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酒店行业应收账款的过程管理

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摘要:

应收账款是由企业的信用销售行为产生的。企业提供信用销售,在一定程度上可以扩大销售额,提高企业的竞争力;同时也会造成应收账款占用营运资金、产生坏账损失等不良影响。本文从酒店行业出发,提出构建规范的应收账款过程管理的对策。

关键词:

酒店行业;应收账款;过程管理

应收账款是酒店营运资金的重要组成部分,在竞争激烈的市场环境中,正确运用赊销,控制应收账款的风险显得非常重要。酒店行业应收账款的特点是,单笔金额小、发生次数多、涉及客户广,稍有疏忽就会给酒店造成损失。酒店应收账款管理过程中存在的主要风险有:对客户缺乏合理的资信评估,导致赊销客户选择不当;选用了不恰当的结算方式,资金安全无法保障;销售人员收款不得力,造成应收账款不能收回或遭受客户欺诈;收款过程中相关人员的舞弊,使酒店经济利益受损。本文结合酒店的管理实践从事前信用审查、事中精细化管理、事后跟踪等层面对应收账款的过程管理进行探讨。

一、事前信用审查

(一)信息收集销售部门做好市场调查,对有销售意向的客户进行资信评估,考察其信用品质、偿付能力和资本情况,根据酒店自身风险接受程度确定具体的信用等级。销售人员通过电话、信函、实地走访等方式,全面了解客户的信息;还可以通过银行、审计、税务、其他债权人等第三方机构,侧面印证客户的情况,分析客户以往的信用状况。分管销售的副总经理根据销售人员收集的客户资料,进一步分析核实,合理评价客户的偿付能力和信用状况,确定客户信用等级,结合酒店信用政策,拟定客户赊销限额和时限,会同财务部门负责人决定是否给予客户签单消费。

(二)签订签单消费协议签单消费协议的要素必须齐全且符合有关法律规定,明确签单额度、付款期限、优惠条件、付款方式及协议单位授权签单人的姓名和预留签名笔迹。另外,销售部门还要将协议复印几份,分别交各经营部门、财务部门,以便于销售合同的执行、跟踪与监督。对零星散户赊销,必须由经理职位以上人员提供书面担保,一旦不能收回,即从其工资中扣除,由担保人向欠账人追偿。当然,信用合同的签订不是一劳永逸的,应根据客户履约情况不断地调整、修改合同。

二、事中精细化管理

签单消费协议复印件放置于酒店收银台,客户信用消费时,收银员提请客户确认消费金额、在消费账单上签名并核对签名笔迹。财务部门依据“签单消费协议”,每日审核签单消费账单,检查挂账是否符合规定、消费单据签名是否真实有效、金额是否有误。对不符合要求的账单,及时通知销售人员和收银员。财务人员每日按客户分类整理账单,并做好账单的明细记录。

酒店销售人员负责应收账款的催收。酒店应收账款一般采取月结,本月消费、次月回款的赊销制度,赊销期限一般不超过三个月。每月初,销售人员将信用客户上月在酒店的消费账单进行归集,开出发票随账单一同送达客户,催收账款。如果客户当月的消费金额较大,则要求提前催收。为保障资金的安全,我们在合同中要求客户尽可能采用银行转账方式转入酒店对公账户,或者在酒店前台刷卡结账;如果交付现金,必须在酒店前台完成。酒店专门印制“账单送达凭据”,表式如图一。销售人员交付账单、发票给客户时,由收单人签名确认。凭据一式三联,一联给客户,一联给酒店财务部,一联销售人员留存。

建立应收账款责任制。明确划分责任范围,对酒店所有的应收账款都落实到具体的销售人员名下。明确规定,销售人员在应收账款没有完全收回之前,不得随意调离酒店;销售人员工作调动时,应将其负责的应收账款逐笔进行交接,带上后任销售人员一一走访客户,确认账款金额,移交客户签字的“账单送达凭据”给后任销售人员作为收款依据;在应收账款没有收回之前,不得结清销售人员的工资。

