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高校办公自动化对行政工作的利弊探讨

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【摘要】办公室自动化与过去旧的办公模式存在极大差别,它集现代办公与计算机网络系统为一体,进而形成符合现代办公要求的新模式。对高校行政工作而言办公自动化非常适用,但这样做对他们的工作有好有坏。这就要求高效行政工作中,要充分发挥它的积极作用,避开其不利的因素,借助它高效完成工作。

【关键词】办公自动化;行政;高校

一、办公自动化对开展行政工作带来的积极影响

1.提高了办公效率

高校办公室行政人员的常规工作往往是传递和办理公文、对文件进行归档和管理。随着办公自动化的开展,平常的公文传递和办理,行政人员可以通过办公自动化系统分别发送给不同部门的领导同时批阅办理,即使领导外出也不会有所耽误,极大地提高了办公室行政人员的办公效率。同时,行政人员还可以将纸质文档进行电子扫描,直接存档于计算机上,这不仅提高了行政人员的工作效率、方便日后的查阅,也对文件的规范化管理提供了有效的管理措施,是文件归类和管理的一项重大进步。

2.促进了办公室行政人员业务素质的提升

办公自动化拥有一系列先进的办公设备和现代化的网络通信技术,可以为办公室行政人员在信息共享方面提供方便和快捷。当然,这也对办公室行政人员的从业素质提出了更高的要求,不光需要他们在业务方面具备专业的知识才干,还需要他们对办公自动化的操作应用烂熟于心。随着办公自动化的不断更新,办公室行政人员也要随时参与培训学习,保持着与之相符的业务水平,如此才能不被淘汰。

3.增加了办公室行政人员间的协同合作

办公室业务工作往往涉及到多个环节,需要办公室人员间的相互合作才能够完成。因此,办公自动化开展以后行政人员可以直接通过高校的办公自动化系统进行的传递和共享,保证在最快的时间内完成各部门间属于自己的那部分工作,这不仅保证了行政工作的及时开展,也有利于办公室行政人员间的协同合作。

4.有利于办公室的科学性管理

在当今的高校办公室行政工作中,原先堆满资料文件的办公室和写满行程记录的笔记本都随着办公自动化系统的应用都统统被改变。通过对系统的事先设置,使其随时随地的提醒和帮助行政人员在工作中不会忘记每天的工作内容,以及工作安排,极大地提高了高校办公室文秘人员的工作效率,完成了办公室的科学化管理。

二、办公自动化对开展行政工作带来的消极影响

1.高校行政工作存在泄密隐患

在办公自动化应用过程中工作数据是可以共享的,这就使一些保密资料的安全性存在隐患。一旦办公自动化系统保密技术欠佳,或保密技术水平太低,便很容易出现数据信息泄密的现象。而且办公室里的废弃打印纸、U盘、坏电脑维修等都有可能成为信息泄露的渠道。同时,随着办公自动化的普及,电子印章也随之产生,它不光使用方便也易于盗取或仿造,于是,电子印章的安全问题也是办公自动化中亟待解决的难题之一。

2造成行政人员间的沟通不良

办公室工作一般错综复杂,行政人员作为领导帮手,需要随时向领导提供信息和汇报工作,自从办公自动化后,传统的面对面沟通方式已不再适用,大家只需要在各自的办公室打开电脑就可以完成交流工作。这虽然方便快捷,但是相互之间缺少了表情和肢体等方面的交流,容易产生不必要的误会,从而影响工作。

3.影响行政人员的身心健康

当前,办公自动化主要是利用计算机等电子自动化相关的办公设施来完成工作的,具有效率高、使用方便、降低行政人员的工作强度等优势。同时也存在了一些问题,比如这些电子设备辐射性大,过多的使用会危害工作人员的健康,可能引起相关疾病的出现;另外,行政人员工作中长时间地保持坐姿可能给颈椎带来伤害等问题也不能回避。4.增强行政人员在工作中的依赖性网络技术调整发展的同时网络安全问题也日益突出,高校行政人员在平日工作时对资料和重要文件没有备份的习惯,一旦电脑损坏或者中毒,电脑里储存的资料彻底消失,容易造成极大的损失。在互联网这个百科全书中,搜索、下载、复制和粘贴是高校行政人员最常做的工作内容,长此以往,行政人员对办公自动化系统的依赖性就会越来越强,使他们在工作中的创造性逐渐抹灭,工作能力下降。

三、合理应用办公自动化,实现既定管理目标

1.积极学习掌握办公自动化的先进技术

随着科技发展高校办公自动化已成为必然,作为办公室行政人员应当意识到过去的方法已经不适用,必须尽快转变观念及工作方法,全面认识办公自动化。首先要从思想上意识到它在未来工作中能够带来的好处,不畏惧对新鲜事物的学习和了解,学会利用它的优点为自己服务。从本质上讲办公自动化其实是一个人机交互系统,要想让这个系统更便于操作,作为操作主体的办公室人员也必须不断提升自身的思想水平及技能水平。作为办公室行政人员首先要拥有极强的专业素养和业务知识,其次要掌握电脑技术能自如地运用办公自动化软件,还要在使用过程中发现问题和解决问题,只有掌握了先进的技术才能驾驭机器。

2.踏实作风,增强行政工作的主动性

通常情况下,办公室行政一方面要办文办事,收发和传递文件信息,另一方面要给学校领导提供意见和建议。因此,办公室行政还要走出去,深入到师生中掌握了解实际情况,听取老师和学生的心声,将一线的声音传递给学校高层。在这些工作中,就需要使用科学的方法有条不紊地去完成,在各项工作环节中,都要严格地按照流程操作,切实有效地完成工作。

3.增强安全防范意识,做好保密工作

保密是高校办公室行政工作中极其重要的一项,也是他们基本职业操守和必须履行的义务。对此,高校办公室行政人员首先应从自身出发,要保证自己的职业操守,从思想上严格要求自己,要做到自律。其次,他们还需要进行保密技能的专业培训,紧跟形势的需要,提高自己的技术水平。最后,高校需要从制度上落实办公自动化系统的安全保密工作,明确与办公自动化相关的规章制度,比如办公自动化系统访问权限的设置,以及不得在办公自动化系统中处理涉密信息处理等,对绝密文件和数据要进行备份。

四、结语

办公室自动化在为高校办公室行政人员的工作带来了便利,提高工作效率、有利于科学化管理、提高协调程度在一定程度还能促进行政人员提高。这些优势都是对高校办公室运作有着很大益处的,这也是办公自动化在高校普及的主要原因。虽然高校办公自动化有着诸多优点但是同时也又其副作用,行政工作的保密性、行政人员沟通情况、行政人员身心健康以及行政人员对办公系统过于依赖的情况。办公自动化在高校行政工作中的运用是新形势和高校日新月异发展的需求。办公室行政人员既要充分利用办公自动化给工作带来的便利,也要避免办公自动化带来的负面危害,扬长避短,同时端正工作态度,积极发挥自己的主观能动性化被动为主动,才能实现既定的工作目标。

参考文献:

[1]葛爱英.浅谈办公自动化在高校办公室秘书工作中的利与弊[J].消费导刊,2009(01).

[2]陈宝亚.谈高校办公自动化对秘书工作的影响[J].浙江工商职业技术学院学报,2010(02).

[3]李倩,李娟,秦芳.浅论高校实现办公自动化的意义[J].电脑迷,2016(07).

[4]林燕婷.办公自动化在高校秘书工作中的应用[J]科技展望,2016(23).

作者:胡耀强 单位:北京理工大学珠海院

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