企业物资采购的审计风险研究范文

摘要：

本文阐述了现代企业物资采购的主要风险，分析了物资采购审计的现状，给出了现代企业物资采购审计风险的防范策略。

关键词：

现代企业；物资采购；审计风险；防范策略

物资采购作为现代企业供应链的关键环节，在国内国际贸易中扮演着重要角色。物资采购为企业发展提供必要的生产资料，还能带动相关产业和供应链的发展，促进社会进步。由于物资采购涉及资金管理、供应商管理等大量主、客观因素，长期以来一直是企业贸易活动的风险高发领域之一，受到内部审计的重点关注。鉴于采购工作的重要性，现代企业物资采购的审计风险也成为一项系统性、复杂性工作，需要在企业贸易活动中常抓不懈。为此，对企业物资采购审计风险的种类、发生的环节、风险的成因及防范措施等需要加大关注力度，在采购计划、询价和选择供应商等方面，对审计风险加以研究判断，以此来确定审计内容与审计形式，有针对性地确定审计方法，最大限度防范和化解审计风险，达到“以审促管”的目的。

1.现代企业物资采购的主要风险

现代企业物资采购在企业运营成本中的地位不断上升，加之其他多种因素的影响，其风险呈现出不断扩大和深入的趋势。

1.1内部风险（1）合同风险。在企业贸易活动中，采购合同的订立者因多种原因，未能对合同文本进行充分考虑，或因为一些条款的说明存在歧义，出现了合同风险。比如，在一些采购合同中，违约责任被人为简化，对纠纷的处理方法和手段表述不清。这样，一旦出现问题，就可能给企业带来损失，影响企业采购的可持续性。此外，一些采购合同的订立存在不正当的情况，比如卖方通过不正当手段，给予企业采购人员好处，或者采购人员主动向卖方寻租，这些都会构成企业采购活动风险，增加企业采购审计的工作难度。（2）验收风险。在没有得到企业允许的情况下，私自对采购的物资进行验收，或者在物资进入到仓库之前，越过合同和制度的要求，对物资数量、规格、质量、价格和单据等进行审核与验收，形成了与实际情况不相符的记录信息，由此引发一定风险。比如在物资数量上含糊其辞，在物资质量上以次充好，对物资的规格不仔细核对等。这些都会给企业物资采购的审计工作带来不必要的风险。（3）计划风险。一些物资部门和计划管理人员由于工作意识的差异，未能对物资需求进行认真的计划和核实，使得上报的计划与实际需求不符，致使物资采购中出现与此相关的计划风险。一旦发生，物资采购的品种、数量、交货期和质量要求等，都会因与实际情况存在偏差，而影响到企业正常的生产和经营，也会因生产项目的变更带来不必要的损失，给企业物资采购的审计工作造成一定阻碍。（4）招标和存货风险。由于企业制度的不完善或管理理念与企业实际工作的冲突，使得在物资采购招投标工作中出现直接采购、人情采购、关系采购等情况，导致应该招标的未能招标，应该进行比质比价的交给了熟人办理，在无形中增加了企业物资采购和各项经营活动的成本。由此还会引发存货不足产生的生产风险，以及物资存货过多导致的企业资金周转风险等，这些都会导致企业物资采购审计风险增加。

1.2外部风险（1）质量风险。如果企业物资采购管理部门疏于管理，一些物资供应商提供的物资质量无法达到企业生产的要求，导致生产出来的产品和服务质量难以达到既定的标准。这会给现代企业的生产运营带来严重损失，也会增加社会成本。比如，一些企业在原材料采购时未能对物资质量加以重视，使得企业产品的整体质量下降，严重影响了企业信誉与市场竞争力，也增加了审计风险。（2）意外风险。由于自然环境、经济政策、价格波动等因素的影响，会造成一定的意外风险。比如由于突发的天气情况、交通运输情况等导致无法正常交货，导致企业的正常生产难以进行，影响了企业的市场信誉，这也会提高企业物资采购审计工作的难度。（3）合同风险。这类风险既存在于企业内部，也存在于企业外部。在市场经济环境下，企业物资采购工作要严防合同诈骗给企业带来的风险。但是，在一些采购合同中，由于采购方的疏忽或者合同签订技能的欠缺，在合同之中会隐蔽着一些难以辨别的、对企业采购工作不力的条款。比如，一些卖方以虚假的合同主体身份和企业签订合同，如果发生合同纠纷就难以追诉；再如，如果未对卖方的真实身份进行核对，而卖方本身就是“空壳公司”，企业采购行为极有可能因此遭受欺骗，所需的物资难以按时得到供应，增加企业采购的审计风险。（4）价格风险。现代企业处于动态的市场环境之中，如果不能对外部环境、内部环境进行综合分析和全面判断，就有可能受到价格波动的影响。比如，一些供应商能够借助多种力量操纵物资采购的招投标环境，通过串通和合谋，非法提高物资价格，使企业为此多付出更多采购成本。再如，一些企业所处的市场极具波动性，如果企业在价格较高的区间进行物资采购，就有可能在随后价格下跌的过程中遭受损失，增加企业物资采购审计的工作量。

2.现代企业物资采购审计风险的现状解析

越来越多的企业出于打造灵活供应链的需要，将企业的工作重心转移到物资采购和物资管理方面。但是，在多种因素影响下，一些企业在采购活动中引发了一定的审计风险，主要表现以下：

2.1企业内部分散采购增加采购风险一些企业为了改革创新，将物资采购的权限无下限的下放，使其用料单位能够拥有物料采购的自主权。这在一定程度上活跃了企业的层级结构，也在企业各部门之中形成了系统化体系。一些部门在物资采购过程中拥有一定的权力，缺乏与其他有关部门的协调和沟通，使得最终购买的物资与企业的实际需求不相匹配，浪费了企业的流动资金，还在很大程度上产生了物资堆压，对企业的可持续发展十分不利。

