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档案行政监督检查案例分类

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在档案行政监督检查实践中,由于执法人员对法律规定理解存在误差和实践经验不足,往往会造成档案行政监督检查具体行政行为的无效和错误,进而影响档案行政执法整体工作开展。本文试图结合档案行政监督检查实践中的一些具体案例进行分类评析,以期引导档案行政监督检查依法依程序健康开展。

1行政执法主体方面的案例

案例一:案例描述:某县档案局在年终工作总结中写道:一年来,为落实《档案法》及其实施办法、《河南省档案工作条例》,促进全县档案事业的健康发展,我局先后联合县委办公室、县人大办公室等部门,组成档案行政监督检查组,对全县的档案管理情况进行了2次联合检查,共查处档案违法行为18起,并对7起较为严重的档案违法行为下发了《责令限期改正通知书》,及时纠正了个别单位在档案管理中的违法行为,有力地促进了全县档案事业的健康发展。存在问题:县委办公室、县人大办公室是档案行政监督检查的主体吗?案例评析:依据我国法律规定,行政执法必须由行政执法主体来执行。那么,何为行政执法主体呢?根据行政法学原理,所谓行政执法主体,是指依法成立并享有国家行政执法权力,能以自己的名义从事行政执法活动,能独立承担由此而产生的法律后果的机关或者组织。国务院印发的《全面推进依法行政实施纲要》(以下简称《纲要》)将此类机关和组织分为三类:一是行政机关;二是经法律、法规授权的非行政机关的组织;三是经行政机关委托的非行政机关的组织。《纲要》明确提出,要建立健全行政执法主体资格制度,行政执法由行政机关在法定职权范围内实施,非行政机关的组织未经法律、法规授权或者行政机关的委托,不得行使行政执法权。本案例中,某县档案局联合县委办公室、县人大办公室组成档案行政监督检查组,查处档案违法行为的具体行政行为,明显是一种档案行政执法具体行政行为。根据行政法学原理和《纲要》要求,上述三个执法主体必须是档案行政主体,或者必须经法律、法规的授权。那么,县委办公室、县人大办公室是否具备上述条件呢?首先看地方人大是否具备上述条件。根据《地方各级人大组织法》的相关规定,地方各级人大是地方的最高权力机关,不是权力执行机关,也就是说不是行政主体。虽说其具有保证档案法律、法规贯彻执行的监督职能,但这种监督职能是法制监督,是对权力执行机关的监督,不是对具体行政相对人的监督,不具有对行政相对人实施具体行政执法行为的资格。再看地方党委是否具备上述条件。按照我国政治体制原则,地方党委是地方各项事业的领导机关,是党团组织,其领导职责主要是方针政策、组织上的领导,并不是行政主体,也不具备法律、法规所规定的行政执法主体资格。综上所述,地方党委、人大既不是档案行政管理的行政主体,也不是法律、法规授权进行档案行政执法的执法主体。案例中,县委办公室、县人大办公室是县委、县人大的内部协调办事机构,其机构性质从属于县委、县人大,自然也不是档案行政执法的主体,不具备档案行政执法的主体资格。其直接参与档案行政监督检查的做法,是与法律的规定和《纲要》的要求相背离的,是一种无效的行为。

案例二:案例描述:2006年7月,某县档案局法制科电话通知所辖各乡镇,为加强汛期档案安全保管,确保档案安全度汛,县档案局法制科将组织人员对全县所有乡镇综合档案室档案保管情况进行监督检查。检查中发现有两个乡镇综合档案室库房存在漏雨现象,当即下发了《责令限期改正通知书》,要求这两个乡镇在15天内改善库房保管条件,确保档案安全,并将整改情况书面报档案局法制科。《责令限期改正通知书》落款是某县档案局法制科,并加盖了某县档案局的公章。存在问题:某县档案局法制科是档案行政监督检查的主体吗?案例评析:按照行政法学理论和法律、法规规定,行政机关必须依法设定,是重要的行政主体,代表国家或地方独立进行行政管理。行政机关的内设机构是行政机关的内部组成部分,虽然具体履行着行政机关的职能,但其并不是行政主体,没有对外的行政管理权,也不对外承担相应的法律责任。在具体的行政监督检查活动中,行政机关的内设机构可以代表行政机关进行执法,但只能以行政机关的名义进行,而不能以内设机构自己的名义擅自作出。由此可见,行政机关的内设机构非经法律、法规的授权,是不具有行政执法主体资格的。本案例中,某县档案局法制科制发的《责令限期改正通知书》虽然盖的是档案局的公章,但其电话通知、《责令限期改正通知书》落款均是法制科,应视为此次行政监督检查是法制科以自己的名义做出的具体行政行为。而法制科是档案局的内设机构,按照法律、法规的规定,依法不具有对外进行档案行政监督检查的职权,也不具有进行档案行政监督检查的主体资格,因此,某县档案局法制科以自己名义进行的档案行政监督检查和制发的《责令限期改正通知书》,是违法的行政行为和无效的执法文书。

