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审计访谈技巧探究

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审计人员必须保持客观性,这是一个先决条件,是开展一切审计工作的前提,是审计准则对审计人员个人职业品性的基本要求。在访谈过程中同样应当保持公正客观诚实的态度和适度的谨慎。保持这种独立的精神状态要求审计师在对有关审计信息、审计事项作出判断时不能依附他人的意向,应当辨别潜在的利益冲突及偏见的信息。不作重大的质量妥协。不应收受影响客观性的礼物、酬金、有价证券、支付凭证以及宴请、旅游、健身、娱乐等活动安排。客观性的实质是一种精神状态,审计人员平时应加强心理训练,提升个人修养。

审计证据有五个质量特征:相关性、客观性、合法性、充分性、重要性。每一个质量特征,访谈得到的审计信息都不能完全满足。比如合法性,口头的言词证据应转换为有签字的书面证据才具备法律上的效力。访谈的目的是为了获取一些基本信息,然而访谈证据是不具有结论性的,不能仅凭这些信息得出审计结论。所以这些信息必须通过收集其他证据进行佐证———必须以某种形式得到加强,否则不能做为审计证据。

实战技巧:

(一)营造气氛

面谈时的气氛很重要。要让面谈者感到轻松,个人没有受到指责、没有受到威胁,否则他会采取不配合的态度。宜采取的方法是间接的提出问题,获取与潜在问题有关的事实信息。直接提出问题,可能会让面谈者感到不适。访谈中还要注意非言语行为的影响,如语调、面部表情、态度等。这些都可能影响气氛,进而影响访谈质量。

(二)初次印象

在开展访谈的初期,审计人员要注意不能让受访者产生不平等的情绪,不能让被审计人员产生敌意、害怕、讨厌等心理,应从受访者的本职工作谈起比较好,让其感受到受重视、亲切的感觉。开始阶段也不宜谈一些量化的问题,总之和睦的关系才是访谈良好的开端,才有助于审计成功。

(三)变序提问

针对同一个主题,如果确定的受访部门及人数较多,审计人员有可能在过程中产生倦怠和无趣的感觉,影响访谈质量。此时审计人员应就所提问题改变顺序提问,或者使用有所差异的方式提问。但是,因为目标是既定的,所以不宜采用不同的问题而偏离目标。

(四)分别面谈

受访者较多时,不宜集中大家提问,不宜让大家以书面形式回答。书面回答与口头回答会产生很大差异,受访者会误认为是交待问题。书面材料必要时才采用,比如舞弊调查。集中(或部分集中)提问时人们会观望,而不能主动说出有价值的信息,或者担心会传到自己领导耳中。况且让多人同时脱离岗位,未必能办到。所以最好分开来谈。二次面谈要慎重,除非事实已经清楚后,需要确定受访者的责任和参与程度,一般不建议对同一个人的二次访谈。

(五)关键信息

如果受访者告诉审计师的信息量很大时,应注意两点:一是关注效率,不要浪费时间和精力,不宜采取进行录音过后整理或者过后再找更多的人面谈的方法,找更多的人未必能得到想要的信息。其二,提高审计师自身素质,在谈话之前,尽量预先考虑到关键信息,不宜做详细记录,实不可取。谈话中不能让受访者来确定信息的性质,因为他是否有充分的经验和知识是不确定的。

(六)学会倾听

为了做到有效倾听,需要从细节上筛选重要想法,注意重要观点。有研究认为,多数人的头脑处理信息的速度比说话快三倍。因此有效的方法是将听到的重点同脑中已知的信息联系起来,只有这样,回应的时候才会得心应手。倾听时的不恰当反应有三种:马上准备回应。如果边听边准备答案,势必会影响倾听,尤其是他下面讲的内容。暗中观察说话人的非语言信息。如果能顾及他说话的内容,可以适当选择这种方式。如果做不到兼顾,则以倾听为主。对说话人的微反应做出判断,如今已经成为一种独立学科,即使专业人才也有判断失误的时候,所以这种兼顾的方式是不建议的。默记所有细节和谈话内容。这个太难了,也没有必要。

