探究档案信息化管理范文

【摘要】信息化是当前时展的趋势，档案信息化管理是时代的必然要求，各个企业需要理解档案信息化管理的内涵，在档案管理工作过程中注重信息化建设，了解档案信息化管理对于企业的重要作用，寻找存在于档案信息化管理中的问题，保证档案信息化管理的正常进行。

【关键词】信息化；档案管理；建议

一、档案信息化管理的重要作用

对于各个企业而言，档案信息化管理是一次重大变革，它意味着档案管理方式以及相关工作模式的转变。档案管理信息化对各个企业提出了新的要求，各个企业需要正确理解档案信息化管理，认识到档案信息化管理的重要作用，保证档案信息化管理的正常进行。

（一）提升企业档案管理与应用效率。企业档案数量会随着时间的推移而逐渐增多，档案管理工作难度与强度会逐渐提升，以往的收集、整理、保存等工作步骤已经无法满足时展的需求以及档案管理工作自身的需求，因此，企业需要选择新型工作手段来进行档案管理工作。计算机与网络的应用让档案管理工作出现了新的工作方式，通过网络对档案信息进行收集、加工与传输，提升了档案信息的管理效率，用户可以直接通过网络终端对相关档案信息进行浏览，无需过去复杂的浏览工作步骤，档案的应用效率也能够得到提升，从整体上提升企业的档案服务质量。

（二）保证企业的档案安全。每个企业的档案都属于国家档案，因此企业的档案管理工作与国家利益息息相关。企业需要重视档案的作用，保证档案的安全与完整。档案信息化管理是目前最为稳妥的档案管理方式，它将原有的纸质档案向电子化的方向发展，可以避免档案因受潮、虫蛀等遭到损毁。访问企业档案信息化管理系统需要一定权限，企业可以通过对用户授权的方式降低档案被访问次数，从根本上保证档案的安全。

（三）提高档案管理人员专业素质。时代在不断发展，社会以及企业对档案的需求开始逐渐增多，这对于档案管理人员的能力以及素质提出了新的要求。计算机以及网络技术的普及让企业的工作方式开始转变，各类电子文件开始出现，并且在企业内部得到了较为广泛的应用，纸质化档案已经开始脱离时代，档案信息化管理开始出现。这促进了企业档案管理工作模式的改变。企业档案管理人员需要认识到当前时展的趋势，及时对自身工作方式、知识结构进行调整，提高自身专业素质，保证自身工作能够符合当今时代特征，适应时代潮流。

二、档案信息化管理的建议

（一）强化基础设施建设。各个企业需要对档案信息化管理工作保持高度重视，将这一工作列为企业工作计划的一部分，强化与档案信息化管理相关的基础设施的建设，构造与档案信息化管理相关的网络系统与工作平台。提升企业档案管理部门的信息化水平，让每个档案管理人员都能够对网络和计算机进行应用，保证档案管理部门能够以信息化方式进行工作。企业需要建设内部局域网，保证档案管理网络与企业办公室网络的对接，让企业的各个工作部门都有能力向档案管理网络提交档案信息，保证档案信息化管理工作的正常进行。

（二）实现档案资源信息化。档案资源信息化对于企业档案信息化管理而言是十分重要的，它是档案信息化管理的保证，实现档案资源信息化，企业具有以下几个方法：首先，企业各个部门需要将文件目录输入企业的档案管理系统之中，让档案管理部门可以获得有效的信息来源，对各类档案信息进行及时的录入，完善企业的档案库，促进企业档案信息化管理的进行。其次，企业需要依靠人力，将各类档案信息以人工输入的方式转化为电子档案，同时通过网络技术对企业电子档案的输入、鉴定、归档等工作进行监督，保证档案资源的真实性、安全性与有效性。企业可以将纸质档案与电子档案同时使用，逐渐实现档案资源信息化以及档案信息化管理。

（三）建设安全保障体系。首先，企业需要制定与档案信息化管理相关的规章制度，其中需要根据企业档案信息化管理的具体情况，制定一系列措施，对企业的档案信息化管理行为进行规范，让企业的档案信息化管理更加标准与完善，保证企业档案信息化管理工作的正常运行。其次，建设安全管理体制，提升与档案管理系统相关的管理力度，为档案信息的安全提供保障，降低网络黑客、网络病毒的恶意入侵给企业档案信息化管理带来的影响。企业应针对网络安全进行网络安全系统的建设，对档案信息进行数据备份，对各个用户的来访设置权限，限制他们对档案信息的浏览，同时，建设防火墙，阻止网络黑客的入侵，降低各类网络病毒带来的危害，让企业的档案信息管理系统处于安全状态，保证档案信息化管理的正常进行。

三、结语

对于企业而言，档案是十分重要的，它记录着企业的发展历程和各个重大事件，能够为企业决策提供帮助，因此，企业应重视档案管理工作。信息时代的到来给求档案管理带来了诸多变化，企业需要适应时展潮流，对档案进行信息化管理，保证档案的有效性，让档案为企业发展提供帮助。

【参考文献】

[1]王建宇.浅析档案信息化管理的优势及安全问题[J].兰台世界,2011(24):63-64.

[2]库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技,2013(09):50-51.

作者：白媛；王萍