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企业全面预算管理系统构建

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摘要:

随着全面预算管理理论在企业应用过程中的不断修正,全面预算管理理论已经覆盖了企业运营的所有流程与环节、部门与岗位,是一种功能性极强的科学管理手段,是企业内控管理的重要核心元素。本文以发电企业为研究对象,构建适合企业运营的全面预算管理系统,以期为我国企业全面预算管理系统构建提供参考依据。

关键词:

全面预算管理;系统;设计

发电企业通常属于高成本高收益的企业,因此,这类企业的成本管理工作至关重要,而全面预算管理能够显著降低发电企业的生产与管理成本,从而帮助其实现更加理想的经济收益。随着信息技术的进步,全面预算管理也进行着信息化改造,完善的全面预算管理系统不但能够简化繁琐的预算管理过程,还能提升预算管理效率,受到了企业界的一致推崇。

一、全面预算管理系统设计思路

(一)系统结构设计原则系统结果决定着整个系统各项功能的运作与实现,是系统设计的基础。发电企业在设计全面预算管理系统的时候,应遵循以下原则:首先,系统结构中必须包括能进行人机互动的部分;其次,系统结构必须能够体现系统的设计初衷;最后,系统结构必须具有一定的传递性以及重复利用性。

(二)发电企业特有属性我国发电企业属于提供社会服务类的经济组织,其供应的电能直接关系着社会各项生产、生活能否顺利进行。尽管国家已经进行了多次的“厂网分家”等调整,试图提升电力行业的市场化程度,但发电企业的特有属性还是没有发生变化。这种特有属性使得发电企业在运营的过程中,必须以生产为导向,也就是必须要以提供足够的电力为运营重点;同时,发电企业也要尽量最大化所有者的利益,实现理想的经济收益,否则,投资者的投资意愿将会受到严重打击,甚至可能拖累发电企业的市场竞争能力,阻碍电力行业的进步。因此,虽然以生产为导向,但是发电企业也要重视自身经济利益的实现。不过受限于这种导向,发电企业的费用很容易受到各种因素的影响,偶尔甚至会出现失控的情况。因此,如果不采取更加灵活有效的预算管理制度,就可能导致费用严重超支的现象。另外,发电企业的资产通常主要就是生产设备,而这些设备基本上都是以固定比率计提折旧就可以,所以,企业往往不会放弃使用的资产管理系统,而转为使用全面预算管理系统,这样自然也导致了发电企业构建全面预算管理系统存在一定的难度。

(三)系统结构设计方案结合系统结构的设计原则以及发电企业的运营实际,本文认为其应该基于“双线系统,相同结构,通用数据”的基本思想设计全面预算管理系统。“双线系统”代表发电企业同时使用当前的EAM系统与全面预算管理系统;“相同结构”。代表发电企业要基于EAM系统建立相应的全面预算管理系统,从而实现两个系统各项功能的完美映射;“通用数据”代表发电企业的上面两个系统使用的数据具有通用性,如果是相同数据,两个系统会自动进行归集处理,这样能够大幅降低系统数据的重复性,从而提升系统的运算效率。本文以该思想基础设计了发电企业的全面预算管理系统。

(四)系统结构的评价(1)SWOT分析法。发电企业借助SWOT法可以对比不同预算管理结构的优劣,具体见图2、图3。(2)专家分析。SWOT分析的前提条件是对发电企业自身所有的优势及机会信息都进行强化;而对劣势与威胁信息则进行整合,因此必须结合专家给出的分析意见确定最终的全面预算管理结构。本文进行专家问卷咨询后,确定发电企业应该选择基于EAM的全面预算管理结构,这种结构更加符合发电企业的运营实际。

(五)系统结构设计流程设计系统过程应按照下列流程:首先,发电企业结合自身预算管理的实际情况,对各项预算管理流程进行优化与重组,使其既符合企业的运营实际又能够满足标准化、统一化的系统构建要求;其次,有效配置企业资源,从而实现更高效的数据采集与处理效率,进而保证预算管理工作的效率;最后,对系统的运算结果进行全面细致的预估,从而及时修正结构中存在的问题。

二、全面预算管理系统设计与功能实现

(一)预估目标编制预算前,发电企业需要对量本利进行预测,并以此为基础预估各项财务数据的可能值;然后对未来电能产量、电价以及可能实现的利润进行分析,从而确定相应的成本管理大致方向与模式。另外,在编制预算的过程中,不但要注意数据发生的期间,还要关注数据格式的有效性。借助软件分析数据生成预估目标,不但能够减少预估过程中的人为因素影响;还能提升预估的准确性。笔者结合相关理论并分析了发电企业的运营实际,建议其使用表1所示的盈亏分析表预估各项主要的预算数据。这里需要注意的是,发电企业可以根据自己的业务情况剔除或者增加具体的项目。表1中的预估通常以固定期间间隔进行,作者建议发电企业可以每月或者每季度预估预算目标,预估方式并没有严格的限定,企业只要根据运营实际选择相应的预估模式就可以。

(二)预算管理发电企业必须优化预算管理流程,并将预算管理目标细化与分解到各个预算责任主体,并建立完善的预算数据实时监控机制,从而保证预算目标的顺利实现,具体预算管理流程。该预算管理流程的基本思想就是构建覆盖整个企业的预算管理体系,体系中不但涵盖企业的所有支出,还为各项支出设计了相应的核算科目。每个会计年度开始与结束时,都要构建新的预算计划,从而建立起企业的不间断预算管理机制。企业必须针对所有与“钱”相关的业务建立相应的资金管理对比机制,从而实现对预算执行的有效管理。

