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浅谈新设公司审计发展历程

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笔者所在公司自2010年3月成立以来,经历了各类审计。笔者通过与各类审计人员接触与探讨,就公司的审计环境和审计现状做出应有的思考。通过历年各类审计,公司不断改进不足,完善了内部管理。

一、新设公司接受审计历程

公司接受最多的是社会审计。笔者所在公司作为大型冶炼厂于2013年下半年投产。此前,年报审计重点是在建工程。审计人员先着手收集可研设计中总估算部分。该估算细分为工程费用(涉及各类子项的建筑工程、设备购置、安装工程费用)、其他费用(建设单位管理费、征地费、前期咨询费、生产职工提前进厂及培训费、工程建设监理费、工程勘察费、工程设计费、联合试运转费、生产工器具及家具购置费、办公家具购置费、工程保险费、环保评价费、劳动安全卫生评价费、施工图审查费、施工图预算编制费、工程竣工图编制费、外部接入费、研究费用、专利费用)、预备费(基本预备费、外汇预备费)、建设期利息、铺底流动资金。对照该估算,审计人员重点审查在建工程明细表,发现是否有估算以外发生的工程项目。若有,需要给出详细合理的阐述。对于工程费用,合同标的金额巨大者,为重点审查对象。根据该项目建设运行状况,以及上级母公司统一部署,新设公司于2013年下半年正式投产。年末,基础建设与经营情况均为审计重点。2013年上半年,经营利润资本化;下半年,作业成本核算体系初始建成。彼时,恰逢母公司ERP二批次上线。新设公司财务核算进入了以业务为核心,抓取业务数据从而集成财务数据时代。面对新内容、新课题,审计人员也在积极学习与应对。作为联结审计工作的财务人员,需充分理解ERP系统语言。并在此基础上,转化成第三方所能理解与接受的方式,对审计人员给与业务语言解释。2014年至2016年,新设公司生产经营稳定,财务核算体系与母公司保持一致,趋于更加合理。其间,审计重点在于核算方法是否一致,是否符合会计准则。特别是土地税金减免优惠、原料投入、存货跌价核算是否合理,是否符合国家政策,是否违背最新的会计准则。新设公司要充分把握来自各级政府部门的优惠政策,充分享受财政补助项目。享受政策同时应保存完整的批复文件。2012年除了微小的费用调整意见,审计中未发现重大问题。及至2016年报预审,公司未发现一起重大调整事项。

二、新设公司应对审计经验总结

纵观新公司接受审计历程,笔者总结,公司做了以下工作:第一,建设期初始建账,以初步设计总估算为蓝本,建立了清晰可比的会计科目。这为审计人员的比对工作提供了统一口径。第二,建设期间工程、设备合同管理科学。该期间合同数目巨大,对于各单体合同通过数据库进行分门别类管理。合同号、合同金额均有完整记录。这有利于审计人员及时便利地抽调合同资料,并有利于汇总工作。第三,建设期间借助电算化工作。为了完整记录设备采购入库情况,自国外大型设备采购伊始,便与某软件公司几度交流,表达了新设公司开发设备管理系统意图。业务财务协同参加研讨,反复论证,最终设定以设备位号为唯一识别,为新设公司量身定做设备管理软件。此系统一直使用至今,并在资产转固的工程核算中,为设备赋予资产价值发挥了极其重要作用;甲方供材料的入出库借助了材料核算软件,大量材料入出库,通过系统管理,如实记录了材料的领用方向,为工程决算中与乙方的对账提供可靠依据。第四,2013年新设公司ERP初始化时,笔者当时为财务关键用户,建议核算中心越细致越好,甚至可以到班组,建议利用ERP建立最详尽的成本中心。作为新兴公司,组织架构调整频繁,通过建立最基本细胞,可以摆脱组织机构调整对成本构成的日后影响。这为审计工作避免了口径不一的烦忧,也避免了成本分摊来源与去向的更迭。第五,完善好财务基础工作为审计提供了翔实资料。财务凭证及时装订,归档。众多的台账,特别是原料台账、往来台账,为审计工作提供了便利。第六,与审计人员保持实时沟通,真诚相待。对于工作中需要改进的东西,绝不藏拙。对于中肯的审计意见,积极接受,并在日后的工作中以此为例,积极改进;同时对于某些意见,只要企业有充分的理由,可以据理力争。事务所对新公司财务风气给予积极肯定,赞扬财务团队亲切务实而充满活力。

