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高校院系服务化转型的行政工作论文

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一、当前院系行政工作存在的问题

(一)制度太多,流程复杂,操作效率低虽然一直在强调制度建设,但在很多具体工作上并不是缺乏相应的制度,而是制度太多,相互打架,加上为了规避责任,制定复杂的工作流程,审批的越多,单项审批责任就越小。而院系行政工作缺乏自主权,在执行这些制度和流程的时候,往往招来误解,又或者为了分担责任,再加一层审批要求,可以说是层层分解、层层落实,也可以说是层层增加工作流程,层层降低工作效率。而对于一少部分的行政人员来说,只要按制度执行,出了错没责任,师生有抱怨可以推给制度,也有了懒政和不作为的借口。而师生的主要精力毕竟还要放在教学科研等方面,不可能去一一学习了解所有复杂的制度,明晰全部的办事流程,又觉得很多流程根本没有必要,不是觉得行政人员为难自己,就是形式主义严重。

(二)职能分工太明确,每人各管一摊事为了提高效率,实行科学分工,这本是好事,但院系行政工作又有一定的特殊性。岗位人员很少,一个学院林林总总几十项职责,每人负责几项,很多具体事务往往只有一个人在负责,一旦具体人员因事离岗,有师生前来办事,再简单的事务也只能推后办理,而其他行政人员即使闲着也无法办理,一方面可能是因为制度复杂,不了解办理流程,另一方面也在避免越权办事,职责混乱。而带给办事师生的感受就是事难办。

(三)信息共享不通畅行政中事务绝大多数都需要填写核实办事人员的一些信息,这些信息分散在不同的管理系统中,相互之间难以共享。不仅师生无法掌握个人的全部信息,单个行政人员也无法掌握一个师生的全部信息。办理事务是师生需要一次次的重复填写各类信息,行政人员需要从各方信息来源一次次的核实这些信息。带来很多不必要的重复劳务,不仅效率低下,而且感觉很差。

(四)“双肩挑”领导事务繁忙院系的行政领导大多数是“双肩挑”干部,同时担任领导职务与承担教学科研任务,并且大多数是学术带头人,学术事务十分繁忙,经常需要参加各类会议以及学术交流,频繁出差,又需要保证个人教学科研的时间,因此基本上难以实现坐班的要求。而师生办理的多数事务,都需要经相关领导的审批意见,遇到领导不在的时段,为了一个签名,师生短则等待数小时,长则需要几天。不仅师生觉得事情难办,院系领导也认为很多可以省去的管理职责占用了太多的个人精力。

(五)假期行政工作安排高校行政另一个特殊的问题是在社会各项工作正常运转时有寒暑假时间,期间各项行政工作陷于停滞或者以极低效运行。而对师生来说,虽然假期时高校教学工作是停止运转的,但科研、实习、社会服务等并没有停止,以及其它一些师生的个人事务需要用到单位材料或加以明证的。而行政人员的假期轮班,并不按工作流程进行安排,加上行政人员的各自分工不交融,因此正常时间可能很快就完成的几项工作流程,放到假期可能就需要几周不一定能做完,遇到紧急的事务,即使行政人员愿意加班也不一定能做成。

(六)行政人员素质参差不齐高校行政人员的来源复杂,除了进几年开始的事业单位通过考试竞聘上岗的人员,平均素质相对统一,之前的人员有各种来源,素质参差不齐,加上没有淘汰机制,高校里面行政工作压力不大,多数行政人员学习动力不强,业务水平靠慢慢积累经验提升,而近些年新技术发展迅速,各类改革政策也推出频繁,更是拉开了个行政人员的个人能力和业务水平,同样的事不同的人办差别太大。

(七)与师生之间沟通太少,缺乏互相理解高校师生与行政人员,同属于一个大集体,但工作时间、考核、待遇、职业前景等都有较大差异,互相换位思考较为困难。高校的师生是思想特别活跃的一个群体,对僵化的行政工作批判很多,而学校职能部门制定的教师的各种激烈的聘岗和晋升制度,让教师对行政人员的意见也时有爆发。而有部分行政人员没有经历过大学生活,也难以体谅学生的焦虑和思考。一边是去行政化、教授治校的呼声,一边是教师不懂管理、不顾全局的评论。沟通越少,对立越多,使得一线的院系行政工作更加困难。