2.2采购部门和采购人员过于分散在一些现代企业中，物资采购部门并不统一，一些下属地方的供应站有较多，甚至会在一些特定的城市中拥有多个物资供应点。如果这些企业驻地位于上海、北京、郑州等城市，企业的规模较大，对物资采购的规模和数量有较高要求的话，这种采购部门和采购人员相对分散的做法是可取的。但是，我们发现，越来越多的企业，在物资采购方面，其员工数量已经占到了企业员工的较大比例。比如中国某能源企业的采购远远已经超过2万人。这样一来，不但会导致大量工作人员剩余和生产能力过剩，最终将企业拖入到持续亏损的状态之中。

2.3采购职能和职责分配模糊一些企业物资采购活动中，无论是内部工作人员，还是外部的物资供应商，都会因采购职能和职责分配的模糊，将物资采购部门与物资采购中心混淆，将物资采购管理部门与物资采购计划部门混淆，这就给企业的物资采购工作造成了一定困难。实际上，按照现代企业制度，企业的物资采购管理部门应进行统一归口管理，所有物资采购工作都应该划归物资采购的具体执行部门统一处理，而不是分散管理、多头管理。否则，如果出现了职责分配模糊的情况，极有可能导致物资采购工作延迟，影响企业的生产运营。

2.4采购体制不完善在企业物资采购活动中，一些企业由于环境和市场因素的影响，在物资采购方面难以获得明显优势，只能按照自身主观判断制定物资采购计划。比如，在我国的一些国有企业里，总部采购计划的执行多以命令的形式实现，对下属部门的要求较高，只能依据既定的计划完成企业的物资采购任务。这样做的结果是，在未能了解下属部门实际情况之前，制定了采购计划，最终采购过来的物资是很难达到企业的实际生产要求的。

3.现代企业物资采购审计风险的防范

在前文的分析中可知，现代企业物资采购是物资管理的源头与重要环节，但同时也是经营风险与审计风险的高发领域，这种风险甚至贯穿整个物资采购过程的始终。所以，有必要开展以风险为导向的物资采购审计工作，通过充分识别与评估审计风险，最大限度地提高审计风险的防范水平，提高企业物资采购的实际绩效。而为了实现这一点，本文认为，除了要区分集中采购和非集中采购、强化对物资采购过程的监控外，还应统一制定采购报审程序，推行灵活的定价方式等等。

3.1区分集中采购和非集中采购对集中采购进行审计时，首先要对经常往来的买家进行深入分析和了解，尤其要对企业的性质、诚信度和商品质量以及工作业绩等主要指标进行判断，更要对其主要货物的来源进行综合考虑；其次要按照市场行情，根据采购的数量和规模优势进行价格谈判，最大限度地降低采购成本的目的；最后，要对货物源头进行缩减，通过多种方式减少中间环节，减低采购成本。在非集中物资采购审计中，首先要消除虚增采购和虚假采购，对高档采购和“化整为零”逃避审计等行为要予以坚决打击；其次，要根据采购要求，合理制定送审金额起点，倘若审计金额起点较高，不但对审计监督不利，还会增加逃避审计的概率；而如果审计金额起点处于较低水平，又会增加送审频率，对企业的正常工作造成影响，降低审计质量；最后，要重点强化审计验收工作，对购入的物资和送审的品名、数量、质量等进行严格审查。

3.2强化对物资采购过程的监控现代企业需要构建物资采购的审计风险管理体制，确保采购审计风险管理能够落到实处。为此，为了最大限度的消除物资采购的审计风险，首先需要在企业内部培育良好的审计风险管理意识，使全体员工树立正确的审计风险管理观念，持续提高企业物资采购水平。其次，企业要强化对物资的需求统计和计划工作，在物资采购的询价、招标、付款等环节加强审计和监督；最后，要尽量消除采购的弄虚作假行为，确保企业的物资采购工作在合理合法的环境下进行。

3.3统一制定采购报审程序为了降低企业采购的审计风险，防患于未然，需要由采购部门填报送审表，并要求采购部门负责人签字确认。对于属于预算内的采购项目，还应报给分管预算的管理者签字。对于那些预算外的采购项目，可以报给分管领导确认；此外，常规物资采购应通过审计部门的初审和复审人员的审计，对企业采购的特殊物资，要根据其数量的多少、规模的大小，以及商家的资质、品种的类别等，要分门别类的登记台账，为审计工作奠定基础。而为了防止先采购后报审现象的出现，要求审计人员把审计资料整理归档，以为审计工作留下证据资料。

3.4推行灵活的定价方式除了要区分集中采购和非集中采购、强化对物资采购过程的监控、统一制定采购报审程序外，还应推行灵活的定价方式。比如，要以市场价为基础，通过加权平均的形式求出物资采购的均价，再按照采购量的多少，送货与否、是否需要后期服务等确定采购价格。在这一过程中，可以通过电话询价、网络报价等形式，按照物资地址、电话等信息，与卖家进行直接或者间接联系，知道底价之后，再考虑最终的定价。此外，还应对物资采购的成本进行分析后定价，以保证价格的合理性和经济性。

4.结束语

现代企业的生产经营活动中，物资采购工作一直备受关注，如果相关环节得不到严格控制，会直接影响企业的经济效益，还会增加社会成本、滋生腐败。所以，应在采购计划、供应商选择、采购实施以及合同签订、验收和质量管理等方面，对企业的物资采购工作进行审计和监督，并对其审计风险加以规避，以此来规范企业的物资采购行为，最大限度地降低企业的生产和经营风险。

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作者：乔平平 单位：河南工业职业技术学院