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公文处理意见
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全省政府系统各级、各部门认真贯彻《办法》及《*省人民政府办公厅关于认真贯彻〈国家行政机关公文处理办法〉做好公文处理工作有关事项的通知》(晋政办发〔*〕18号,以下简称《通知》)精神,公文处理工作进一步得到规范,公文周转速度也明显加快,行政效率进一步提高。但是,经过一段时间的实践,也发现了一些问题,主要是:(一)发文数量没有得到有效控制,尤其是各类表彰性公文过多过滥,成立各类非常设议事协调机构的公文过多,存在很大的随意性。(二)有个别市(地)、部门的文秘部门及审核负责人对公文处理工作重视不够,审核把关不严,错漏频出,行文缺乏严肃性。(三)紧急公文过多。一些市(地)、部门工作缺乏计划性和前瞻性,等到矛盾已无法解决,事情已迫在眉睫时才着手研究解决办法,人为地形成很多紧急的公文,而且在拟写文稿时不加推敲,草草上报,既不利于省领导合理安排时间研究、决策,也影响了正常工作秩序和行政效果。(四)一些部门不能很好地发挥自身的职能,依赖心理较重,将属于本部门职权范围内的事务上交到政府,甚至要求省人民政府及办公厅代行其事;对于其他部门要求配合的事项责任感不强,特别是在相关部门行文征求其意见时,迟迟不作答复,严重影响了工作大局。(五)有的部门不认真履行自己的职责,上报公文前期准备工作不充分,调查研究不够深入、细致,掌握的情况不全面,提出的行政措施和建议不切合实际,可操作性不强。文件上报到省人民政府后,还需从基础工作入手,进行大量的协议、调研工作,增加了省人民政府办公厅的日常工作量,影响行政效率。(六)一些上报的公文在格式、内容等方面不符合《办法》和《通知》的有关规定。鉴此,经省人民政府第75次常务会议同意,现就进一步做好公文处理工作,提出如下意见:

一、精减发文数量,确保行文效用

精简文件应从源头上把关,制度上解决,各级、各部门应从实践江泽民总书记“三个代表”重要思想的政治高度出发,认真贯彻落实《办法》,彻底改变“以文件落实文件”和“以文代行”的做法,严格控制发文:

(一)坚持少而精的原则,确保行文效用。

1、同一事项不重复行文。同一类事项,国务院及其相关部门已行文明确的或省人民政府及办公厅此前已发过类似文件的,不再以省人民政府及办公厅名义行文。一般性的贯彻实施意见由部门自行行文或部门间联合行文。

2、照抄照搬的或与现行有效的文件内容重复的,省人民政府及办公厅一律不作行文处理。

(二)行文应确有必要,注重效果。

1、通过电话、会议或媒体宣传等能够解决的事项一律不行文;

2、控制表彰性文件。严格评比条件,规范评比程序,严格按照有关规定控制物质性奖励。要求以省人民政府及办公厅名义表彰的,必须向省人民政府及办公厅报送评比规则、评选过程及有关先进事迹材料,否则文秘部门不予受理。先进集体可以省人民政府名义进行通报表彰,先进个人可以省人民政府办公厅名义通报表彰。表彰性公文以省人民政府及办公厅函的格式行文,使用“晋政函”或“晋政办函”的发文字号。今后,省人民政府及办公厅文件格式的公文即使用“晋政发”或“晋政办发”的公文主要用于发布一些涉及全局的政策性、规范性的文件,不再涉及行政表彰以及其他具体的非全局性的行政事务。

3、规范行文规格,控制发文数量。严格控制省人民政府及办公厅文件的制发。当前主要是精减各类领导组等非常设议事协调机构,控制行文规格和发文数量。凡省人民政府决定设立以省长、副省长、秘书长担任组长、相关厅(局)长兼任办公室主任的各类领导组,其阶段性工作延续时间在3年以上的,可以省人民政府办公厅名义行文,以函的格式即“晋政办函”的形式印发。以省人民政府办公厅名义行文成立的各类领导组(或其他一些非常设议事协调机构)及其办公室成员名单仅限于副厅级以上国家公务员,其他人员在文件中不予体现。由厅级以下国家公务员任组长成立的非常设临时性的各类领导组,一律由牵头部门或主办部门自行行文;如是经省人民政府领导同意成立的,文中可注明“经省人民政府领导同意”字样。

4、严格控制政府代部门行文,杜绝政府代企业发纯商业性的文件。今后,省人民政府办公厅一律不为各类报纸、刊物发组稿、征订、发行类的文件。

5、省人民政府办公厅不代部门下发会议通知。除省人民政府、省人民政府办公厅召开的各种会议或国务院、国务院办公厅召开的会议需要省人民政府、省人民政府办公厅再向下组织召开的会议,由省人民政府办公厅行文通知外,部门不得要求省人民政府办公厅代其下发会议通知。部门召开的全省性的会议,若邀请省人民政府领导出席,可报省人民政府办公厅会议处按程序审批,经省人民政府领导批准后由部门自行下发会议通知。各部门要严格控制邀请市(地)政府主要负责人出席各种部门性的会议,如确有必要邀请的,需报省人民政府有关领导批准。

