物联网技术在高校档案管理的重要性范文

摘要：随着科学技术的发展，我国的高校档案管理工作也在不断的改革和创新。尤其是近几年来，在高校档案管理工作中，充分运用了物联网技术，这种技术的有效运用促进了我国高校档案管理体系的创新性发展。但是在运用过程中，不可避免的会出现一些问题，这需要技术人员针对具体问题进行分析，制定出合理有效的解决方案。本文基于物联网技术在我国高校档案管理中的应用及其应用过程中存在的问题进行研究，探讨如何在高校档案管理工作中有效地使用物联网技术，以此来提高档案管理工作的工作效率。

关键词：物联网；高校；档案管理

对于大学而言，高校档案管理工作占有十分重要的地位，很多高校都对档案管理工作给予了一定的重视。然而随着时代的发展，传统的档案管理方式已不能满足高校进行档案管理工作的需求。而物联网技术的发展，恰恰为解决这一问题提供了有效的方法。本文即通过对物联网技术在高校档案管理工作中的应用展开分析和探究，找寻有效的措施提高高校档案管理工作的效率，实现档案管理智能化。

一、物联网概述

（一）物联网定义物联网是指通过射频识别、红外感应器、全球定位系统、激光扫描等信息传感设备，按照约定的相关条例或者协议，将物品与互联网进行连接，实现信息交换和通讯，以此来实现智能化的识别、定位、跟踪和监控管理的一种网络。

（二）物联网的特点

1.智能性通过物联网技术，能够将获得大量数据和信息进行分析和处理，然后对物体实施智能化的管理，实现人与物、物与物之间的信息交流。

2.互通性通过物联网技术，无论在任何时间、任何地点或者任何物体，都可以随意的进行互通，获得所需的信息，实现网络共享。

（三）物联网的关键技术

物联网的关键技术主要分为三层：一是感知层的关键技术，在高校档案管理工作中，管理者可以通过感知技术将档案的存放位置、档案的来源和档案的基本信息以及相关内容进行储存。运用感知层的关键技术对数据进行管理，能够有效地提高档案管理效率，减少由人为操作导致的工作失误，同时也减轻了工作人员的负担。除此之外，对感知层的关键技术加以运用，可以建立档案安全监测系统，能够对高效档案进行实时监测与管理。二是网络层的关键技术，它主要是负责远程监控和自动监控等。三是应用层的关键技术，它主要依靠云计算平台，因为在高校档案管理工作中，既包括学校的档案信息，也包括个人的私人档案。学校的档案信息是可以公布的，而个人档案由于涉及到隐私问题就不可以公布，通过云计算平台就能够对其档案实现智能化管理。

二、在高校档案管理工作中物联网技术应用存在的问题

（一）标准不统一

在高校档案管理工作中，要想充分发挥物联网技术的作用，实现智能化的管理，就必须实现两个“统一”：一是管理制度的统一，但是根据对我国高校管理工作的实际情况分析，每个学校的情况都不同，制定的管理标准制度也不同，这一差异性，在很大程度上阻碍了物联网技术在我国高校档案管理工作中的有效应用。二是技术标准的统一，目前关于物联网的技术标准很难统一，主要有三种表现形式：一是欧美国家的EPC，二是是日本的UID，三是中国的NPC。如果不同国家采用不同的档案管理技术标准，那么就不能实现网络共享，也不能降低经济成本。这对于物联网在我国的使用十分不利。

（二）资金缺乏，投入不足

为了能够在高校档案管理工作中引入物联网技术，高校必须做好财务预算，准备充足的资金。但是目前由于物联网技术及其相关设备的价格都比较昂贵，高校要想购买完善的硬件设施，需要投入大量的资金，而很多学校的资金投入力度都严重不足，这极大地阻碍了互联网技术在我国高校档案管理工作中的推广使用。（三）档案的安全管理受到威胁在高校档案管理工作中，运用物联网技术，其中涉及到的关键技术较多，而且有的技术还不够成熟，尚需改进和完善，例如数据库技术、网络信息技术等。除此之外，在档案的安全管理方面，也存在一定的威胁，需要技术人员采用有效的安全技术来弥补这一漏洞，提高档案信息的安全性。

三、物联网技术在高校档案管理工作中的应用策略

（一）提高档案管理人员的管理水平

为了在高效档案管理工作中充分地运用物联网技术，对档案管理人员的工作能力和管理水平都提出了更高层次的要求。首先要求高校档案管理工作人员要具备专业的档案管理知识和管理技能，还要掌握物联网技术的相关知识和操作水平，以保证在进行高校档案管理工作时，及时运用互联网技术进行操作。其次，高校档案管理工作人员要具备认真学习、积极上进的精神，当物联网这种新型技术出现时，不要拒绝接受，要勇于去学习，提高自己的工作能力。最后，高校档案管理工作人员要具备紧急处理网络技术相关问题的能力，一旦物联网技术出现问题，能够及时有效地解决，以免影响正常工作的进行。因此，需要高校加强对档案管理工作人员的培训，同时，高校档案工作管理人员还要紧跟时代的发展，不断更新管理理念，促进学校档案管理水平的提高。

（二）制定统一的管理标准和技术标准

如果高校想要在档案管理工作中实施物联网技术，就必须制定统一的管理标准和技术标准。在管理标准制定方面，制定互联网技术与物联网技术的相关标准规范，在进行档案管理工作时，就根据这些标准规范来实施执行。同时，对于物联网系统的运用也要制定统一的规范化管理，保证它在高校档案管理工作中的有效运行。在技术标准制定方面，我国要积极与其他国家进行沟通和交流，最好能够达成协议，统一使用一个物联网技术标准，形成统一的物联网管理机制，这么做既能够节约物联网技术的研发成本，还能够实现无局限性的资源共享。而对于资金不足的问题，学校可以寻求社会各界的投资支持来进行解决。

（三）采用有效的安全技术，保证档案的安全性

在高校档案管理工作中使用物联网技术，隐含一个潜在的威胁就是通过互联网传输方式可能会将档案的信息传递出去。而学校用的有些档案涉及到个人隐私，一旦被传递出去，造成的恶劣后果难以想象。因此，为了保证高校档案的安全性，技术人员必须采取有效的安全技术来消除这个潜在的巨大威胁。首先，在信息数据储存方面，技术人员需要建立安全完善反攻击性强的防火墙系统，防止档案信息被泄密。其次，技术人员要建立档案信息安全监测系统，对档案的相关信息进行全天候随时随地的监控，一旦发现档案信息被泄露，及时进行跟踪和追查。最后，制定信息文件加密处理，对于一些机密的档案信息通过加密的方式进行处理，对于特等机密的信息文件采用隔离方式进行处理或者局域网限制的方式进行处理，以此来保证档案信息的安全性。

近年来，物联网技术发展迅速，已经被很多高校运用到档案管理工作中，实现了高校档案管理工作的改革和创新。但是无法否认的是在高校档案管理工作中应用物联网技术仍然存在一定的问题，阻碍了物联网在高校档案管理工作中的推广和应用。这就需要学校和相关工作人员的不断努力，进行摸索和实践，制定出有效的措施来推进物联网在高校档案管理工作中的应用。

参考文献：

[1]周刚，苏本跃.物联网技术在高校档案管理中的应用[J].安庆师范学院学报(社会科学版)，2016（1）：135-137.

[2]陈勇.物联网在档案管理中的应用研究[J].档案学研究，2015（5）：102-105.

作者：冯有辉 单位：广东医科大学