(七)正常程序

在现场观察、实地监测时,有可能会遇到反映情况的普通员工。遇到这类情况要根据所反映问题的性质进行适当的处理。有这样一个案例。某审计师在进行现场观察时,遇到在化工品仓库工作的某员工反映问题,某物品经常引起他头疼。审计师不能漠然处之、置之不理,但这又超越了审计工作的范围和权限,审计师也不可能放下手头的工作去详细了解情况,调查事实。如何处理?值得肯定的是审计人员不能推脱,不能表达漠不关心不感兴趣。比较好的做法是建议该员工走正常的管理渠道和管理程序反映问题,同时要向审计部门的领导反映该情况。但不能直接建议该员工去找单位的法律部门,这可能涉及法律甚至劳动保护一类的诉讼问题。

(八)不能威胁

在调查可疑舞弊行为过程中,同相关人员访谈的审计职责是尽可能多的收集事实证据。仔细倾听受访者的发言,了解被访谈者的情况,寻求真相。必要时,可以要求每位受访者写出书面说明。审计人员没有权力将相关人员限制在办公室。访谈中不能涉及试图取得犯罪口供、也没有权力对相关人员进行惩罚或免予惩罚。不要试图让嫌疑人坦白,这与审计师的角色不符、职权不符,应避免留下审计师正在寻找供词或定罪的印象。遇到不合作的人不能进行威胁。对于有嫌疑的人审计人员不能随便表态,超越权限。比如允诺交代问题后就可以继续回去工作,或者不予追究。这些都不是审计的职权,审计主要负责收集相关证据。

(九)疏通情绪

在审计师遇到积极对抗,即被审计单位不信认审计师合理提出的观点时,双方取得一致的最有效方式是让被审计单位再次解释他们的意见,从中发现一致之处。在没有具体问题阻碍时,思想症结不能围堵。审计师不应采取以下三种方式:向被单位的上级谈论此事,这会使双方关系疏远。依赖逻辑观点,再次解释审计师的观点也是不可取的。被审单位已经听不进去。只有他们敞开思想时才能接受逻辑。等待被审单位之后再提出理由,这个时候他们可能会较为通情达理。这也是不正确的。一个疲倦的、心烦意乱的人不是同审计师进行讨论的好听众。因此最好的方法先让其倾述,从中寻找一致性。

(十)适当妥协

有这样一个案例。审计师发现危险废弃物堆放场出现安全隐患,必须进行修缮。大家知道,危险废弃物的管理以安全为重,应该遵守危弃物管理相关法律法规。因此审计师提出要有纠正问题强化经营的全面完整的方案。沟通时,业务部门提出当年预算中没有这方面资金计划。审计师不宜采取的沟通方式有:等待下一年的预算。不管不顾,坚持要求修缮。业务部门会很为难。没有资金,很难落实审计意见。选择折中方案,比如不完整的纠正措施、暂时维持现状等。最好的办法是要求高级管理层参加会议,在资金问题上进行决策。会上业务部门提出了一个最小投资方案,以安全解决该问题。审计师应考虑被审单位的实际情况,接受这个方案。不能固执己见,不能片面坚持,不能不考虑被审单位的实际环境。不能片面地向其上级寻求支持。也不应该有保留的接受这个方案,事后再要求业务部门全面落实审计意见。

本文总结了访谈与沟通四条基本的要求和十条实战技巧。无论什么方法都不是一成不变的,同样一种策略应对不同人员、不同事项、在不同的阶段产生的效果都可能大不一样,所以应根据实际情况采取适当的方法。(本文作者:马燕东单位:长治清华机械厂)

审计访谈技巧探究责任编辑:陈老师    阅读:人次