三、新设公司需加强内部审计

除了外部审计,新公司还进行过内部控制设计与运行审计工作。这些工作一是借助管理咨询事务所,二是审计事务所。内控审计连续进行了若干年,但是审计发现的问题存在相似性。审计发现的问题,有的加以整改,有的可能因为管理流程的问题,依然故我。新设公司由于工程决算滞后,固定资产价值均为暂估。经过几轮调整,固定资产价值不断更新,同时资产管理部门对资产的位号等需要逐步了解,因而固定资产的盘点成为内控工作重点,也是容易产生设计与运行缺陷的环节。固定资产盘点工作,作为内控缺陷,反复出现。单据缺乏签新章或签字等细节问题时有出现。加强内部控制工作有利于企业改进工作,提升企业管理职能,提升企业会计信息的质量与真实性,降低企业的经营风险,遏制徇私舞弊和违纪乱法行为。新设公司作为世界一流工厂,不仅仅体现在一流的设备与产能,更要体现在先进的管理职能上。不光是经营管理,更是覆盖到全部业务。

基于此,新设公司需要做好以下内容:第一,建立内部控制审计职能。目前新设公司内部控制审计大多借助外部力量。而事务所每年一次的审计,内容极其有限。2016年,只就工程项目内控进行审计,而生产、仓储、环保等工作内容,无法接受审计,也就无法获得缺陷信息,从而很难及时改进。倘若设置专门的内部控制职能,那么首先新设公司可以根据日常业务设计最佳的可执行可操作的管理流程。因为是公司自行设计,带有更多可行性;其次任何时候任何部门都可以也必须接受内控约束;再者定期或不定期审计,可以促使各部门认识缺陷,改进不足。持续而连绵不断的外在力量可有效约束并促进管理。目前公司新发布了风险管理标准,规定了战略管理委员会等各部门的控制风险,搭建了风险管控组织架构。架构如何有效运行,需要通过实践进一步完善。

第二,建立企业内部控制制度。金冠公司需重视优化企业内控环境,推广企业内控理念,加强内控制度、规范的学习与培训,观念普及到人。目前新设公司对于内控理念,普及力度有限。这一方面说明了理念推广的难度,另一方面也说明此项工作有极大的发展与提升空间。新设公司可以结合历次审计,摸索建立科学的内控体系,并可以揉和到现有的组织绩效考核方案中。

第三,建立风险防范机制。企业内部控制目标的实现,离不开有效的风险防范机制的建立。建立科学完备的风险防范机制,能够有效地对企业活动中的风险进行预防与控制。新设公司应每年进行至少一次的风险评估,以尽可能预防与规避风险。财务内部实施同一工作岗位AB角方案,平日工作以A角为主,遇到紧急情况,B角可以无风险接替A角工作。自公司成立至今,财务岗位基本全部实现了关键岗位轮换。这种工作方案,可以有效避免企业过于依赖业务人员,避免资源掌握在个人手中,使企业对业务开展失去控制。

第四,加强内部信息交流与沟通。内部控制实施过程中,有效的内部信息交流与沟通,能够降低各个部门在内部控制过程中的信息不对称,提高企业的信息资源的共享程度。当前新公司有三大系统,可以作为日常信息共享的平台。一是ERP系统,现有几大模块:应收、应付、固定资产、库存、成本。这些看似都是财务核算所用,实则其获得数据,都是来源于最原始的业务员的操作。各职能部门在工作中,可以积极思考所需,同时将所需通过一定操作输入到ERP中,那么最原始的记载将同时为其他相关部门提供宝贵的一手信息。职能部门需要约束哪些职责,也可以通过增加审批来实现;二是风险管控系统,这是新设公司委托高校开发的软件,目前正在投入使用。像外协劳务指令书,目前完全纸质传递。传递过程中,容易遭遇缺失签字,或涂改风险等。

倘若通过该系统传递,可以随时被调阅,既方面使用,又加强监督;三是公司OA网页,对于公示性文件、信息,开辟专栏,及时发布,从而让需求者第一时间获取有用信息,避免执行风险。如何应对外部审计,有一定技巧,但更多的依赖企业踏实的基础工作和积极的思想作为。完善的内部控制能够降低企业风险,提升企业内部管理水平,因此公司要高度重视该项工作,总结推广好的方法,改进不足,以推动新设公司审计机制的完善发展。新设公司在运行中,积极主动总结经验,筛选优秀的管理理念与方式,通过收集记录整理,最后升华成公司的管理财富。好的管理理念源于实践,也必将回到实践中去。新设公司成立不久,但是在审计工作方面已经积累了非常宝贵的经验,伴随了新设公司的成长。

作者:司琳 单位:铜陵有色金属集团股份有限公司

浅谈新设公司审计发展历程责任编辑:张雨    阅读:人次