(三)指标体系构建想要进行有效的预算管理,必须构建完善的预算管理指标体系,只有这样,电力企业才能在进行预算管理的时候具有明确的方向性。构建预算管理指标体系的时候,发电企业需要从以下五方面入手:(1)预算指标。作为整个预算管理系统中最重要的部分,预算指标的作用不容忽视。因此,发电企业需要结合自身的运营实际选择既具有代表性,又实际可测可衡量的预算指标,从而提升预算管理的可行性;另外,全面预算管理作为一个完整的系统,也需要各项预算指标的支撑。(2)预算责任主体。发电企业要明确各预算任务的责任主体,在将预算责任落实到预算主体的同时,也要为其赋予相应的权限,从而保障预算能够按照事前预定的轨道执行。预算责任主体可以是一个单位,也可以是一个部门,还可以是一个岗位,发电企业必须明确各预算责任主体,从而全面把握预算的执行情况。(3)预算项目。发电企业要结合自身的发展战略以及经营目标确定预算项目,并随着运营的变动及时调整预算项目,从而保证预算项目与企业运营的贴合程度。(4)预算期间。发电企业可以结合自身的预算管控能力设置预算期间,理论上来讲预算期间越短越好;但是也不能过短,因为那样会严重降低预算对企业运营的指导性。(5)预算管理的权限。发电企业还必须为预算管理设置相应的权限,从而保证预算管理工作在企业中的权威性,进而推动各项预算管理工作的有序进行。

(四)全面预算指标分配发电企业应结合自身的组织以及生产情况,将预算指标分配到不同的预算责任主体中。分配的过程要注意协调好不同预算责任主体之间的利益关系,避免出现有些预算责任主体只要随便应付就能完成预算指标、有些预算责任主体即使拼尽全力也无法完成预算指标的情况。

(五)预算方案的执行在预算方案得到最高预算管理机构审批之后,发电企业就要落实方案的执行。实际工作中,发电企业不但要做好预算执行的管控工作,还要及时改进预算执行中出现的问题,从而保证预算方案执行的有效性。全面预算管理系统不但要能够处理所有的预算信息,还要能够将各项预算执行数据按照企业的需求进行转换,通过简单的操作就能实现对各项预算数据的处理。当编制模块提交了预算编制结果之后,MAXIMO财务管理信息系统应及时加载预算信息,同时在系统内设置完善的预算管理分录,具体应做到:第一,要检查资金,从而判断预算是否符合企业的运营实际;第二,要反馈预算执行情况并进行偏差分析,同时将分析结果反馈给系统使用者。(1)燃料预算。发电企业的生产过程需要消耗大量燃料,因此必须实时更新预算期间内的燃料消耗数据,从而实现对燃料消耗的有效管控;如果燃料消耗的资金超出了预算期间的限制,要采取相应的压缩措施;如果燃料消耗的资金远远低于预算期间的限制,则要深入分析产生这种情况的原因,并采取适当的应对措施。(2)设备维护预算。发电企业需要在MAXIMO财务信息管理系统中添加设备维护管理模块,并设置详细的会计科目分录,一旦发生了相关支出就要实施上载到系统之中,做到账实相符。另外,发电企业还应根据设备的维护情况分析其使用的经济性,从而确定设备更替的优先顺序,进而提升企业物资配置效率,实现最大化企业价值的目标。MAXIMO财务信息管理系统还应添加数据映射功能,从而实时反映库存预算与库存实际变动之间的关系,让企业能够及时了解库存管理过程中存在的问题,并进行相应的整改。(3)其它预算管理。发电企业其它方面的预算,同样也要在信息系统中管理,预算责任主体需要支出预算内项目的资金时,要先提交申请;申请得到主管领导的审批之后,再转呈财务部;财务部审核资金支出项目属于预算科目中,而且没有超过预算额度之后,同意拨付资金;最后,财务部按照企业的相关的管理规范划拨该项资金。每次将预算费用核销之后,电力企业都应修正管理信息系统中的预算金额,从而为后续预算管理工作设定明确的指引;如果出现了预算外科目资金的划拨申请,则要根据企业制定的相关流程申请,获得审批之后,还要在管理系统中添加相应的科目,从而保证系统内数据的完整性。

(六)预算方案的调整通常情况下,预算是不可以随意调整的。但是,随着我国市场经济体制的发展以及经济开放程度的提升,发电企业所处的市场环境已经发生了很大改变,运营过程中遭遇重大变故的可能性比过去高了很多。这些变故既有来自企业外部的,也有来自企业内部的,发电企业一旦遭遇了重大变故就需要结合实际情况调整预算方案,从而保证预算对企业运营的指导性,避免出现企业运营实际与预算脱节的情况。当然,调整预算方案必须得到企业最高预算管理机构的审批之后,提交至董事会决议;董事会决议许可之后,就可以将其作为新的预算方案逐级落实下去,替换旧的预算管理方案,之后所有的预算管理工作都以新方案为基础进行。

(七)预算结转如果部分预算项目结余过多,电力企业可以将其结转到费用相对紧张的预算项目中,从而保证预算总目标的实现。

(八)预算分析发电企业要在全面预算管理系统中设置数据分析功能,通过有效的数学方法分析各项预算数据现实的预算执行情况,从而为决策层制定决策提供有力支持。此外;分析预算数据执行还能及时发现当前预算执行中存在的问题,并快速找到问题产生的原因,以便企业进行相应的整改。

参考文献:

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作者:朱丽娜 单位:广东工商职业学院

企业全面预算管理系统构建责任编辑:杨雪    阅读:人次