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加强行政执法档案管理工作研究

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摘要:行政执法档案指的是在执法中以多种形式记录的内容,其形式包括声音、电子载体和文字等,由于其内容过于复杂和管理人员水平低等因素影响,导致行政执法档案管理中频繁出现问题。本文以深圳市宝安区文体旅游区为例,分析此单位中档案管理的现状,并对其档案管理中问题提出了解决措施,希望可以促进行政执法档案管理事业健康发展。

关键词:行政执法;档案管理;问题及对策

随着我国政府越发重视档案的管理效率,使得我国档案管理水平得到了显著的加强。但结合实际情况而言,我国行政执法档案管理中存在了很多问题,如:行政档案管理方法不统一、档案管理人员素养低、档案损坏情况严重等问题,这些问题的存在严重阻碍着我国行政执法档案管理水平的提高,因此,如何解决好行政执法档案管理中的问题是我国各地区有关机构需要重点研究的问题。

一、强化行政执法档案工作的必要性

1.有助于各项档案法律法规更好的落实和执行。当前,我国形成了较为健全的档案法律法规体系。但如何使有关档案管理的法律法规得到更好的执行,这就需要借助于有关档案行政部门力量,进而解决行政执法档案管理中出现的问题。

2.有利于加强人们社会档案法制意识。在逐步开展档案普法与行政执法过程中,档案法制建设得到了令人满意的成绩,社会档案法制意识也有了显著的提升,但结合实际情况来讲,还需要进一步提高。目前,对于违法行为,只是提出了一些整改意见,一般情况下不会实施行政处罚。相对而言,消极行政行为要多于积极行政行为,尤其是在行政执法档案管理过程中这一情形特别明显。

3.有利于防止档案违法行为的发生。自从我国出台《档案法》后,各级档案行政管理部门都严格按照这部法律要求自身的工作,加大了执法力度,也提高了工作水平,档案行政执法工作获得了很好的成绩。但不能因为取得一点成绩而沾沾自喜,需要看到在档案行政执法中存在的违法行为,并且这些违法行为还是很突出,唯有强化档案执法工作,才可以妥善解决这些违法行为,真正促进行政执法档案管理工作的高效化与规范化。

二、深圳市宝安区文体旅游局行政执法档案管理的现状

1.档案管理方法不统一。通过调查发现,宝安区文体旅游局在整理档案工作中,其方法不统一,具体体现在如下两点:第一点,在装订档案中并不使用部门统一的装订方式,有的是使用组卷方式装订,有的是使用装盒方式装订。第二点,在排列行政执法档案中使用不同的排列方法,有的档案是以文书档案形式展开排列,而有的档案是单独进行排列的。这两点问题的存在,很大原因在于我国并没有专业的行政执法档案管理规范,并未结合各类行政执法的特征,明确规定出专业的、统一的保管形式,进而导致行政执法档案管理出现了多种工作格局。

2.行政执法档案管理安全隐患太多。可以说信息化管理行政执法档案还处于不成熟的阶段,当前多数行政执法档案管理依然运用以前老套的管理方法,很难满足信息时代的今天对行政执法工作提出的多样化要求,造成管理过程中出现了很多与标准不符的要求,在收集和处理档案中经常出现问题不及时、随意修改等问题。同时,宝安区文体旅游局中的档案管理部门并未做到明确权责,导致档案管理人员不知道自身该负责什么工作,造成出现了问题也找不到相应责任人的混乱局面。再加上在职责分工中交叉现象过于严重,档案管理工作人员在做有交叉的工作中,就会产生懈怠心理,导致档案管理整体效率不高。

3.档案管理队伍职业素养低。当前宝安区旅游局行政执法档案管理队伍整体水平参差不齐,与信息时代背景下对档案管理人员的要求有着很大的差距。真正出身于档案管理专业的人员是少之又少,大多数都是其他专业出身的,再加上整体队伍学历水平并不高,缺乏现代科学理论知识,实践能力又不强。从这几点状况而言,行政执法档案管理人员队伍急需要整改。4.档案归档过程混乱。相对而言,行政执法档案管理是一项严格按照流程进行的工作,它需要管理档案的人员遵循具体的规范和要求来管理。但在具体工作中,因为档案管理人员多数都是专业水平有限的,在管理档案中,不知道如何分类档案,对档案管理的理论知识也不了解,导致在查阅和管理档案中出现了重重困难,严重影响着执法工作的顺利进行。

