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基层卫生和计划生育档案管理问题及措施

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《江苏卫生事业管理》2017年第3期

引言

新时代背景下,现代化管理与信息化建设是基层卫生和计划生育档案管理工作的必经之路,传统管理模式无法承受庞杂档案数据的收集、整理和开发,只有积极转变管理模式、尽快实现现代化管理才能提高档案管理的质量与工作效率,因此,明确现阶段基层卫生和计划生育档案管理存在的问题并积极探索优良的规范化档案管理模式和人才建设方式是目前亟待解决的重要课题。

1.基层卫生和计划生育档案管理存在的问题

1.1档案管理基础设施较差

我国基层卫生和计划生育档案管理的现有基础设备难以满足日益膨胀的档案管理需求,在硬件设备和软件应用上都有较大疏漏,这影响了档案管理的便捷性、全面性、准确性和高效性,由于某些基层卫生和计划生育档案管理单位的设备资金有限,因而不能及时买到先进的技术设备[1],难以跟上科学技术发展的脚步。除了数量不足与资金有限之外,我国基层卫生和计划生育档案管理的基础设施还存在更新较慢的问题,系统升级维护水平较差,使得档案管理没有强大的设备支撑。

1.2档案管理现代化技术落后

在当今时代,科学技术发展迅速,如果不紧跟时代节奏,就难以得到又快又好的发展。我国基层卫生和计划生育档案管理的相关技术较为落后,一方面,纸质档案比例较大,数字档案比例较小,因此,数字档案的便利性没有得到充分利用,档案管理工作的整体信息化水平较为滞后,这不利于我国基层卫生和计划生育档案管理的进步与发展;另一方面,既有数字档案的质量不高,管理水平较差,档案信息的著录和安全无法得到有效技术保障,与发达国家的档案管理技术相比,我国档案管理工作还有很大进步空间。

1.3缺乏完整的档案管理系统

建立完整的档案管理系统有助于提高基层卫生和计划生育档案管理工作的效率,保证档案管理的各个工作环节有条不紊地运行,我国尚未健全档案管理系统,因此,档案管理人员在档案的收录采集、组织整理、存档归档等工作中缺乏有效指导和约束,部门与人员之间的配合也难以协调,这容易导致漏档等问题,不利于基层卫生和计划生育档案管理工作的高效运行和良好发展。

1.4档案管理人才素质偏低

档案管理人才的缺失是目前基层卫生和计划生育档案管理工作面临的严峻问题,人才是推动发展的重要动力,档案管理人才需要扎实的专业知识和工作经验,我国档案管理人员普遍缺乏专业的理论知识,实际操作技能也有待提升,很多档案管理部门的工作人员都是年龄较大的人员,缺乏新鲜管理思想的注入,计算机水平高的人员较少,这不利于档案管理人才结构的优化和基层卫生和计划生育档案管理工作效率与质量的提升。

2.基层卫生和计划生育档案管理问题的对策

2.1强化档案管理认识与观念

基层卫生和计划生育档案管理水平密切联系着每一个人的工作和生活,关系到我国基层卫生和计划生育工作资料保存的完整性与真实性,单位领导与档案管理的工作人员应该提高对档案管理的重视程度,树立强烈的工作责任意识,拥有良好的工作使命感与积极性,这要求档案管理人员具备扎实的专业知识和业务技能。为了提高档案管理人员的工作技能,相关单位应该定期对人员进行培训,开展经验交流会,让有经验的工作人员向新入门的人员传授经验,让年轻的工作人员向不会计算机操作的人员提供技术指导。

2.2改善档案管理基础设施

基层卫生和计划生育档案管理的日常工作繁杂,涉及到诸多细节,劳动量与劳动强度较大,传统管理模式下的档案管理会耗损人力、物力与财力,因此,改善档案管理基础设施、提供档案管理技术手段是基层卫生和计划生育档案管理现代化的重要步骤,利用计算机处理档案信息不仅快速便捷,更容易长久保存,减少档案丢失率和损坏率,计算机还可以模拟人工立卷,按照类别把相应条目内容打印出来,或者按照文件形成的先后顺序排列打印[2],这有利于提高基层卫生和计划生育档案管理的工作效率与准确性。

2.3建立健全档案管理系统

要建立较为完善的档案管理系统,就要从以下几个方面对现有的工作加以改善:首先,要对档案管理人员进行统一指导,使其熟知自己工作岗位的职责,强化员工工作责任意识,资历高的工作人员可以为资历低的人员传授经验,能力强的工作人员可以分享自己的业务处理技巧;其次,要规范工作流程并明确工作安排,加强员工间的工作交流,协调好各部门间的工作关系;再者,要建立科学合理的监督机制,对相关工作展开抽查与监督.

2.4提高档案管理人员素质

基层卫生和计划生育档案管理需要专业化人才,无论是档案学相关的理论知识,还是数字档案建设所需的计算机技能,档案管理人员都应该不断地学习并掌握,只有不断提高员工的专业素质,才能从根本上提高基层卫生和计划生育档案管理的工作水平,因此,督促档案管理人员学习知识并投入实践是档案管理发展的重要基础。结束语档案管理水平对基层卫生和计划生育工作有较大影响,推动档案管理从基础设备、管理理念和相关制度上快速发展是十分重要的。因此,档案管理人员与相关领导要强化对档案管理认识与观念,改善档案管理基础设施,建立健全档案管理系统,提高档案管理人员素质,这样才能更好地推动基层卫生和计划生育工作的发展。

参考文献:

[1]陆洋.浅谈基层计划生育档案现代化管理[J].黑龙江科技信息,2011(21):129-129.

[2]李晓红.卫生和计划生育局档案管理的优化措施探索[J].产业与科技论坛,2016,15(16):242-243.

作者:陆洋

江苏卫生事业管理杂志责任编辑:张雨    阅读:人次
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