探究新时代档案信息化建设范文

【摘要】随着以信息化和数字化等为特征的新时代的到来和普及，催生了互联网+传统行业管理的新模式，随之而来的是各行各业都积极推进信息化建设。档案的管理也正由原来的人工纸质管理的传统方法过渡到电子无纸化管理，档案信息化建设也自然成为了大势所趋，档案信息化有利于实现档案信息资源跨越时间与空间的限制，这不仅可以提高档案管理的科学性和有效性，更是在安全性和便捷性上有了巨大的进步和提高。

【关键词】档案管理；信息化；安全

1引言

近年来，我国档案数字化和信息化建设取得了长足的进步和发展，一些地方的人才市场管理中心都进行了信息化管理，建立了数字化档案，最大限度的节约了工作场地空间，突破了纸质化管理的时效弊端。但同时也应该看到，档案管理还存在着一些不安全的因素，制约着档案管理的长足健康发展。

2档案管理环境因素

过去几年档案的爆发式增长，由于管理档案的条件有限，甚至有的地方都没有专门存放档案的地方，即使有存放档案的地方也是周围环境不合格，普遍存在着湿度过大、温度不均、灰尘过多等环境因素，另外就是可能存在的鼠类等。档案是否能有效长期保存的关键因素就是环境因素，环境不同，对档案管理的影响也不同，在潮湿的环境下，磁盘或磁带的粘合剂可发生水解反应，

3档案管理人为因素

人是管理档案活动的主体，是档案管理的关键核心因素，这里的人为因素不仅是指管理人员还包括非管理人员，管理人员的因素主要包括工作不细心、不负责的工作态度，很容易在日常琐碎的档案管理中造成的档案混乱甚至是档案破损和丢失，随着数字化和信息化新时代的到来，随着计算机和多媒体技术的高速发展，读取档案信息的设备和软件升级换代，管理人员的基本能力有时并没有随之提高。非管理人员是指除管理人员之外的人员由于误入误操作、非法入侵甚至盗窃等造成的破坏性事件。

4档案管理信息安全

对于传统档案载体而言，档案载体和档案信息不可分离，只要保护好档案也就基本保护好了档案信息，但是随着档案信息化管理的进程不断推进，档案和档案本身不再是以前那种关系了。档案和信息可以分开，而且档案信息可以轻易的被篡改、拷贝和删除，且很难被发现。一是确保档案管理信息安全。传统档案可以直接进行读取和识别，档案信息必须要借用一些终端如计算机、手机和平板电脑等设备进行读取。但从实际发展过程来看，随着计算机和多媒体技术的高速发展，读取档案信息的设备和软件升级换代、更新淘汰的速度非常快，以至出现数字信息存储载体完好，但信息读取设备已不复生产的尴尬局面，使得档案信息无从显现。二是保障档案信息不流失、不泄密，网络安全是新时代所有行业都要面对的一个安全因素，对档案管理也不例外，网络的安全性直接影响到档案信息的安全性。因此要保证档案信息的不丢失、不泄密，除了进行传统上的物理手段保护工作，最重要最核心就是保障档案信息以及连接档案管理信息的网络安全。对档案进行信息化建设是新时代条件下档案管理部门的基础工作，是档案管理工作有传统人工管理向现代信息化管理转型的必走之路。为了确保档案管理信息化建设之路顺势而为乘风而上，我认为要从以下几个方面进行改进和提高。

5改善存放环境

不管信息化建设进程如何推进，档案管理的客体仍然是档案实体本身，因此要做好档案管理工作，首先要保护好档案。如控制档案室温度和湿度，以防止档案纸张发生氧化反应；定期打扫卫生除去灰尘，保持档案室的干净整洁，让档案一直处在合适的温湿度环境，并尽可能的保持恒定；经常保持四壁、天花板、地面和柜架的清洁，定期除尘；进入库房的装具用品首先进行杀虫处理，并在库房中使用安全无害的防霉、防虫药品；对环境要求差异大的档案实体还要考虑分别存放，如将磁带远离能产生磁场的电子设备或磁铁，或使用磁性屏蔽材料的装具进行保存。

6提高工作人员水平

随着档案信息化建设的持续推进，对档案管理人员的要求也越来越高，为了更好适应新时代档案信息化管理的要求，管理人员要定期学习新知识、新技能，提升自己的业务能力和水平，同时单位要定期进行业务培训，请专家学者进行培训和授课，以了解当前档案信息化建设的最新形势和进展，找到自己的不足，努力提升加以提高；单位还可以定期组织业务比赛，鼓励相关人员加强自身业务能力建设，对表现优秀的员工进行相应的奖励，提高员工的积极性和创造性。同时还有完善单位相应的管理规范，制定出更为完善、有效的管理规范。

7加强安全保护

没有信息安全就没有档案安全。除了要做好档案室安全防护、制度建设安全以及管理人员安全等传统安全外，伴随着档案信息化建设网络安全也显得越来越重要。在对档案信息化管理中，一定要进行备份，不管是软件还是硬件都进行保存，但更有效的办法是定期对用过时技术保存的档案信息进行异质备份，进行档案信息的安全迁移，保证能通过现时通用的软、硬件设备进行读取利用。同时档案管理人员一定要对电脑病毒提高警惕，一是新时代条件下各种病毒泛滥肆虐，因此一定要安装杀毒软件如卡巴斯基等，用于及时拦防病毒，安装完软件后及时进行全盘扫描，以后定期进行扫描并且及时更新补丁，确保电脑里无病毒无木马。二是要及时使用防火墙，加强档案管理使用的电脑等设备对病毒的防御能力，对不安全、来路不明的网络禁止进行连接。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，我相信随着档案安全保障能力的不断提升，安防措施的不断完善，档案管理人员能力的不断提升，保障档案实体安全和信息安全措施不断落实，新时代档案管理事业一定会取得更大进步和长足发展。

【参考文献】

[1]杨冬权.“在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话”，《档案学研究》，2010年第3期.

[2]孙洪鲁，刘虎.“数字化加工档案原件与信息安全的管理”《中国档案》，2010年第8期.

作者：江翠芹 单位：山东省单县卫生和计划生育局