2行政执法人员方面的案例

案例三:案例描述:河南省某县档案局、馆合署办公,是县委、县政府直属的文化事业单位,履行全县档案事务的行政管理和全县档案的安全保管双重职能。局馆共有工作人员13名。其中,只有甲、乙、丙三人通过考试取得了行政执法资格,拥有省人民政府统一颁发的《行政执法证》。在每年例行的档案行政监督检查中,该县档案局一直采取由甲、乙、丙三人分别带队,另外调配其他三名工作人员,组成三个监督检查组(每组两人)的形式开展档案行政监督检查工作。存在问题:其他三名工作人员参加行政监督检查组合法吗?案例评析:根据行政法学原理,行政执法工作必须由具有行政执法资格的工作人员来履行,不具备行政执法资格的人员不得从事行政执法工作。河南省《〈行政执法条例〉实施办法》(以下简称《办法》)规定,行政机关应当按有关规定对行政执法人员进行培训,定期考核,经考核不合格者不得上岗执法。经考试和考核合格,取得《河南省行政执法证》的,方可上岗执法;未经执法培训或者经考试、考核不合格,未取得《河南省行政执法证》的,不得上岗执法。而河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》(以下简称《通告》)则更明确地规定,《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。未依法取得《执法证》的,无权从事行政执法工作。从上述行政法学原理和河南省的地方法规、规章规定看,行政执法是一种职务行为,只有具备行政执法资格的工作人员,才可以进行行政执法活动。不具备行政执法资格的工作人员从事行政执法工作,则是一种不合法的职务行为,应当严令禁止。本案例中,另外调配的其他三名工作人员与具备行政执法资格的甲、乙、丙三人搭配,组成档案行政监督检查组,虽然符合每次档案行政监督检查不得少于两人的规定,但是,另外调配的其他三名工作人员既没有接受过行政执法培训,也没有取得《办法》规定的行政执法资格和《河南省行政执法证》,按照该省《通告》的规定,另外调配的其他三名工作人员是不具备从事行政执法资格的人员,无权在其辖区内从事档案行政监督检查工作。由此可以看出,某县档案局由甲、乙、丙与不具备行政执法资格的其他三名工作人员组成档案行政监督检查组的做法是错误的。

3档案行政相对人适格方面的案例

案例四:案例描述:某县档案局在例行档案行政监督检查时,发现人民银行某县支行1992年~2000年的文书档案没有依法向该县档案馆移交。该支行不移交档案的理由是:人民银行是金融特殊行业,实行行业垂直管理,保密性强,按照上级规定,其档案不移交当地档案馆。监督检查人员要求该支行提供不移交档案的上级行文件规定。该支行提供不出具体文件。监督检查人员合议后认为:该支行提出的不移交理由不成立。按照《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》,该支行的文书档案属于向该县档案馆移交范围内的档案,应当依法按时移交。责令该支行立即纠正错误做法,并据此下达了《责令限期改正通知书》。《责令限期改正通知书》中写道:人民银行××县支行档案室:2013年9月13日上午10点,我局对贵档案室进行了例行监督检查,经检查发现,贵档案室保管的1992年~2000年的文书档案没有依法向××县档案馆移交(具体案卷情况见《清查档案清单》),此行为违反了《档案馆通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的有关规定,特责令贵档案室在一个月内(2013年9月13日~2013年10月13日)纠正违法行为,依法向××县档案馆移交附件《清查档案清单》中的档案,并将整改情况书面报××县档案局。人民银行××县支行接《责令限期改正通知书》后,经请示其上级行郑州分行和济南中心行后,按时移交了应移交的档案。存在问题:某县支行档案室是档案行政管理机关的行政相对人吗?

