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会计电算化与计算机审计
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[内容摘要]:本文揭示会计电算化给审计带来了风险与挑战,分析对给审计工作提供了新的发展机遇,开展计算机审计不仅能够提高审计工作效率,同时还促使会计电算化及审计办公自动化向更高目标迈进。本文还结合审计软件开发的实践提出审计软件应具备的基本功能,并对计算机审计发展的方向进行了展望。

[关键词]:会计电算化计算机审计

在信息化迅速发展的今天,经济活动记录的处理技术已经向电子化、集成化、广域化、数字化和无纸化的方向发展。会计工作的技术手段能够跟随着信息化的步伐,许多单位已经实现了会计电算化。而审计的技术手段却相对滞后,绝大多数的审计仍然是“绕过计算机审计”。这给审计工作提出了挑战:作为审计人员,如果不懂计算机审计,在不久的将来就会失去审计的资格。同时,也给审计工作提供了新的发展机遇,促使审计工作向更高层次迈进。

一、会计电算化给审计带来的挑战与发展机遇

(一)开展审计工作的紧迫性

会计电算化信息系统的环境比手工更为复杂,审计人员面临诸多难题,审计人员如果仅靠原有的审计技术和方法是无法适应新的形势,必须改进审计方法,拓宽审计内容。

1、审计对象的扩展化,给审计提出了新课题。

计算机信息系统环境下的审计对象,除手工环境下的审计对象以外,信息的载体得以扩展,出现了新的信息载体,如磁带、磁盘等。另外,审计人员还要对会计电算化信息系统本身进行审计,其中包括对会计信息系统的开发与设计、会计软件的程序、会计信息系统的控制等进行审计,是些都是审计人员面临的新课题。

2、绕过电算化系统的审计,很难有效地发挥审计职能。

随着会计电算化水平的提高,如果审计人员不懂得计算机,不了解电算系统,只能依赖被审单位提供打印的账页进行审计。这样审计人员可能得不到被审单位的尊重,甚至还可能被不老实的人所愚弄。所以,审计人员如果不能审电算化系统,面对比较复杂的会计信息系统就变得无能为力了,这就很难有效地发挥审计的监督职能。

3、审计内容的复杂化,增加了审计工作的难度。

手工系统中,审计的内容主要是对其财政收支活动及有关的经济活动的审查。在会计电算化信息系统的情况下,加密的会计软件把以往肉眼可见的线索掩盖了起来,使得审计内容变得复杂化。加上人们往往过分相信计算机输出的结果,容易忽视了计算机也是由人来操作的这一关键环节,表面上账、证、表的相互平衡,可能掩盖了人工录入的错漏。例如,某工厂财务处从工资单到工资汇总表都是计算机计算打印出来的,历经检查都没发现问题。在一次审计本来要结束时,有一位老会计随手用算盘打了一张工资汇总凭证,发现汇总结果不对,经详细核对,查出一个工资核算员利用工资汇总表贪污公款70多万元的大案。案件的查出并不令人乐观,如果让审计人员凭算盘来检验计算机的结果,审计时间、审计成本都是不允许的,也是不容易做到的。

4、计算机环境下的舞弊更具有隐蔽性,给审计带来了新的风险。

计算机的应用,使会计作弊由手工操作变成了由机器完成,计算机作弊不留痕迹,更具有隐蔽性。美国斯坦福研究所的调查表明,该国计算机舞弊犯罪的损失平均每起为45万美元,最高的一次曾达到50亿美元,全世界每年通过计算机被盗走的资金高达数百亿美元。这无疑给审计增加了查处的难度和风险,正如国际会计联合会会长罗伯特梅尔指出的:“会计师将不得不对实际上通过计算机报告的财务信息承担责任”。

5、传统审计的信息反馈能力弱,与信息化的时代要求不适应。

随着现代科学技术的进步,信息化进程日益加快,纸质账本将为电子数据所代替,传统的手工审计将遭遇无情的冲击。而审计要行使高层次的监督,不仅需要微观的监督,而且要参与宏观的调控,尤其是在市场经济和信息化社会的今天,单位领导希望审计能及时反映和提供财务管理中的新情况、新问题,提供宏观控制所需要的信息。面对这样的形势,审计工作者必须尽快掌握先进的审计技术,以较少的人力和时间消耗,完成更多的审计任务。要做到这一点,开展计算机审计必不可少。

