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合同制养老保险管理的问题及对策

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一、合同制工人养老保险档案管理存在的问题

1、缺乏档案管理的意识。

社会保障制度相关体系的完善,使得相关部门加强了对合同制工人养老保险相关工作的认识,加大了资金和人员的投入力度。但我国很多企业大多重视养老保险业务的工作,忽略了对其档案管理的重要性,缺乏一定的宣传,从而导致对合同制工人养老保险档案进行管理的意识仍然薄弱。再加上我国目前企业缺乏专门的保险管理部门,管理人员也缺乏一定的专业知识,没有全面掌握养老保险档案管理的相关知识和技能,对档案管理的质量和工作效率造成了严重的影响。

2、管理方法和手段较为滞后。

目前合同制养老保险档案管理中面临的最大难题就是多头管理。多头管理的形成主要是由于档案管理涉及内容较为繁杂,环节较多,例如:合同制工人的养老保险资料保存在多个部门中,工人要想全面查询自己档案信息,必须查找多个部门,非常麻烦。再加上我国现在企业保险部门大多采用纸质来管理档案,这样使档案查询工作更加困难。近些年来,随着计算机技术的不断发展,电子化的计算机档案管理系统越来越受到相关机构的青睐,但目前由于专业技术人员和设备的短缺,在实际工作中仍无法充分发挥出现代化技术的优势。

3、管理工作人员整体素质不高。

档案管理人员整体素质的高低直接影响着档案信息的质量,目前很多企业为了节约成本,很少聘用具有较高专业技能的管理人才。很多档案管理人员往往身兼数职,一方面缺乏足够的档案管理知识,没有熟练保险业务;另一方面企业对合同制工人养老保险管理的投入力度不够,无法及时整理和归档工人的保险资料,从而很大程度上损害了工人的利益,并大大降低了企业档案管理的整体水平。

4、执行力度不足,缺乏制约。

一是由于保险经办部门没有投足足够的力度来管理档案,落实不力。一些控制制度逐渐趋于形式化,仅为了应付相关部门的抽查,当遇到实际问题时无法灵活、有效地解决。与此同时,企业内部监管部门受多方面因素的影响,无法充分发挥其重要职能,所以使内部控制制度更加流于形式化。

二、几点建议

1、健全完善制度,树立牢固的档案意识。

养老保险在我国经过多年发展,已积累了大量的业务资料,例如参保职工的个人账户、参保企业的历年缴费资料等,这些资料不仅表现了合同制工人养老保险的发展过程,还是用于处理各种保险关系的现实依据和历史依据,直接影响着参保职工、参保单位等的切身利益。因此,无论是企业的领导还是普通工作人员,都应重视档案管理的工作,并将其纳入企业全体员工的岗位职责和全局工作计划的范围内

2、更新管理观念。

在对合同制工人的养老保险档案信息进行收集过程中,要抛弃传统陈旧、单一的被动观念,主动与相关渠道建立联系,全面、真实、准确地对工人各项信息进行记录。

3、科学归档,理清条理,提高档案质量的整体水平。

对合同制工人的养老保险档案进行管理时,必须注意其条理性。由于企业养老保险档案管理信息众多,管理工作较为复杂,所以必须确保分门别类工作的科学性,并据此来进行归档,以便于为日后利用和管理工作提供更多便利。

4、提高管理人员的整体素质。

由于养老保险内容具有较高的变动性、广泛性、规范性及权益性的特征,所以对管理人员提出了更高的要求。所以,企业必须加强对已有员工的培养和提升,高度重视企业人才的引进。可以参照一下几点:一是建立完善用人机制,聘用专业技能强的档案管理员工;二是加强对已有员工的培训力度,从而为提高企业工作效率和质量提供更多便利;三是提高档案管理员工的职业道德,从而培养他们爱岗敬业、乐于奉献的工作精神,从而为参保员工提供更加优质的服务。如果管理人员具有精湛的业务又掌握计算机技术,那么会使档案管理工作更加智能化。

5、运用科学化的管理手段。

随着社会信息化和科技化的不断发展,企业档案管理动态化、数字化及网络化的实现势在必行,也是社会发展对企业提出的要求。企业养老保险档案管理硬件设施环境的改善,计算机先进设备的引进及专业管理人员对程序软件的开发,使养老保险档案管理工作更加信息化和科学化。而档案库的建立,使管理人员能够利用计算机软件归档参保人的资料,从而为准确查找资料信息提供了更多便利,可随时将变动后的参保人信息归入档案中。并且该管理手段的运用能够使各级养老保险的管理机构和相关企业逐渐实现联网目标,从而很大程度上节省了时间,提高整体工作效率。

6、加强内部基金财务的管理。

加强企业内部保险经办部门管理的关键工作就是建立完善企业基金财务管理。企业内部保险经办部门的管理工作需要内部相关制度的保障,该制度应让所有参与工作的人员遵守。必须以职务的分享原则、审批业务经办的分享原则、资金财务的分离原则为基础,来明确财务工作人员的具体责任。有关基金财务管理的决策应由全体工作人员来做出,严格根据职责权限进行分级审核,完善授权批准的手续,杜绝各种越权行为的出现。

7、加强企业内部组织结构的管理。

加强企业内部组织结构的管理使企业层次顺序足够明确,协调及合作体系足够有效。企业办理养老保险的部门根据养老保险的业务流程、企业内职能部门的实际情况、内控管理的基本要求设计出相应的组织体系,划分出合理的管理层次,从而为企业监督管理工作提供了更多便利。

三、结语

综上所述,我们可以得出,目前我国企业合同制工人养老保险档案管理仍存在很多问题,我们只有不断努力加强完善力度,切实做好养老保险的档案管理工作,寻求新的管理方式,从而使档案管理工作更加制度化、科学化及规范化,才能为人民和社会提供更多便利。

作者:张少辉单位:定州市社会保险事业管理所

合同制养老保险管理的问题及对策责任编辑:陈老师    阅读:人次