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文化行政执法档案管理规范化的对策

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摘要:在社会经济的迅猛发展下,文化市场行业以掩耳不及迅雷之势快速的发展起来,这就要求文化市场主管部门文化市场综合执法要强化管理力度,转变管理模式,尤其是要转变档案管理方式,因为档案管理质量影响着文化市场的发展。基于此,本文分析了文化行政执法档案管理中的问题,并提出了解决问题的对策,希望能够提高我国文化市场行政执法档案管理水平。

关键词:文化执法;档案管理;规范化

在信息时代的今天,档案管理工作为了满足新时代背景下的要求,不得不向信息化方向转变。而文化市场行政活动的记录与凭证就是档案信息,因此如何规范管理行政执法档案是我国政府部门需要重点探讨的问题。因此,本文浅谈了规范文化行政执法档案管理的对策。

一、档案管理工作需要从“全”字入手

(一)建档要全面

文化市场管理档案工作牵涉到行业内广大用户,需要构建健全的综合管理建档。行业内有典型行业经营群体和代表性经营业户都需要进行建档。这样,一个区域中的文化市场档案管理工作才能够有效的构建起来。

(二)收全放宽

档案材料不但是收进与发出的红头文件,而且也是一系列记录数据的材料。在文件材料归档拟定过程中,应结合实际情况,扩大归档范围。唯有这样做,才可以将文化市场综合执法的整个过程反映出来。

(三)类别要全面

一个地区的文化市场管理档案要包括很多种,如:影响档案、文书档案、技术档案、专业型档案等。在档案载体上,既需要有传统纸质型的,也有现代录像、照片、视频等类型的。

二、加大力度建设信息安全人才队伍

文化执法档案信息管理工作必须要由专业的人负责,因此确保档案信息整体安全和有效,应强化建设信息安全人才队伍。首先,要吸纳大量的综合型档案管理人才,进而从整体上提高档案信息管理人员的素质素养。其次,要强化档案管理人员安全意识和思想道德素质,进而使档案管理人员可以积极的、主动的进行档案信息管理工作。三是,制定完善的激励机制,进而加强档案管理人员管理档案的水平,并积极的学习各项新技术,从而为档案信息的安全管理奠定坚实基础。

三、档案管理要搞活“用”字

(一)因人利用

结合档案建档管理需求,将各个年份的文化市场经营门户种类、经营状况和行业分布等数据信息,统一的规划入档,便于有关工作人员的有效使用。

(二)严加管理和使用

建立文化市场行政处罚案卷,应结合具体法律条例规定,反复检验,最好咨询相关法制部门,在他们的建议和指导下,真正做到依法建档。若是特殊类型的档案,严加使用,更不允许建档。

(三)用多种形式传递档案信息

将文化市场业户经营信息、行政处罚信息和文化市场信息等以多种形式传递给广大社会公众,形成依法治理、依法行政的格局,规范行政执法档案的管理,从多方面上加强行政档案的管理。

四、档案管理要注重“改”

(一)上下两级共同发力

由政府直接牵头,县乡财政预算中列入档案管理经费,并配置专门的档案管理人员,对文化市场档案集中管理,由专门的人员负责规划、监督文化市场档案工作。

(二)稳定档案干部人员

文化市场档案干部需要结合我国颁布的有关于档案管理法律条例,并尽可能提高档案管理人员的薪资待遇,并拓宽档案管理人员的晋升渠道,由于工作实际需要确实要提拔档案干部,应征得上一级档案行政管理部门的同意后,并适当的补充档案管理干部。

(三)改进档案工作方式

转变以前单一的重指导轻服务的做法,向着强化法治推行监督检查和做好有效转化服务形式工作,向着分析问题与解决问题,加强水平,促进档案管理现代化建设方向转变。并且,应及时转变工作作风,深入进行调查分析,对档案中出现的各种问题及时解决,并深入探索管理文化市场档案的新方法。