案例评析:行政主体和行政相对人是构成行政法律关系的主体,双方相互作用,促使行政法律关系的产生、变更和消灭。基于行政法律设定条件的行政关系主体,是一种相对稳定和平衡的法律关系。只有当行政主体就是法律所规定的对行政相对人发生作用的“那个”行政主体,行政相对人是法律所规定的行政主体必须针对的“那个”行政相对人时,行政法律关系才能实现相对的稳定。行政相对人包括个人或组织,在行政法律关系中,行政相对人与行政主体相对应而存在,是行政法律关系中的重要“一极”。如果一个行政法律关系中的所谓“行政相对人”并不是法律所规定的行政主体可以或者必须针对的当事人,则这个行政法律关系就可能立即崩溃。换句话说,就是行政执法中,行政主体找错了对象,虽然也在行政主体与错误的对象之间产生了行政法律关系,但这种行政法律关系的稳定性却是无法保证的。如果行政执法中张冠李戴,就意味着对行政相对人主体的认定不合法律规定,意味着整个行政执法行为认定事实不清,属于违法行为。《中华人民共和国档案法》第六条第二款规定:县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。由此可以看出,基于《档案法》基础上的档案行政法律关系,其档案行政主体是各级人民政府的档案行政管理部门,其行政相对人是本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织。具体到本案例中,档案行政监督检查的主体是某县档案局,其针对的“行政相对人”应该是人行某县支行,而不是人行某县支行档案室。人行某县支行档案室作为该行的内设职能机构,可以代表该行行使其一定的职能活动,但不具有机构法人地位,不能成为某县档案局档案行政监督检查的“行政相对人”。其职能活动当中产生的法律责任只能由具备机构法人资格的人行某县支行承担。案例中,某县档案局监督检查人员制作的《责令限期改正通知书》,将人行某县支行档案室认定为“行政相对人”的做法,属于张冠李戴,认定事实不清的违法行为。

4行政执法程序方面的案例

案例五:案例描述:2009年6月20日,河南某县档案局行政执法人员张某、刘某到所辖乡镇监督检查2008年文件归档情况。张某、刘某来到C镇时,负责C镇档案工作的主管领导镇党委办公室主任吴某接待了他们。执法人员张某与吴某相互认识,双方相互寒暄后,吴某向张某、刘某介绍了该镇2008年文件归档的大致情况。随后,吴某陪同张某、刘某对该镇档案室2008年文件归档情况进行了现场检查。检查中发现,该镇文件归档不全,缺少2008年的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料。现场检查结束后,张某、刘某向吴某和档案员通报了现场检查情况,要求将缺少的《干部职工统计年报》、《党员统计年报》、党委会议记录等应归档的文件材料收集齐全,及时归档。存在问题:张某、刘某进行的此次监督检查程序是否完善?

