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人才市场中的人事档案管理研究

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一、人才市场人事档案管理工作存在的问题

1.人事档案制度不完善,档案管理不够规范。随着市场经济的发展,流动人员数量不断增加,社会中不断出现“弃档族”、档案“自揣族”等人群,档案造假、擅自建档、擅自扣档等现象都折射出人才市场的人事档案制度亟待完善,档案管理工作不够规范。人事档案管理部门在收集档案材料时没有严格按照管理要求,而将那些手续不完备、档案内容造假的材料混入到个人档案中,影响了档案的真实性和权威性;在档案整理时,档案工作部门没有相关的规章制度予以指导,人事档案分类不合理等都不便于查询利用档案信息;档案转递过程中没有按照规定填写转递通知单、也没有进行及时登记等导致档案无从查询,甚至一些单位并没有按照档案转机要转递等相关规定转递档案;档案的收集和归档不及时,检查核对制度没有贯彻实施等造成档案积压,人事档案内容不能及时更新,影响了档案价值的实现。除此之外,档案的借阅制度还需要完善,同时还需合理处理档案的保密性和公众的知情权之间的关系。

2.人事档案管理工作者数量和质量有待提高。人事档案管理工作虽然是人才市场工作的重要组成部分,但人才市场没有意识到档案工作对社会的重要性,在人力物力方面给予的支持不够。档案工作的专职人员数量少,大多数是兼职行政管理人员,这就导致档案管理工作者的专业素质和信息素质较差。这些都严重影响人事档案信息的开发与利用,且是制约人才市场社会服务能力提升的因素之一。除此之外,公众的人事档案意识淡薄,没有意识到人事档案是自己的重要资料。尤其是弃档族、自揣族的日益增多,甚至,有的公众擅自将档案拆封,使得档案失真,这些从另一个侧面反映这一问题的普遍性。企业对人事档案的利用程度低也是人事档案工作发展滞后的又一因素。

二、新形势下提升人才市场人事档案管理工作的建议

1.树立档案信息服务意识,加大档案工作的宣传力度。首先,人才市场自身服务功能的正确定位。人事档案工作的根本目的是提供档案信息为社会服务,服务性是档案工作最基本的性质。因此,档案部门要强化服务意识、改善服务态度,利用现代信息技术改变管理模式、增加服务方式、优化服务手段,加大对档案信息资源的开发利用,实现人事档案的价值,也使人事档案管理部门最大化地为公众服务。其次,在人才市场档案管理工作中要通过各种途径加大档案管理工作的宣传力度,提高档案管理的重视度。领导的重视固然重要,但是公众的档案意识提升能够给档案工作提供动力。普及人事档案相关知识,有必要将有关政策和规章制度让社会公众知晓,让用人单位和个人了解各级人才市场的人事档案部门就是一个人才信息库,专供人们查阅利用。也让公众意识到人事档案对自身利益的重要性,尤其是维护和利用好个人的人事档案,注意将平时的有关材料及时补充到自己的档案里,以备推荐、受聘、晋升等方面使用。

2.完善人事档案管理相关制度,加强档案管理规范化建设。制度是档案工作的重要保障,没有制度,规范化便无从谈起。各个人才市场在《档案法》的指导下,根据自身档案管理工作情况,继续制定完善人事档案管理鉴别归档、转递、保管保密、检查核对等制度,努力形成一个完整的规章制度体系。尤其是立法部门,可以在法律法规中明确人才市场人事档案工作的相关职责,增设有关公共服务性等问题的相关条款,提高档案工作水平,使我国流动人员人事档案管理更加法制化,做到有法可依、有法必依。由此按照相关法律规章制度对人事档案进行规范化管理,解决档案管理过程中出现的档案销毁、伪造、涂改、丢失等问题,保证档案工作能够科学化、制度化、规范化,真正发挥人事档案的作用。

3.增加档案工作者数量,提高人事档案管理工作人员的素质。在人才市场人事档案管理工作中视自身情况,增加档案工作专职人员数量,尤其是专业人员的数量,最重要的是不断提高档案管理工作人员的素质。首先,人事档案工作者要具备较好的思想政治素质。人事档案工作是一项政策性、专业性、机密性很强的工作,因此档案工作者要掌握党和国家关于人才和人事方面的政策法规,加强档案工作者坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献的思想素质教育。其次,档案工作人员应该具有较强的专业素质和信息素质。档案工作者要系统学习档案专业理论知识,掌握人事档案管理的基本原理和方法,用档案方面的新理论知识武装头脑,开阔眼界,提升自己专业素质。随着信息技术的发展,对档案管理人员进行信息化培训,提高档案管理人员信息专业化技能,使档案工作者掌握现代信息管理技术与方法,做一位新型的档案工作者,让档案信息更好地服务于公众。尤其是在知识经济和信息革命时代,如何最大限度地开发利用人事档案,将社会需要的档案信息呈献给公众,对档案工作者的信息素质提出了更高要求。除此之外,管理人员也要进一步培养严谨的工作态度,要利用创新服务模式、管理方式,提高档案工作效率,为公众提供方便快捷的信息服务。

4.建立健全个人信用档案建设体系,发挥人事档案作用。随着市场经济的不断发展,社会各方面取得了进步,但是也涌现出许多问题,其中社会信用问题最为突出。个人诚信档案是在人事档案的基础上扩充了经济活动的信息,它是我国社会信用体制的建设基础单元,在经济生活中起到不可低估的作用。因此建立个人诚信档案能够解决当前的社会信用问题,也为社会信用机制的建立完善创造条件。人才市场掌握着各类人才的信息和统计数据,可以为政府企事业单位合理地使用人才提供庞大、可靠、规范的信用数据,所以人才市场的人事档案是构建个人诚信档案的基础。在建设个人信用档案时人才市场首先应做好自己的本职工作,有效管理人事档案,不断收集、充实、完善人事档案中的内容。然后,各级人才市场要做到人事档案信息资源共享,坚持统一的工作标准规范,利用信息技术建立信息资源共享机制。最后,人才市场加强与各地公安、税务、银行、部队、高等院校、国有企业、机关、保险等各部门的合作,拓展业务宽度,为完善个人诚信档案提供条件。

作者:赵莲单位:河北大学人事处

人才市场中的人事档案管理研究责任编辑:杨雪    阅读:人次