二、院系行政工作转型的建议

行政工作的问题很多人都看得很清楚,在国家整体的改革大潮下,高校行政工作也已经在逐步推行者一些改革尝试。以下是对于院系基层行政工作转型一些比较粗浅的思考。

(一)面向大学理念树立工作目标院系行政工作要跳出复杂的政策制度和工作流程的框架树立工作目标,有没有做好工作不是说遵守了多少制度和流程,而是究竟对学校的理念是否有帮助,是否对学生的培养、教师的研究提供了正面的作用,是不是有利于自己学院与学校的发展。当然,理念与目标不是基层行政人员所提出来的,但基层的行政工作中需要有这样的理念和目标。

(二)扩大院系行政权限,转审批为备案自主权下放是近些年老生常谈的话题,这不是院系行政层面能决定的事情,但也是十分迫切需要的事情。要给与院系行政办公室直接利用学校资源、使用学校材料、调用学校职能部门的权限,只要不是影响学校全局的事务,原来掌握在学校职能部门手中的权限尽可能的放到一线的院系行政机构手中。未曾行使否决权的审批全部取消,改成由院系行政机构直接完成,由学校职能部门备案,完成过程中有困难的,由学校部门提供帮助和建议。学校所有可以重复利用的资源,院系可以直接使用,报学校职能部门备案,发生冲突再进行协调。对于师生来说,这样可以极大减轻办事的复杂性。

(三)按工作对象而不是按职能划分办公室,并加强轮岗院系的内设机构,一般都按职能进行划分,并且对应学校的各个职能部门。而大多数事务都带有综合性,师生办事时需要进过多个部门的流程,或者要分清楚不同的事情要找不同的部门和人员,这样就要求师生必须要清楚每一个具体事务的分管部门与流程。而服务型行政一个显要的要求就是要面向用户的需求,因此从院系三大工作对象可以讲内设的办公室改成教师服务办公室、学生服务办公室、对外服务办公室等。分别处理教师、学生、外部机构人员涉及到的所有事务,再加上一个负责综合协调的岗位。这样师生需要办理任何事情都只需要找到一个人就可以,这样可以缩减很大一部分工作流程,减轻行政事务带给师生的负担。在减少外部工作流程的同时,对于相对复杂的事务,增强内部工作流转,通过行政人员之间的互相交流和合作进行分解,这样即使对于少部分事务会降低效率,但是带给师生的感受却完全不同,对于事务内部事项不需要懂太多,只要找到一个部门的一个人,事情就可以完结。在此基础上加强行政人员的内部轮岗,服务对象从教师到学生到外部人员轮换过后,每个行政人员都可以基本掌握院系行政中主要的服务事务,成为一个多面手。

(四)梳理服务型事务、执行性事务、主动型事务,精简不必要的事务于此同时,院系行政机构还需要对具体事务进行分类,将面向师生进行服务的事务与执行政策对师生有限制的事务以及需要主动完成的机构内部事务进行区分,结合校级机构的职能改革,尽量精简不必要的内部事务以及对师生带有管制的事务,并且编制相应的学生指南、教师指南等材料简洁明了的让师生了解哪些事是他们必须要做的,哪些事是行政人员为他们办理的,并进行公开和及时的更新。凸显出服务型事务的主要地位,也可以强化师生的主人翁精神,增强对院系发展的责任感。现在有一些教师往往搞自己的科研,只追求个人的发展,而公共事务和自己无关,公共事务是院系领导的事情,只要不影响到自己的利益就漠不关心。而即使真的要实现教授治校,也需要培养出教授们对公共事务的热情和奉献精神。

