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社会保险业务档案管理研究

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社会保险业务档案管理关乎民生问题,是推动社会保险工作变革的重要力量。在现如今,我国应该走社保业务档案规范化、信息化管理路线,确保其能够更好服务社会,最大限度提高档案管理的利用效率。

一、社保档案管理体制建设应遵循的基本原则

社保档案管理体制建设,若要实现规范化和信息化,必须遵循以下四点原则。第一,文档一体化。它也是档案信息化建设的根本。文档一体化体现在对文件向档案的有机转换过程,它要求文件的数据能够在档案归档环节实现一体化,主要是管理规范与使用环节的一体化,进而实现保险业务与档案工作的有效无缝衔接,同时也能达到信息共享目的。社保档案在信息化管理过程中主要被规划到部门办公自动化体系当中,因此文件数据与档案的合二为一规范化管理是极其有必要的。第二,归档双轨制。这一原则要求社保部门在信息化文件与纸质文件两方面做到同步归档。现有信息化文件在法律效率上还无法取代纸质文件,因为它的原始性容易被质疑(是否被修改过),所以要同时为纸质文档与信息化文档实施归档双轨制。第三,前瞻性原则。社保部门应该基于信息规范化管理实现对未来社保档案体系的周密性构架。确保整体软硬件发展的可持续性与前瞻性,随时适应对系统软硬件的升级应用,避免设备软硬件升级进度跟不上社会发展节奏而造成不必要的管理工作延误。第四,协作性原则。要基于基础数据入库管理方面来对社保业务档案管理提出更高要求。例如,对各级档案部门的有效沟通、协调和配合,确保每个部门都将档案工作重视起来,并保持档案信息化管理的顺利进行。

二、社保档案管理体制优化建设的相关建议

在本着上述社保档案管理工作原则基础上,要基于规范化、信息化来推进工作体制优化建设,提出有建设性的相关管理建议,希望为社保业务档案管理工作提供更多有利因素,优化社会民生建设。

1.强化社保档案信息化管理法律依据性。我国社保档案信息管理工作量大且法律规范尚不够健全,因此在未来的规范化、信息化工作体制建设过程中一定要首先强化其信息化管理的法律依据,为社保部门提出更优质人才培养机制,优化数据报送过程和财政投入规定。消除传统社保单位对档案数据管理与共享仅仅草签协议或口头协议的弊病,同时也要强化数据传输的法制化管制进程,将社保档案管理信息化章程纳入到法制化范畴之内,促进整体社保业务档案管理的健康向上发展。

2.丰富社保业务档案管理的科技化手段。社保部门要与时俱进,善用新科技技术手段,例如,云计算、大数据等等。以云计算为例,要将该技术合理纳入到保险业务档案管理的计算模式与网络应用服务体系中,为计算机信息处理终端提供大数据技术支持,强化技术人员从云端获取重要数据的速率,并做到统一服务界面标准,让用户享受到最好的数据服务体验。另外,也要基于用户社保档案信息价值来深度挖掘数据,要求在合理时间内达到对数据的有效采集、管理、处理与整合,做到对各种复杂类型数据的价值提炼和高效率传输共享,利用统计学、人工智能等等高端技术将它们分析整合起来,实现大数据规范化管理过程,确保社保业务档案信息化管理井然有序。

3.优化成本。社保业务档案管理不但要做到高效率化,也要做到低成本化,因为传统应用系统开发与维护会花费相关管理部门大量的人力、物力与财力,这对当前信息处理量越来越大的社保部门而言显然不利。因此,要借助云存储、云计算技术来提高终端客户端服务质量及服务能力,借助优质服务提供商来提供维护软件,利用云存储技术来储存大量社保业务档案数据,并通过在线进行软硬件升级,最大限度降低社保业务档案管理对信息科技专业档案部门的依赖度,在做到节约信息技术及专业人才投入的同时,也与用户建立了近距离服务体系,随时在线帮助用户解决疑难问题,体现云计算、云存储技术优势。

建立完善的、规范化的社会保险业务档案管理体系,是我国推进覆盖城乡居民一体化社会建设的根本,也是社保及相关部门的神圣职责。信息化社会,建立信息化社保档案管理体系已经成为必然。相关部门一定要抓住全民社保信息化这一工作发展契机,充分借助像云计算、大数据这样的先进信息化手段,加速完善社保档案信息化管理信息数据工作,提高社保档案信息化管理中的数据质量,真正做到善政于民,将规范化、信息化社保业务档案管理道路认真走下去。

作者:伊敏聪 单位:吉林省社会保险档案管理中心

社会保险业务档案管理研究责任编辑:张雨    阅读:人次