(二)开展计算机审计的必要性

会计的电算化的发展不仅是向审计工作提出新的挑战,同时也为审计人员提供了新的用武之地,为审计带来发展的新机遇。开展计算机审计,能够使得审计技术更加先进,审计领域更加宽广,审计信息更加及时,使审计真正成为高层次的监督。

1、拓宽审计范围,全面开展审计监督。

审计人员借助于审计软件,利用计算机提供的程序输入必要的条件进行样本抽取,对异常项目进行调查测试,以确定审计重点,并可以在一定范围内进行逐笔审计,使得审计内容更加广泛,审计人员可以不再由于时间和工作量的原因而缩小审计范围。

在手工条件下,由于审计方法与技术的限制,对手工信息系统的审计往往以财务审计和事后审计为主,在计算机审计的条件下,利用计算机快速、准确的特点,积极开展事前审计、事中审计和效益审计,扩大审计范围,提高审计工作质量,减少审计风险。所以,计算机审计使得全面审计成为可能。

2、科学统计与抽样,提高审计工作效率。

会计电算化提供的电子账是肉眼不可见的,对不懂计算机的审计人员来说是个风险,但对可以用计算机进行查账的审计人员来说是一个有利条件。审计人员利用计算机处理数据既快速又准确的特点,使得审计资料的审查与分析工作主要由计算机完成,从而提高审计工作效率。

效益审计一般比财务审计、法纪审计需要进行更多的经济定量分析和经济效益指标的计算,利用计算机辅助审计,使得审计人员能挤出时间和精力开展效益审计,更能显示出计算机审计所特有的优势。

3、查错防弊,促使会计电算化向更高目标迈进。

会计电算化后,内部控制方式发生了较大变化,内部控制变为对人和机器两方面的控制,如果会计电算化系统在控制上有漏洞,就会造成比手工记账更严重的失误和损失。而开展计算机审计可以找出会计电算化系统内部控制制度的薄弱环节,促进会计电算化系统内部控制制度的建立,达到间接防弊的目的。

人工查找输入错误十分繁琐,而计算机则可按照指令查找有关事项,并将可疑数据提取出来。所以,与传统的手工审计相比,计算机审计可以方便迅速地查找错误和舞弊,既直观又高效。

在电算系统不规范的情况下,要实现审计软件的通用性只能安排层层提示和大量的人机对话,这必定降低软件的运行速度和效率。要有效地开展计算机审计,首先做到电算会计系统的规范化。再则,深层次的计算机审计,是要对会计电算化系统本身进行审查,这就要求审计人员通过打开电算化信息系统这个“黑箱”,探索和测试信息系统的处理逻辑,对它的安全性、可靠性、稳定性、合法性等方面进行监督,从而揭露问题、找出不足、提出改进意见,促使了会计电算化系统向更高的目标迈进。

4、加强信息反馈,促进信息化建设。

在手工审计条件下信息的整理、反馈以及灵敏度等方面都存在着大量的不足,而计算机审计则给审计信息的利用提供了极大的优势。例如,审计电算化后,大量的审计信息、审计法规、被审单位基本情况都存储在计算机内,需要时可随时查阅,使资料的索取更加及时;利用计算机对审计的信息进行统计、汇总、分析和上报,将会大大加快信息的反馈,增强审计系统信息的反馈能力,这将能为领导决策提供更的、多及时的有用信息,能有效地发挥审计对宏观调控的作用。

5、推动审计工作规范化、办公自动化。

手工条件下审计人员在各自负责的项目范围内开展工作,资料搜集、核对、计算、编制工作底稿、编写审计报告等工作存在大量的重复劳动。在计算机审计的情况

下,每个审计人员工作的中间结果可由大家共享,对某一项目的各个部分可根据专业分工同时开展工作,然后把结果汇集到一起,整合成一个完整的工作成果,不仅节约了大量的人力,还极大的提高了审计工作效率,保证了审计工作质量和进度。同时,通过计算机辅助管理,将文字处理、审计程序及审计工作底稿、电子表格等建立规范的模板,使审计工作实现规范化,审计手段实现现代化,审计工作迈向高科技领域。

上述情况表明,再不进行计算机审计,审计人员将失去审计资格;而开展计算机审计则可以使得审计工作向更高层次迈进;研制开发一种操作简单、使用方便、功能性强、通用性强的审计软件,则是实施计算机审计的关键。