(五)明确责任的基础上增加职员的权限,在合理考核上加强职员的工作重叠在扩大院系行政权限之后,一旦行政人员要独立去解决师生的全部事务,就需要他对全部涉及到的事务都有相应的权限,而现代的很多行政权限,体现出来的是形形色色的管理系统的用户权限,为了保证管理系统的稳定与安全,院系行政人员的权限一般都是最低的。此外行政等级也带来一些权限的分类,什么等级的职务有什么样的权限。要真的实行服务化行政,还需要打破这种权限管理,给一线的直接经办人员最大的权限,并由他们承担起相应的责任。对于大多数日常的服务性事务来说,由什么层级的人来做决定并不具有太大的不同,也不会带来很大的危害。只要一线经办人员具有责任感,因为他们对具体事务和情况了解的最多,从能力上来说,是最适合做出判断和决定的人选。只要明确责任,合理考核,大多数形式上需要领导和上级部门处理的事务都可以直接由一线人员直接完成,没有把握的只要给一线人员相应的请教渠道即可。同时淡化职能分工,加强业务重叠,院系层面行政人员本来就少,如此不仅可以提高工作效率,激发一线人员的积极性,减轻他们的纯粹当操作员的感觉;也可以减轻院系领导对日常管理事务需要投入的精力,使他们有更多精力投入到学科发展、学生培养等宏观决策中去;同时也可以减少工作流程和环节,消除很多推诿事务的借口,提高师生对行政工作的评价。

(六)建立师生信息档案,互通共享,统一信息来源,增加发布渠道既有的管理体制使每个职能部门或行政人员掌握着师生们的部分信息,导致很多事务需要不同程度的配合,统一信息与档案数据是一个减少此类问题的方向。最好是由学校层面来建立数据中心,所有涉及到师生个人的数据及信息,都归类到个人信息档案中,这样不仅不同的部门可以批量的读取全体师生的同一类信息形成数据,师生个人也可以查阅自己个人的全部信息,并可以有选择的向外公开,有变动时也可以及时的进行修改,还可以通过技术手段,通过部分数据授权的方式,对很多事务进行委托代办。行政人员在为师生办理事务时也可以方便的调取信息档案,极大的节省审核环节与时间。唯一需要注意的是加强信息安全的防范,避免因为太过全面的个人信息的泄露带来其他的隐患。

(七)建立联系人制度与紧急事项通道,利用新技术增加与师生的沟通渠道中国的特殊文化,致使很多事情熟悉的人办理还是不熟悉的人办理会有差异。现在普遍开花的定点联系体系是一个很明显的体现。从院系行政工作来说,这也是一个很好的推行服务行政的一个切入点。一个院系的行政人员不多,师生也不算多,建立联系人制度,每名行政人员分别联系十几位教师、百多位学生,然后相对熟记他们的信息档案,虽然不可能去负责这些师生的全部事务,但是可以为这些师生提供咨询通道,作为他们解答问题的人员。同时可以建立紧急事务流程,尤其在节假日期间常规事务中断办理时,师生办理事务先寻找他们的联系人,通过行政人员内部的沟通,可以像正常工作时间一样为师生处理好事情。利用现在的移动互联网技术,通过手机直接完成很多的信息获取、事务审核与权限分派,并且可以随时沟通,进行工作之外的交流,互相倒倒苦水,更容易做到换位思考,建立良好的互动关系。

(八)加强职员实务培训,加强资源保障,合理奖惩与激励措施当前高校行政人员的素质参差不齐,业务水平不一,而时间精力都投入在日常事务中,个人学习时间较少。学校组织的各类培训大多数是思想性与理论性的,实务性的太少,使得很多有心提高行政服务效能的工作人员也只能慢慢依靠经验积累来提高业务水品。同时为了免除行政人员的后顾之忧,提高他们的工作积极性,各类资源保障与奖惩激励,也要脱离既往的根据工龄、职务等制定,将业务能力、服务水平、工作业绩、师生评价等进行有机结合,发挥导向和激励作用,促进服务水平的提升。

总之,在社会的发展与国家改革之下,高校中行政服务化也越来越成为其一项重要的改革工作,而院系行政工作是高校行政工作的基础,也是直接面向师生的一线岗位,如何做好服务化转型,不仅是高校行政整体管理方式转向服务的重要基础,也是提高师生满意度与工作效率,体现大学价值的重要组成。

作者:徐三成 单位:浙江大学传媒与国际文化学院

高校院系服务化转型的行政工作论文责任编辑:杨雪    阅读:人次