财务部门配合销售部门开展应收账款的管理工作,负责记录每一客户的消费、付款信息,每月编制应收账款明细表和应收账款账齡分析表,并提交给销售人员、分管副总。销售部门按客户设置应收账款台账,详细记录各个客户应收账款的基础资料。销售人员应定期与客户对账,并以“对账确认书”形式确认对账结果。“对账确认书”及时交到财务部门,确保债权无误。双方对账有异议的,财务部门提供对账支持,和销售人员共同与客户对账。酒店行业应收账款实行滚动收款。一般根据每一笔应收账款发生时间的先后滚动收款,先发生的应收账款(先送账单和发票)先收款,后发生的后收款。对客户跳单回款(前面的账款未到,后面的账款先到)的情形,销售人员要保持高度的警觉。酒店曾有一个信用良好的客户,某次跳单回款,我们主动联系客户的单位负责人和财务负责人,提供客户签字的“账单送达凭据”、发票复印件,几经周折,对方财务查到已经现金出账,由其业务人员截留私呑。客户跳单回款时,我们要多问几个为什么,落下的款项到哪了?对应的账单、发票是否有遗失?及时与客户沟通,查明原因,避免形成呆账坏账。

财务部门对应收账款的日常管理尽可能精细化。每日记录客户的消费、付款信息,每月编制应收账款明细表,这些只是基础的工作。财务部门应在发生赊销的当日对消费账单进行审核,销售人员领取账单时必须在财务部门的“账单领取簿”上签字,以明确销售人员责任。还应通过发票结算控制应收账款。销售人员填写“发票开具申请单”,财务部门审核同意后方可开具发票。财务部门做好EXCEL格式的销售人员发票使用跟踪表,如表一,随时按客户和销售责任人来筛选发票开具与到账情况。对销售人员返回的“账单送达凭据”的财务联次进行归类序时整理。财务部门通过销售人员的账单领取签字、发票使用跟踪、账单送达凭据等精细化工作,能随时掌握应收账款的收款工作进度,督促应收账款的催收,有效防止销售人员截留账款。(见图一、表一)

三、事后跟踪

(一)对于逾期仍未收回的应收账款,应派专人登门催收,并由责任销售人员提交书面报告说明原因。如果对方一向信用良好,只是暂时资金短缺,应提请客户给出付款时间表,妥善解决;也可采取以物抵债的补救措施。酒店的客户种类繁多,同时酒店也有各类的劳务和物资供应商,使以物抵债成为可能。对信用品质不佳、恶意拖欠的客户应当停止其信用消费,并加紧催收。如果逾期的应收账款金额较大,应在诉讼时效内及时通过诉讼方式解决。

(二)建立客户信用动态档案。关注客户生产经营情况的变化,持续跟踪和监控客户付款情况,销售人员对客户出现关停并转和重要管理人员变动等保持敏感,并及时将重大变化信息反馈销售总监和酒店管理层。销售部门建立客户信用档案,设立台账随时监控客户应收账款的发生、付款时间,根据客户还款情况和销售人员反馈的客户信息,会同财务部门负责人定期调整客户的信用等级。对于无特殊情况4个月不结账的客户取消其签单资格。

(三)对销售人员实行绩效考评制度。将销售收入和账款回收结合起来,把应收账款回收率作为销售人员的一项重要考核指标,制定合理的奖罚措施。销售人员的业绩提成以应收账款到账为依据,到账后方可提成。二个月内到账的应收账款全额发放业绩提成,三个月到账的按70%发放业绩提成,四个月到账的只能按50%发放业绩提成。超过五个月未到账的,每月都按应收账款余额的一定比例扣发责任销售人员的绩效工资,直至应收账款全额收回。

参考文献:

[1]财政部:关于建立健全企业应收款项管理制度的通知,财企2002年[513]号.

[2]财政部:企业内部控制应用指引第9号——销售业务,2011年10月.

[3]刘瑛,熊英,俞小卉.科研单位应收账款管理模式探索[J].新会计,2015(9).

[4荣建军.ACHT公司基于风险控制视角的赊销业务过程管理[J].财务与会计,2015(18).

[5]刘向强,陈泽辉,李沁洋.A公司客户信用全程管理的几点探索[J].财务与会计,2015(21).

作者:张雪梅 单位:江西地质矿产勘查开发局赣南地质调查大队

酒店行业应收账款的过程管理责任编辑:杨雪    阅读:人次