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综合协调职能
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综合协调工作,也是在*年“全国秘书长座谈会”强调提出后,逐步强化的一件新任务。之所以强调要求秘书部门发挥协调作用,背景是随着改革开放,各种新的矛盾突出,如历史与现实的矛盾,旧的法规、条例阻碍着新的生产力的发展;又如人们思想上左与右、社与资等认识上的矛盾纠缠不清,也影响着各项任务的落实;特别是各方面、各局部之间利益的矛盾等等,如不加以协调,就会意见分歧,政出多门,严重影响领导决策的贯彻,阻碍改革开放与国民经济建设的进展。*年,中央领导同志在谈到办公厅的任务时,再次明确要求要“对党委决策前后的一些矛盾进行协调”,指出“一个重大决策从制定到实施,要做大量的协调工作”。过去,秘书部门特别是秘书长,也有协助领导做好协调工作的任务,但强调的不太够,从80年代以后,综合协调成为新时期秘书部门的又一项重要职能。

协调本来是现代社会生活中的一种普遍现象。其本来意义是指通过协商与调解,简化矛盾,协同动作,统一行为,以利共同目标的实现。然而,从领导的角度理解,协调是指领导者通过及时的调整,使各项工作、各个部门有机地互相配合,以便消除内耗,顺利地完成任务,达到既定的目的。因此,协调是领导的基本职能之一。协调工作寓于领导的一切工作之中,领导者无论制定决策、贯彻决策、统一下属的认识、团结干部群众,以及在处理日常事务的大小工作中,都需要做好协调工作。从秘书的角度理解,协调就是秘书协助领导,在其职责范围内或在领导的授权下,调整和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系,促使各种矛盾缩小或消除,促使各项活动趋向同步化与和谐化,以实现共同目标的过程。

秘书协调工作,在秘书工作中占有重要地位。

(1)秘书部门的位置,通常处于各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点。在一个地区或单位内外之间,如果发生了需要协调的问题,一般都得找这些地区与单位的领导出面解决,并首先须将有关问题的信息,包括问题产生的原因、背景,解决问题的方针、办法,进行协调的方法、步骤等,收集起来,综合研究,反映给领导参考采纳。这些工作,都正是秘书部门的任务,必须经过秘书部门去完成的。

(2)秘书部门的参谋、助手作用和“不管部”性质,决定了领导人需要做协调工作时,首先会找秘书部门或秘书人员协助进行,有时甚至会授权秘书出面主持或参与协调的大部分过程。由于秘书部门一般不管理具体的专业业务,而又全面掌握各方面的情况信息,是一个综合部门,比较超脱,它代表的是领导整体的利益而不是某个局部的利益,也就自然成为最适合协助领导做好综合协调的部门。

(3)秘书部门本身所作的各项工作中,也包含了大量需要协调而后才能完成的事情。诸如办事、办文、办会,都可能遇到各部门认识与步调的不一致,利害与矛盾的干扰等,尤其在深化改革、扩大开放和加快经济发展过程中,既需要一个安定团结的社会环境,需要通过大量的协调工作去正确处理人民内部矛盾,又需要认真听取和采纳下级与群众的意见和建议,才能正确决策,推动事业的发展。围绕领导决策,为决策服务的秘书协调工作,大为加重。秘书部门根据“三服务”的宗旨,做好综合协调特别是政策性问题的协调,是突出发挥参谋助手作用的必然要求。

秘书协调的基本方法与注意事项:首先,秘书协调是经领导授权、在秘书部门的职责范围内进行的。因此,必须了解研究领导协调的全局性、层次性、科学性、权威性、超前性等特点,努力做到一要从全局出发,尽可能站在领导的全局高度考虑问题;二要按本层次的职权范围办事;三要讲究协调的科学性,认真细致地做好协调前期的各项准备工作,如调查研究,研究政策,讲究方式,选择最佳时机等;四要在协调中注意维护领导的威信,特别是注意依法协调、公正协调和讲究协调艺术,完善协调事项的贯彻执行和督促检查手段,使协调事项得以兑现;五要加强预见性,超前、及时协调,减少“马后炮”,从被动中力争主动。

其次,秘书协调既然是辅助领导协调,在大问题上应严格按领导所定的目标要求进行,加强请示报告,遵守秘书纪律,不擅自作主,不掺杂私心杂念处理问题。在涉及重要的方针政策性问题的协调中,应由领导亲自出面的,秘书要做好信息综合、沟通联系、事务准备和有关文字工作等,并对领导考虑不周的事情及时“参谋提醒”。对于在自己职责范围内的事务协调中,则应积极主动,大胆负责,为领导分忧解难,使领导能把精力解放出来去抓大事。

其三,由于领导工作的全面性,而协调又贯穿于一切工作之中,秘书要想辅助领导把什么问题都协调好,实际上是不可能的。因此,必须明确重点,并充分依靠和调动其他部门的智慧与力量,共同做好协调工作。一些有专门机构负责的问题,诸如经济计划的协调、组织人事的协调、财务预算的协调等,则应当主要是协调领导,调动有关部门的积极性,提出方案,适当配合。秘书部门的力量有限,不可能事事都管,不要事事包揽。

其四,秘书协调要讲究方法和艺术。不同的问题、对象、时间、场合,有不同的协调方法,不可能一个模式。协调艺术;是多学科知识与经验的综合运用,它同协调者的理论、政治、文化修养都有关系,需要通过学习与实践去培养。周恩来总理是秘书学习的好榜样,他在外交事务中提出的“求同存异”原则的实践,就是外务协调的典范。

综合协调职能责任编辑:小胥老师    阅读:人次
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