电子版文件档案知识产权论文范文

1互联网时代电子版文件档案面临管理挑战

1.1信息处理数字化信息化发展中的档案信息现在必须进行数字化处理，将各种档案信息转换成二进制数串编码，存贮在光盘、计算机硬盘、网络服务器数据库中，这样才有利于互相交流与科学应用。而针对档案信息数字化处理，目前主要有两大类方式，一类是对档案室（馆）藏传统档案，以方便利用为主要目的，运用专用设备进行数字化加工处理；另一类是对直接以数字化形式产生的电子图档所进行的数字化管理，包括数字化电子图档和文件的接受与安全保管，以及科学合理利用[3]。当前高科技产业汽车行业产生的电子图档与文件都是在数字设备及环境中生成，因此阅读、处理及利用也依赖于计算机、网络设备环境，为此如何确保电子图档与文件的法律凭证价值又是一项严峻挑战的管理工作难点。

1.2信息记录多样性传统档案信息记录媒体以纸张文字形式为主。随着多媒体技术在行政、科研、管理等各个领域广泛应用，现在电子信息更多以图像、动画、视频、音频等类型，以立体化多媒体信息形式存储和利用，人们更频繁地从网络中转载和利用多媒体信息。因此电子信息来源呈现多元化发展趋势，档案管理将面对多渠道地信息来源和多种形式地信息记录媒体，如何在新形势下更好履行新兴多媒体档案信息地收集、保管、利用工作，并完善最终形成的自主知识产权电子版文件档案的管理对策显得十分重要与迫切。

1.3管理和服务工作网络化管理对象信息化、信息处理数字化、信息媒体多样化，导致知识产权电子版文件档案管理与服务手段和方式计算机网络化。一些知识产权电子版文件与图档严重依赖于计算机软件管理系统，而高科技产业汽车行业利用电子文件、数字化的档案目录，及时传递、存取、利用也已成为常态。计算机技术迅猛发展使得相关软硬件淘汰和升级换代的周期不断缩短，促使档案管理人员也要不断完善和更新计算机应用水平和掌握能力。现在信息高端“云”处理中心正把相关的数据信息中心、公共查询搜索系统和个人计算机终端巧妙连接起来，实现信息资源共享，同时信息泄密风险也大大增加了。因此汽车行业里如何加强跨地区、跨系统、跨部门的信息资源整合，以及网络化利用中造成自主知识产权电子版文件档案的安全与保密问题日益严峻化趋势下，档案管理人员的责任更为重大。

2电子版文件档案的利用与安全管理策略

首先积极转变观念引进现代管理思想，着眼于科技专利、核心自主知识产权、电子版文件档案管理对可持续科学发展所发挥的巨大促进作用，创新管理和服务理念，勇于迎接挑战，创造新管理机制，努力实现历史传统档案与信息数字化“新”电子档案的有机链接与无缝衔接[3]。

2.1以人为本同步更新专业知识结构在信息化社会中管理人员首先明白自身的定位在于网络信息与电子档案管理的前沿，管理与服务现代化是一项系统工程，通过人机交互方式对档案信息和档案实体进行管理与服务工作，除了要具备基本的行业专业领域知识、档案与信息管理技能及职业道德素质以外，更重要的是熟练掌握现代网络信息技术，能够及时有效地介入自主知识产权电子版文件与档案的整个形成过程，能够适时参与电子文件运行审批管理，提出各类检索系统的规划设计，推出维护电子版文件与档案的完整有效性和安全性以及纸质档案与电子档案统一性的可行方案[4]。同时由于电子文件与档案自身存在信息内容易变性等特点，使得电子文件与档案的证据价值需要获得相关法律法规的支持，而相关管理技术的保障措施与科学的管理服务机制是取得法律保护的前提与关键因素，这方面档案管理人员具有独特的双重优势，正好可以大有作为，用出色的管理技能和无可替代的服务成果来赢得应有的受尊敬地位。随着科技与社会进步，传统档案管理模式已远远不能适应时展需要，档案管理人员只有通过自身的蜕变，将新型档案信息管理理念应用于自主知识产权电子版文件档案维护，结合档案管理服务特点，重点破解电子文件与档案的保密保管与安全科学利用之间的平衡问题，推动电子档案信息资源共享，为大型集团企业内部信息交流提供广阔平台，提升企业经营效益提高竞争力，从而实现档案管理人员个人的人身价值与大型集团企业提升能级跨入国际一流先进行列的宏伟目标相整合，为争创创新性百强企业愿景添砖加瓦[5]。