二、积极开展计算机审计

(一)软件开发的原则

会计核算软件的多样性和保密性,造成审计数据的难以取得,是开展计算机审计的最大障碍。但是,在国际上许多国家的计算机审计已相当普遍,为适应经济的全球化和国际一体化的发展,必须尽快实施审计工作的电算化,否则很难向国际审计准则靠拢。所以,计算机审计也并非高不可攀,只要审计人员有信心,只要审计人员能提出需求,计算机专业人员就能够将审计需求变为审计软件。

在软件开发中,应按照标准化、规范化、科学化的原则,实现审计全过程的电子化,并逐步向自动化、智能化和远程审计发展。已《金审审计软件》开发的实践与体会,审计软件应具备以下功能:

1、审计软件要独立使用。

如果将审计软件直接插入被审计单位会计电算化系统,在没有足够证据证明审计软件不会对其财务数据造成损害的情况下,被审计单位会提出反对意见。为了避免出现财务数据遭受损害的可能性,审计软件只能脱离电算化系统独立使用。

2、建立审计软件平台。

审计软件平台主要包括:

①审计项目管理子系统。其功能根据审计组成员的个人特长和审计组的需要进行分工,灵活安排审计进度。同时提供审计通知书、审计计划、审计工作底稿、审计报表、审计报告等各种模板,并具备汇总各个审计人员完成子项目的成果形成完整审计文档的功能。审计项目通过计算机进行管理,将审计工作由原来的个体性很强的工作方式连接成为群体化的工作方式,使每一个审计人员的工作互相关联,互相协助;

②财务数据查询子系统。其功能是将财务数据通过数据接口转换为审计查询的数据,审计人员可以随心所欲地查询、分析财务数据,并生产相应的审计工作底稿和审计报表;

③财经审计法律法规查询子系统。其功能是输入、检索、查询、浏览及打印在审计过程中需要涉及到的国家、地方和单位的各种法律、法规、政策、制度等适用性文件,并具备网上升级的功能;

④审计公文管理子系统。其功能是处理各项目审计过程中的文件。

3、加速开发通用性接口软件的步伐。

审计数据接口是计算机审计的一个瓶颈,加大力度、加快研究和开发审计数据接口的进度,是推动计算机审计发展的一个重要课题。由于会计应用程序的纷繁复杂,采用的数据库系统种类繁多,开发面向不同对象信息系统的审计数据接口,成为一个十分重要而又繁重的任务,因为会计软件纷繁复杂,也不可能逐一编制接口程序,所以通用的数据接口软件亟待开发。

(二)计算机审计展望

1、由聘请计算机专家审计为主向审计人员独立审计发展。

目前,由于我国审计人员大多数还不能独立地进行信息系统的审计工作,在进行计算机审计时往往是聘请计算机技术人员协助进行。但由于计算机技术人员一般都不懂审计业务,而审计人员又不懂计算机程序,所以,两者之间的沟通比较困难,审计目的难以达到。因此,从长远观点看,培养新一代的计算机审计人员,有既懂审计业务,又懂计算机,能够独立开展计算机审计,从根本上解决我国计算机审计问题。

2、由定期审计向实时审计方向发展。

随着计算机网络技术和电子商务的发展,未来的计算机审计人员可以将自己的计算机与被审计单位的会计信息系统联网,通过在被审单位的信息系统中嵌入为执行特定审计功能而设计的程序段,收集审计人员感兴趣的资料,并通过网络系统将这些资料及时传送到审计人员的计算机中,进行实时审计。实时审计可以弥补事后审计线索不充分的缺陷。

3、审计软件将由查账型向分析型和专家系统方向发展.

目前的计算机审计软件,其主要功能是对存贮在磁性介质或光介质上的数据文件进行查询、抽样、复核、核对等,执行查账的功能。但是,随着计算机审计范围的不断扩大,仅仅具有查账功能的审计软件是远远不能满足计算机审计要求的。未来开发的计算机审计软件,将由查账型向分析型方向发展,并进一步发展为审计专家系统。分析型审计软件是在对磁性数据文件内容进行真实性和合法性审计的基础上,通过建立适当的审计模型,对各种经济指标进行定量的计算、分析与评价;审计专家系统则是模拟审计专家在审计中所作的思维和推理,代替审计人员完成部分审计任务的计算机软件。

会计电算化与计算机审计责任编辑:小胥老师    阅读:人次