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加强合同财务监督的研究

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摘要:目前部分企业的经济业务合同财务监督情况较差,没有财会、法律人员参与,业务部门和财务部门缺乏协调与监管,本文分析了合同管理中存在的问题,并就财务部门如何履行好合同监督职责,在企业合同管理中发挥应有的作用提出建议。

关键词:合同;财务监督

一、加强合同财务监督的意义

(一)有利于控制税务风险,降低企业成本

经济合同是企业控制风险降低成本的有效工具之一,因为合同中的一些内容,如开具发票、价格、数量、交货时间等,都对企业的税收成本有重要影响。通过合同的设计,可以改变合同的签订时间、结算方式、付款时间、发货地点等,企业税负就会不同,可以达到节税的效果。因此企业在签订合同时,有必要经过财务部门审核,认真分析涉税条款,恰当运用各种节税技巧,有效发挥合同的节税作用。

(二)有利于准确核算业务,实现合同事前事中管理

财务部门通过多种方式参与企业经济合同的制定、执行以及管理的大部分环节,财务人员本身就是企业合同的执行人员,通过建立起良好的合同监管控制规范,有助于其正确把握经济业务实质,准确核算会计业务,出具真实财务报表,通过对合同签署的事前和事中控制工作,也体现了财务对经济业务的事前、事中管理,维护了财务部门在企业业务工作过程中的知情权,发挥了财务管理在企业管理中的核心作用。

(三)有利于提高合同管理水平,有效保证制度的落实

在经济合同的管理过程中,经办人员业务水平、能力高低直接影响着企业合同管理工作的开展,合同条款稍有漏洞极容易增加合同方的法律和财务风险,如果在签署合同的过程中引入财务部门把关,合同管理的效果就会大大提高。通过及时发现合同中出现的问题,并有效地解决,及时制定预警机制,最大程度地避免问题的严重化,起到规避风险提高企业生产效率的作用。

二、合同财务监督存在的问题

(一)合同管理缺位现象不容忽视

目前企业合同管理工作中,财务人员参与的机会很少,既有主观因素,又有客观因素。从自身来看,主要表现“三个缺乏”,一是意识缺乏,财务人员受旧的制度和观念影响,缺乏主动参与的意识,把自己仅仅定位为会计核算人员,通常只简单地执行单位已经签署的各项经济合同。二是业务知识缺乏,平时不主动进行法律、工程技术方面业务的学习,难以融入业务合同的商定、起草与谈判中,更谈不上对合同条款的审查。三是时间精力缺乏,参与合同会审的财务人员大部分是科室骨干,主要从事本部门的管理或业务工作,身兼数岗现象较普遍,从事合同会审的时间和精力难以保障,更谈不上对相关合同细节工作开展经常性监督。另一方面,许多企业的领导和业务部门认为财务人员对有关生产的技术指标、供销的具体业务不了解,不愿意主动通知财务部门参与,可能造成合同的承办部门对合同相关条款审查不专业不严谨,给企业带来财务风险,导致企业利益受损。

(二)执行落实问题多、难度大

由于部分企业对合同管理工作不重视,没有专职机构或人员,相应的合同管理方法也不规范,缺乏方便执行落实又严谨完善的合同制度。许多企业的合同管理没有一个系统的操作平台,因为手工登记、备案,不方便查找,也容易出现信息的错误和遗漏。财务部门未能参与合同管理全过程,合同的变更、解除、诉讼等重要信息不能及时传递到财务部门,可能造成会计信息失真,影响决策,给企业带来不必要的财务和税务风险。在经济合同的管理过程中,经办人员业务水平、能力高低直接影响着企业合同管理工作的开展,合同条款稍有漏洞就会增加合同方的法律和财务风险。由于许多具体业务的财务监督不到位,经办人员也存在违反规定的行为,在签订书面合同前就与业务单位发生经济往来,部分单位将没有授权的下属科室也作为合同方,个别人还冒用法人签名等。合同内容和条款不完整、表述不严谨准确,在合同履行过程中易发生纠纷,且未能及时协商解决或诉诸法律,在工作中存在没有严格执行合同规定,随意虚开发票或者不开,有的不按合同规定的期限、结算方式收付款,不能及时催收到期款项造成大量应收坏账。