2.2构建科学管理与安全服务组织框架促进档案信息管理服务水平有实质性飞跃，其核心内容就是怎样科学应用现代信息网络技术，使得高新技术产业不断积累的宝贵自主知识产权电子版文件档案信息资源得以深度开发与广泛共享，同时防微杜渐，在确保自主知识产权电子版文件档案安全可靠的基础上，充分发挥其在企业科技创新工作中的显著作用。本文根据上海汽车行业多年网络信息管理与自主知识产权电子版文件档案管理的成功经验，介绍如下。1）知识产权电子版文件档案属性数字化，也可称为档案目录数字化，即在网络中建立档案信息查询的基础———目录数据库。这就像一个主骨架，架构越缜密躯干越高大健全，信息越周全，覆盖面越广。2）知识产权电子版文件档案内容数字化，称为纸质档案全文的数字化，这是自主知识产权电子版文件档案信息数字化的核心，也是一个难题。因此档案管理人员应积极参与企业制订企业档案信息、情报专利、知识产权等方面的管理策略。同时面对海量档案文献遵循4个原则（准确性、一致性、完整性、稳定性）先行筛选，然后对需要数字化的纸质档案依照5个前提条件进行操作：一是价值性，即优先选择珍贵档案进行数字化，以抢救保护珍贵档案原件；二是实用性，即优先选择利用率高的，要求查找速度快的档案进行数字化，以提高档案利用效率和价值；三是开放性，即优先选择开放程度高的，以提高档案共享效率和影响力；四是特色性，即优先选择具有鲜明个性化特点的稀缺资源，以提供特殊服务来提高知名度和品牌效应；五是严格监控性，即对于涉及机密、非开放性、受知识产权保护的纸质档案应谨慎对待，严密控制，谨防泄密。应用扫描录入、微缩等最新科技，以专业视角划分数字化工作的轻重缓急，针对海量库存纸质档案有计划有步骤将重要、利用频繁、具有特色的档案信息先期优先数字化，并及时公布于网络上共享，便于科技人员利用档案信息从事创新研究。3）知识产权电子版文件档案形态网络化、来源多源化。针对网络信息复杂多变的特征，要求档案管理人员密切关注电子文件的形成过程与积累过程，探求运作规律，完善电子图档的归档工作，研发科学归档软件，使产生于不同体系的电子图档能按归档要求充分共享与兼容。并且电子文件还有一个纸质化备份三大要求，一是确保凭证性，即对于需要确保原始凭证价值的电子文件要打印一份备份；二是确保安全性，即对于需要确保万无一失的电子文件要打印一份备份；三是确保适用性，即对于容易改变原格式、形式、功能的电子文件要打印一份备份。4）完善网络信息管理“防火墙”安全系统。电子信息与文件在网络化环境里获取便利是一把双刃剑，尤其是在高科技产业领域里维护知识产权电子版文件档案的安全可靠性方面显得十分矛盾，优秀的电子信息与文件之网络管理工具是平衡安全与利用两者关系的“安全阀”。特别指出“防火墙”安全系统的安全策略尤其关键，做到坚如磐石和密不透风是安全工作的最高境界，首先，利用用户身份认证和工作角色定义，合理划分进入企业网络信息管理系统中的用户权限，建立起特殊用户、专业用户、一般用户、临时用户等身份识别功能模块使得不同身份用户区分不同使用权限，让各类用户各取所需，尽情畅游在知识的海洋中，汲取养分提高工作效率，最大限度的保障企业知识产权的科学合理的应用，同时确保企业知识产权的安全可靠。其次，为了防止黑客入侵不妨采用动态个人登录密码管理，定期提醒网络信息管理系统中的合法用户更新个人密码，防止黑客冒用身份侵入，从而造成破坏与损失。第三，另一个安全策略保障手段是防拷贝措施，除了通过网络信息管理系统合法流程与渠道获取的电子文件以外，非法强制操作拷贝电子文件都将立即触发网络信息管理系统冻结该操作命令，从而瘫痪该个人客户终端。并且通过网络信息管理系统合法流程与渠道获取的电子文件也只能在本系统的操作界面中可以打开，在系统外就是一片乱码。总之，重视知识产权的安全是基础，对知识产权的科学利用是根本，就像一系列经络组织和免疫系统，控制与管理“肌体”的运作和安全。

2.3以人为本的安全管理策略像汽车行业这样的高科技产业依靠“借鉴吸收再提高”是迈向进一步跨越发展的必由之路，面对浩如烟海的新型载体电子档案信息，需要以人为本，将海量的电子信息与文件运用有效安全的管理和归纳提炼方法，筛选出可供利用升华的潜在优质资源，提供给企业探索出自主创新的知识产权产品与服务，为倡导企业创新驱动转型发展，凸现其核心价值作用。同时通过参与制定相应规则完善安全保密制度与机制，推动管理服务科学化、法制化、标准化，平衡自主知识产权电子版文件档案科学利用与安全可靠之间的和谐关系，紧紧跟上时代飞速发展的脚步。在目前纸质档案和电子档案“双轨制”管理的大背景下探索“复杂工作简便化”“日常管理服务规范化”“实行的措施多元化”等科学管理服务理念，积极推动现代管理与服务机制。

作者：张凯元单位：上海三电贝洱汽车空调有限公司