三、强化宝安区文体旅游局行政执法档案管理工作的措施

自从颁布和实施《档案法》后,在各级档案管理部门共同配合与努力下,档案管理工作质量得到了明显的提高,已经基本形成了依法治档的格局。但也要明确,因为深圳市安保区档案管理部门在实际工作中,并未严格有力进行行政执法工作,造成依法治档水平依然没有得到提高,影响着档案事业的继续发展。所以,为了更好的进行档案行政执法工作,将档案管理与法制结合,真正落实每部与档案管理的法律法规,这对于提高档案管理部门工作效率意义重大。

1.建立健全的档案法规机制。虽然相继颁布了很多部有关于档案管理的法律法规,但总体上来讲这些法律法规内容过于笼统,而真正与档案管理有关的法律并未完善,这确实给行政执法档案管理带来了很大的难度。所以,深圳市宝安区应严格以《中华人民共和国档案法》为依据,根据自身具体状况,尽可能在短期内制定出与自身发展需求相符的方案,并制定相应的规定,加强档案管理的可行性与操作性,促使执法人员能够切实的做到依照相关法律严格办事。各大法律法规既然将行政执法权赋予给了档案行政管理部门,此部门就应该充分发挥自身价值,从法律法规的严肃性与权威性来真正做到维护档案法律的权威性与严肃性。唯有做到这样,才能够真正按照相关法律规定来解决档案管理中的问题。

2.加大对档案管理人员的培训力度。行政执法档案管理工作并不是一蹴而就的,这是一项长期的工作,并且对专业性、工作能力要求非常高。想要确保安保区文体旅游局行政执法档案管理部门能够真正做到档案工作,首要任务就需要培养专业的、素质高的档案管理人才。可以通过定期或者不定期给档案管理人员发送行政执法资料,并经常培训他们的执法意识,让他们从根本上意识到执法资料的重要性,强化他们处理执法文件的能能力,进而成为新时代档案信息管理的专业人才,为促进档案事业的健康发展而发挥更大的力量。

3.做好移交和转档行政执法档案工作。结合行政执法资料特征,制定有效的收集档案资料制度,根据文件材料分类方法,保管好和收集好档案信息;结合每一类行政执法档案管理要求实施整理和合理组卷,有序排列档案内的文件,简单标明上档案标题与序号,确保档案封面的整洁和美观。同时,在管理档案中,有关人员还需要不断学习档案管理理论知识,便于不断提升自身工作能力。4.注重档案安全管理工作与构建完善激励机制。一是,从思想上和行为上高度重视行为执法档案的安全管理。有关工作者应对《档案法》深入了解,加强自身保护档案的意识。保护档案的安全和完整,这是作为一名档案管理者需要做好的基本工作。确保行政执法档案的有效与安全,还需要严格把关档案管理每一环节工作,保证在利用档案中不会损坏和涂改档案,保证档案信息不会泄露出去。二是,建立完善的激励机制,对于档案管理中表现优异的职工,给予奖励,以此来提高他们工作的热情和积极性。

四、结语

总而言之,在信息时代的今天,行政执法档案管理工作水平日益提高,但还需要有待于提高。深圳市宝安区文体局旅游局中的档案管理人员应充分意识到信息时代背景下给档案管理工作带来的机遇与挑战,应充分抓好机遇,并迎接好挑战,对于出现的问题第一时间内妥善处理,最大程度上保证行政执法档案管理效率,进而推动现代化档案管理工作的顺利稳定进行。

参考文献:

[1]陈忠海,吴雁平.“依法管档”研究的主要内容、特征及问题分析[J].档案学通讯,2015,(04):4-9.

[2]陈忠海,吴雁平.论档案行政执法司法化[J].档案学通讯,2014,(01):80-85.

[3]刘东斌.论档案行政管理“执法必严”[J].档案管理,2012,(04):24-26.

作者:李一 单位:广东省深圳市宝安区文体旅游局

加强行政执法档案管理工作研究责任编辑:张雨    阅读:人次