(三)检查审计不到位存在经营风险

部分企业没有建立合同管理绩效考核及责任追究制度,经济合同的履约率高低没有和业务部门经济责任挂钩。缺少经济合同管理的监管和审计,缺乏对合同履行情况的总结考核,有时即使发现了问题,也没有相应的问责制度来追究责任。有的公司虽然设有专门的内部审计部门,但在反映问题的及时性上不够迅速,多是事后反映,很少做到事前控制和事中反映。财务部门没有主动了解关注执行中的合同情况,在合同的收尾阶段,更需要加强合同的验收和履约监督,做好合同方的信用评价并归档。

三、加强合同财务监督的具体对策

财务部门应履行好合同监督职责,着重审核合同内容中的有关财务条款、资金结算形式,到期合同能否及时预警,欠款催收等方面,从而使财会部门在企业合同管理中发挥应有的作用。

(一)参与合同制度建设,推行程序化管理

财务部门应通过多种方式,参与企业经济合同的制定、执行以及管理大部分环节,要配合业务部门做好对合作对象以及合同文本的审查。仔细调查客户的资质,财务情况,确定可能存在风险,预先制定应对措施。对具体的合同文本内容进行审查,要重点关注与财务有关的各类条款如:价格、结算方式、是否担保、变更事项等内容。应通过建立起良好的合同监管控制规范,正确把握经济业务实质,准确核算会计业务,出具真实财务报表,事前严把“合同关”,发货先见合同,合同必须合规;事中严把“执行关”,通过控制发货和收付款来达到目的;事后严把“考核关”,按照合同监管规范制度对业务人员进行业务考核,实现责任到位,奖罚分明。

(二)加强执行控制,落实管控措施

财务部门对合同执行过程中发生的政策变化、价格浮动、资金使用等情况要密切关注,制定严格的管理流程和办法。合同资金结算是财务部门合同监管中重要而具体的环节,财务部门办理结算业务,应按照合同规定收付款,催收欠款。对有坏账迹象的应收账款户,应查清原因,明确责任,并经审批后作账务处理;已销账的损失必需有记录备查,账销案存。已销账的损失有回流资金或权益的应当及时入账,以免变成“小金库”。应密切掌握合同履行情况动态,包括各项任务指标的完成情况,完成比例是多少等等,以便按照进度计划相关的确认收入、核算支出成本等财务工作。资金管理由财务部负责和具体操作,结算时要查验相关合同和结算资料,审核发现不符合要求的,财会部门有权拒绝付款,并及时向企业相关负责人报告。合同付款时,财务部门要与合同核对,比如:收款单位的信息是否完全一致,付款进度是否符合合同的约定等。通过对相关合同和结算资料审核,以及收付款环节的控制,使合同管理的财务监督作用得到发挥,为合同管理制度的落实奠定坚实的基础。

(三)改进合同管理办法,健全考核与责任追究

依据企业内部控制制度要求,单位应将经济合同档案列入会计档案范畴,妥善保管。企业应与时俱进不断更新实现合同管理信息化,采用专业的程序软件,方便业务和财务部门及时了解合同进展情况,及时发现和解决问题。应及时将财务处理过的合同预算执行情况信息,传递反馈给合同内控管理的相关部门,疏通信息循环流通渠道,实现信息有效共享。建立健全合同管理考核与责任追究制度,将履约率指标与各部门经济责任挂钩,加强半年与年终考核,用制度来规范操作,促进提高合同管理人员的管理水平。

四、结束语

实务中,企业财务部门的合同监督作用会受到多方面的抑制。经济合同管理不是单一某个部门能独立处理的工作,其既有专业性又有综合协调性。实际工作中,许多单位虽然表面上已制定比较规范的合同管理和内部控制制度,但在实际工作中却执行不力,最大阻力在于企业领导层是否知行合一,带头执行合同管理制度。当然,经济合同的管理离不开领导层、业务、财务等部门的共同努力,财务部门只有做好对经济合同的各环节准确核算,及时反馈给领导层,才可真正发挥对单位经济合同事项的监督职能。随着市场经济的发展,企业规模的不断壮大,财务管控水平也需要不断发展提高,财务部门应该积极主动地参与到合同管理工作中去,不断追求先进、科学的管理方法,真正让财务职能在合同管理中发挥出应有的作用。

参考文献:

[1]许锋.财务管理应对经济合同进行监督[J]财经界,2016,(11):171.

[2]方艳.财务部门在合同管理中的职能.[J].企业改革与管理,2014,(4).

[3]薛佳.如何加强财务部门在企业合同管理中的职能.[J]会计师,2013,(12).

作者:邵跃辉 单位:山西中条山新型建材有限公司

加强合同财务监督的研究责任编辑:张雨    阅读:人次