售业务发生之后。所以,对销售业务的会计监督包括对销售业务的事前监督、事中监督和事后监督。

(一)对销售业务的事前监督。对销售业务进行事前监督主要有以下几项工作:1、参与对销售计划的制定。在计划制定过程中,会计部门应根据销售部门提供的本公司产品市场销售趋势的预测数据,为销售计划的制定提供意见和建议,防止公司销售部门脱离市场需求盲目生产,造成产品积压,资金呆滞或者错失销售机遇。2、制定公司统一的销售价格目录。制定销售价格目录,除了考虑市场因素外,主要是依据企业的生产成本和预期盈利水平。会计部门利用掌握的企业生产成本形成的第一手资料和完整记录,在基准价格的基础上根据市场情况提出价格的浮动上限和下限,有利于销售业务部门进行谈判时掌握企业底线,灵活机动地谈判价格以实现企业目标。3、参与企业信用政策的制定。通过对信用政策的制定,防止通过随意赊销、提供过宽的信用条件和过高的现金折扣等方法舞弊,避免因此给企业带来经营风险和资金损失。

(二)对销售业务的事中监督。对销售业务的事中监督是对销售业务的各个环节进行会计监督,以便及时发现漏洞,及时补救,避免或减少风险和损失。对销售业务的事中监督主要把握以下几个方面:

1、要对销售合同进行预审核。一些小企业中没有专设合同管理部门和信用部门的情况下,会计部门应积极承担这项职责。对销售合同的预审核,应着重监督这样几个方面:(1)对销售价格的审核;(2)对执行信用政策的审核;(3)对收款方式的审核。

2、对发货情况进行监督。企业的成品仓库按销售部门的要求发货后,应及时将发货单交会计部门,由会计部门记入台账。会计部门必须将收货单、送货单和发货单进行比对,审核无误后记入台账,并作为向购货方收取货款的凭据。

3、对销货折让和销售退货进行会计监督。应审核客户提出的申诉是否有充足的理由,是否经过专人核实并由授权人员复核,是否有授权人员对销货折让的金额进行确认,是否经过授权人员批准。

4、对现销收款进行会计监督。在一般情况下,应实行款到发货。为了防止出现弊端,应提倡货款电汇,并在货款到账后发货,一般不应使用现金。还要实行发票开票员与收款人的职务分离,并避免销售人员直接接触销售现款。

5、对应收账款进行会计监督。通过对应收账款进行分析来进行会计监督,不仅要分析应收账款总量,更重要的是要分户进行分析,每年至少一次向欠款客户寄发对账单进行对账,并取得客户的对账回单。会计部门应经常对应收账款进行账龄分析,对超过合同规定的付款期未付款的客户,要指定专人或通过法律手段进行催收和索取货款,并作好催收记录,确保公司收回债权。

6、对坏账处理进行会计监督。对坏账的确认要慎重,要审查是否有确凿的证据证明某一笔应收账款不能收回并符合确认坏账的条件,坏账要逐户逐笔确认;应收账款确认为坏账并注销后,要进行备查记录,做到账销案存;已注销的坏账又收回时,要及时按照实际收回的金额入账。对销售过程的事中监督,主要是通过审核和比对等手段进行。对销售及收款过程中的关键环节进行重点监督,防止各个环节出现问题影响整个销售过程的顺利进行。

(三)对销售业务的事后监督。对销售业务的事后监督主要是为了以后的销售业务顺利开展,而对已经完成的销售业务进行分析、总结,找出不足之处进行改进,并积累客户信用资料,为今后信用政策的制定提供依据。对销售业务的事后监督应包括以下几个方面:

1、对已经发生并完成的销售业务进行总结分析。通过对销售业务的总结,进一步完善制度,堵塞可能出现的漏洞,保证销售业务健康有序地进行。而对销售利润率、应收账款收现率等指标进行分析,为企业的价格政策、信用政策的修订提供依据。因此,对销售业务的总结和分析也是一种会计监督。

2、对一些较大的销售业务进行评估。评估的内容应包括销售价格的合理性、信用政策对销售的影响、货款回笼的及时性等,通过评估,对企业的产品定价、销售策略、市场定位等有一个基本的评价,同时对销售业务的合理性进行监督。

3、对客户长期欠款的处理进行会计监督。当客户不是出于恶意无法支付货款时,可能会进行债务重组。对此,会计部门应通过征信查询和审核债务人财务报表等资料进行几个方面的会计监督。

4、通过对销售过程中不同客户的信用表现,分析其执行合同的诚信度。对货款的支付情况,发生纠纷时的处理方式等等,可以逐步建立起完善的客户资料,为日后再处理客户的购货订单提供依据,保证优先满足值得依赖的客户的订单。

综上所述,对企业的销售业务进行全过程的严格的内部控制是非常必要的。而小企业由于自身的特殊情况以会计监督来替代内部控制具有较强的可操作性,是企业对销售业务进行控制的十分重要和不可替代的手段,它有利于企业加强管理,预防舞弊,避免差错,防范风险,保证销售业务这一企业重要的经营活动规范开展,促进企业经济效益不断提高。

主要参考文献:

[1]周斌.会计违规与财务差错规律[M].企业管理出版社,2012.8.

[2]韩传模,张俊民.财务与会计监管热点问题述评[M].经济科学出版社,2014.9.

[3]朱荣恩.内部控制案例[M].复旦大学出版社,2015.8.

[4]吴俊.企业销售结算内部控制与收款环节流程再造[J].财会通讯,2009.5.

[5]单光超.浅议企业实施内部控制活动的具体措施[J].中国乡镇企业会计,2010.5.

作者:余晓丹 单位:无锡城市职业技术学院

企业销售业务流程内部控制探讨责任编辑:张雨    阅读:人次