五、建立健全的档案信息法制管理加大力度

对档案信息管理进行法制建设,为强化档案信息安全管理做好各方面工作。由于只有在行政执法的状况下,才能减少档案管理中存在的安全隐患。一是,政府应出台与档案信息安全管理相关的法律条例,进而强化建设档案信息管理法制水平。二是,档案信息安全是一个较为复杂的问题,因此还应该在制度与组织上采用一系列的措施。因此,既需要建立健全的管理制度,也需要制定出应急处理档案信息安全保障机制,进而尽量减少威胁档案信息安全的一系列行为,最大程度上做好预防档案新威胁工作。

六、档案管理可以从“收”字着手

(一)大力宣传与推广

要在强化推广与宣传与档案管理有关的法律法规定下,达到提高全民档案管理意识的目的,明确档案管理工作与文化市场管理工作二者的关系。要加大力度宣传利用档案创造的社会与经济效益事例,引起社会公众的广泛注重,激发个人或者部门对管理档案的欲望和热情。在普及档案知识教育下,消除传统档案管理的不足,真正提高档案管理质量。可以说无论对于任何工作的开展,宣传这一环节工作尤为重要,想要切实的提高文化行政执法档案管理水平,势必要加大力度宣传与档案管理有关的理论知识,使更多的档案管理人员真正意识到档案管理的重要性,由此在自身工作中可以负责任的、认真的进行每项工作,最大限度上提高自身的工作能力。

(二)建立完善的档案管理制度

文化市场综合执法应结合单位具体状况构建完善的档案管理制度,最好建立形式多样的档案归档制度,将归档的文件材料面放宽些,规定更加具体些,以达到促进文化市场发展的目的。对于典型的经营群体档案信息、培训记录、综合性材料等等都应保存好,分类进行归档,便于后续的使用。同时,还需要构建完善的奖惩制度,在工作中表现优异的档案管理人员应给予奖励,奖励形式包括物质奖励和精神奖励,以物质奖励为主,进而提高管理人员工作的积极性。反之,对于表现差的职工应给予惩罚,情况严重者应给予开除处分,从而给其他工作人员一个警示的作用。

(三)经常检查和指导

县级档案行政管理部门应该定期或者不定期到文化市场行政执法大队对档案建设管理工作进行监督与指导,主管局也要经常去监督与指导文化市场档案工作,第一时间内发现问题,并采用相应的对策妥善解决问题。同时文化市场行政执法机构中还需要做到明确权责,唯有明确权责,才能扭转权责不清这一局面,才能在出现问题后找到相应的负责人,从整体上加强档案管理质量。

七、确保档案信息管理系统的安全性

为了保证文化执法档案信息的安全有效,应确保档案信息管理系统的有效性与安全性。一方面,应定期或者不定期扫描网络设备,应充分利用黑客扫描工具,保证档案网络信息的有效与安全。而还需要记录下这些扫描的信息,进而便于管理人员监督与检查。另外,在客户端与局域网服务器中安装上查杀病毒的软件,进而保证系统的安全。同时,使用多种网络安全产品来管理系统,进而从根本上消除网络给信息管理系统带来的威胁。

八、做好建设档案信息基础设备工作

想要确保文化执法档案信息的有效与安全,必须要对档案信息管理基础设施进行大力建设。首先,在选择计算机硬件与软件设备中,以高质量为标准,购买和安装硬件设备质量高的产品。而因为文化执法档案信息中有很多数据,因此要结合档案信息的特征来相应具体的存储介质,并备份数据信息。其次,要做好管理和维护档案信息传输设备工作。为了可以更加高效的进行这项工作,应安排专人维护与管理这项设备,并且负责管理设备所处于的环境,进而保证设备可以安全有效的运作。

总而言之,想要提高文化市场行政执法档案管理质量,就必须要对档案信息中的安全问题妥善解决,进而为保障档案信息管理工作顺利进行。想要解决这一问题,既需要建设好档案信息管理基础设备设施,也需要加大力度建设信息安全人才队伍,并健全与档案信息管理有关的法律规定。唯有做好各方面的措施,才能从根本上规范行政执法档案的管理。

[参考文献]

[1]宋启红.档案行政执法工作中存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2015(03).

[2]郝秀云.浅谈水行政执法档案管理中存在的问题及对策[J].新疆水利,2006(03).

作者:李一 单位:广东省深圳市宝安区文体旅游局

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