(三)充分发挥部门职能,严格执行部门责任制,加强部门间的协调配合。凡属于部门职权范围内的事务,由部门自行行文或相关部门间联合行文,部门不得要求以省人民政府或办公厅名义行文,办公厅文秘部门收到这类请示,可作退文处理。须经省人民政府批准的事项,经省人民政府同意后可以由部门自行行文,文中须注明“经省人民政府同意”字样并抄报省人民政府。部门行文如涉及到有关部门的职责,应主动向有关部门征求意见,有关部门在收到征求意见的函后,应认真负责的及时予以回复,不得推诿或拖着不办。凡因部门工作不力影响全局工作的,省人民政府将依照有关规定追究相关部门责任人和负责人的行政责任。

(四)部门内设机构除办公室(秘书处或综合处)外不得对外行文;部门内设处室不得代替部门审批下达一些应由部门审批下达的文件;部门内设的具有对外联系工作职能的处室如办公室、秘书处、综合处等对外联系工作不得制发正式的红头文件,只能以函的格式行文。

(五)需由多个部门联合会签的文件或协调配合的事项,如部门间对有关问题未协商一致,不得各自向下行文。凡擅自单独行文的,由相关部门向省人民政府提出建议,予以撤销。

二、突出加强公文的审核把关,提高文件质量

各级、各部门应高度重视公文的审核把关,不断提高公文审核把关的质量和效率,严格履行发文办理和收文办理工作程序和制度,认真执行《办法》第三十二条规定的退文制度,全面加强公文处理的审核把关工作:

(一)报送省人民政府及办公厅的文件,市(地)及部门主要负责人为第一责任人,要高度重视,认真履行职责,严格审核把关,确保上报公文的质量。

(二)市(地)、部门上报省人民政府的请示、报告、意见,应由市(地)、部门主要负责人或主持工作的负责人签发。请示、意见类的上行文,需在附注处注明联系人及联系电话。属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理;对主管部门处理结果有异议的,再酌情报省人民政府协调或裁定。不符合以上要求的上行文一律作退文处理。

(三)公文正式印制之前,各级文秘部门应当进行认真复核。发现问题应及时向有关负责人汇报,根据情况由原签发人重新审定后方可印制。

(四)收到下级机关上报的需要办理的公文,各级文秘部门应当根据《办法》规定进行全面、细致的审核,并及时提出拟办意见送负责人批示或交由有关部门办理。

(五)需两个以上部门办理的,各级文秘部门在拟办意见中应拟定牵头主办部门,便于领导决策,以避免部门间推诿、扯皮。文秘部门的拟办意见经本级人民政府负责人批示同意后,有关部门应严格遵照执行。

(六)各级、各部门在制发涉密文件时,应按照国家有关保密规定确定密级,并根据情况确定保密期限。各级政府文秘部门对部门报送文件的密级提出疑义,并要求部门重新核定的,部门的保密机构应认真负责的以书面予以确认。

三、严格按制度办事,加强公文处理工作的规范性

(一)请示、报告、意见不得直接报送省人民政府领导个人(除领导交办事项)。省人民政府领导处收到此类文件,应交由办公厅按照公文处理的程序办理。如属省人民政府领导交办事项,文中应予注明。公文的体例和公文各组成部分的标识等应按《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)的规定办理。

(二)各市(地),各部门向省人民政府及办公厅报送文件应严格执行公文处理的有关规定,认真做好前期工作,加强调查研究,实事求是地反映情况,所提意见和建议力求客观公正、科学合理。请示要坚持一文一事,报告中不得夹带请示事项,急件应在文中说明原因以及在本部门的办理过程。上行文中涉及到有关部门职责的,主办部门要主动征求有关部门的意见,取得一致意见后再上报;相关部门间经反复协商仍未取得一致意见的,主办部门应列明有关部门的意见及分歧点并提出建设性意见后再行上报;未征求有关部门意见、不提供会签依据的,省人民政府办公厅一律不予受理。

(三)严禁部门使用“请示报告卡片”向省人民政府报文。此种不规范行文视同越级行文,省人民政府领导同志将不作批示,不签署意见,由办公厅文秘部门退回原报文单位按规定重新报送。

(四)各市(地)、各部门要加强对《办法》执行情况的监督检查,确保公文的质量和公文处理的规范运作,使公文处理工作规范化、科学化。

(五)省人民政府办公厅要加强对《办法》贯彻落实情况的指导、监督和检查,进一步转变工作职能、工作方式和工作方法,不断开拓创新,促进《办法》全面深入贯彻落实。

(六)各级文秘部门及工作人员要进一步加强对《办法》及我省的有关规定的学习和领会,坚持原则,认真负责,严格把关,使全省行政机关的公文处理工作从整体上有一个大的提高。

(七)本意见执行过程中的有关情况和问题,各市(地)、部门要及时向省人民政府报告。

公文处理意见责任编辑:小胥老师    阅读:人次
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