案例评析:行政执法程序是指行政执法的管辖、过程、步骤、顺序、时限、方式等内容和环节的总称。程序正当是依法治国对行政机关依法行政提出的最基本要求。其主要作用是:规范行政执法行为,防止行政执法的随意性;保障行政相对人参与国家行政管理,监督和制约行政机关依法办事;协调行政机关和行政相对人的关系,达到消除对立情结、构建和谐社会的目的。虽然我国还没有制定一部完整的行政执法程序法律,但各单行法律、法规和规章中对行政执法的程序性规定,无疑是行政执法中应当严格遵守的原则。行政法学原理将各单行法律、法规和规章中有关程序性的规定归纳为以下几种:一是执法公开制度;二是表明身份制度,三是告知制度;四是听取陈述和申辩制度;五是听证制度;六是回避制度;七是时效制度;八是说明理由制度;九是调查取证制度;十是行政执法文书制度。在具体的行政执法实践中,行政机关和行政执法人员必须按照相关单行法律、法规和规章规定的执法程序进行执法活动,否则,就会造成执法程序违法,承担因程序违法而造成的法律后果。本案例中,张某、刘某进行的此次监督检查违反了表明身份的程序规定。按照行政法学原理,出示证件,表明身份是行政执法的重要环节和步骤,凡是与行政相对人直接打交道的行政执法活动,都要遵守、不得省略。不出示证件表明身份的,属程序违法,行政相对人有权拒绝。河南省人民政府《关于实行持证上岗亮证执法的通告》也规定:《执法证》是行政执法人员行使执法权的资格证明。行政执法人员开展行政执法工作,必须向公民、法人或其他组织出示《执法证》,以表明身份。不出示《执法证》表明身份的,属于行政执法程序违法的行为,公民、法人或其他组织有权拒绝,并有权向县级以上人民政府法制机构投诉,也可以向人民法院起诉。案例中,虽然张某与吴某相互认识,也不能违反法律、法规和规章所规定的程序,否则,一旦有不良后果出现,就会造成此次档案行政监督检查行为程序违法,使档案局陷入被动局面。此外,该案例中,张某、刘某进行的此次行政监督检查,没有制作《现场监督检查记录》,没有将C镇文件归档不齐全的违法事实记录固定下来,也是一种不符合行政执法程序的违法行为。

5行政执法文书方面的案例

案例六:案例描述:某县档案局在对该县林业局进行例行监督检查时发现,有3卷涉及机构编制、干部职工年报、花名册的永久卷不知去向,查阅该局《档案借阅登记本》,也没有此3卷档案的借阅登记记录。询问档案员时,档案员也说不出档案的确切去向。据此,某县档案局当即对林业局下发了《责令限期改正通知书》,要求该林业局在15天内追查出档案的去向,并将追查结果书面报告县档案局。逾期不报追查结果,将立案查处,追究有关人员的行政责任。在规定的整改期限内,该林业局书面答复称:去向不明的3卷永久档案,系该局会计在办理局机关人员工资调整时借出,遗忘在了县财政局工资福利股,现已收回,并对相关人员进行了批评教育。存在问题:此次行政监督检查的执法文书完善吗?案例评析:行政执法文书是行政机关在行政执法活动中制作的,用以记载和证实行政执法过程的各种材料,是记录行政执法过程情况、认定事实、内容的法律文书载体。根据行政法学原理,在具体的行政执法活动中,有些具体的违法事实,在没有书证、实物、影像的情况下,必须通过制作相应的行政执法文书,来记载违法事实的情况,使违法事实得以固定,以支撑行政执法后续行政处理的开展。制作行政执法文书,也是行政执法程序不可缺少的重要环节。只有完备的行政执法文书,行政执法的过程才能完善,才能善始善终。

本案例中,档案行政监督检查人员在发现林业局3卷永久档案去向不明时,通过查看《档案借阅登记本》,询问档案员,下发《责令限期改正通知书》的执法过程是完整的。但是,从整个行政监督检查的程序来看,此次监督检查还需要两个执法文书来支撑。一是制作《现场检查记录》,将林业局3卷永久档案去向不明的违法事实记录固定下来,作为林业局违反档案法律、法规的证据,以支撑下发《责令限期改正通知书》的必要性;二是制作《询问笔录》,将对档案员的询问用文字记录的方式记录下来,与《现场检查记录》形成一条完整的证据链,用以证明林业局3卷永久档案去向不明的法律证据,确保此次行政监督检查程序的完整。程序合法,是对档案行政监督检查的最基本要求,也是衡量档案行政管理机关是否依法行政的重要指标。案例中,档案行政监督检查人员不依法制作行政执法文书的做法,虽然没有对此次行政监督检查造成一定的不良后果,但并不是说这种错误做法导致的严重后果每次都能幸免。因此,这种现象必须引起档案行政监督检查人员的高度重视,做到依法行政,依程序执法。

作者:刘子芳 单位:许昌县档案局

档案行政监督检查案例分类责任编辑:杨雪    阅读:人次