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会计电算化的问题及措施(共8篇)

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第一篇

一、当前会计电算化财务工作内部控制存在的问题

1、现有财务人员能力需要提高

虽然会计电算化已经开始普及,但是原有的财务人员,尤其是一些从业时间较长的财务人员对这种新的财务系统认识的不够,在实际操作中存在着不足。这种不足主要体现在会计软件使用不熟练、电算化应用运用不合理、财务系统内部控制不到位等。

2、财务软件需要更高的保密性

虽然现有的财务软件在功能上都比较全面,在安全性和保密性上相对也较好。但是在实际使用过程中,相对于企业要求的安全性和保密性仍然存在一定的差距,尤其是对于企业财务系统的一些核心数据,需要更高的加密措施,以提高数据的安全性。

3、需要更好地模块衔接性

现有的财务软件适合于大多数的企业财务电算化管理,因为其模块设置具有普遍性。但是在企业财务系统的应用过程中,因为不同的企业对模块的设置是不一样的,这就使模块之间的衔接不够流畅,不能充分发挥软件数据处理的先进性和快速性。

4、软件中存在不必要程序

由于财务软件的设计是在结合多个企业财务管理系统的基础上设计的,而有的程序对于使用的企业是多余的,也就是不必要的。这些不必要的程序往往会造成企业财务管理系统存在漏洞,给不法人员造成可用之机,对企业的财物安全造成不利影响。

5、存在着职责分工不明确

相比于原有的财务管理系统,实施会计电算化后,原有的财务人员职责并没有显著的变化,只是在财务系统管理中增加了数据维护人员。但这已经使财务管理系统内部控制管理发生了改变,而不能重新对职责分工进行明确,就会出现操作越权等问题。

6、存在着误操作风险

实施会计电算化,对于很多财务人员都属于新生事物,想要进行规范的操作还需要一个适应的过程。但是企业的财务管理没有多余的时间让这些人员进行适应,只能是边使用边学习,这就不可避免的存在着误操作的风险,给企业的财务控制造成不利的影响。

7、维护过程缺少必要的记录

很多企业都有专业的财务软件维护人员进行平时系统的维护工作,包括对计算机的软、硬件故障处理。但是在维护过程中,往往是财务人员系统出现问题就单独找维护人员进行处理,没有建立应有的维护申报以及验收制度,甚至没有进行必要的记录。

8、缺乏对内部控制的监督

由于会计电算化的使用仅限于企业内部的财务管理,缺乏必要的监督控制。这就导致系统使用中存在的问题不能被及时发现,不能形成科学合理的控制系统。一旦长时间使用,这些问题就会逐渐出现,造成大量财务数据出现问题,而影响到企业的决策。

二、实施会计电算化后财务工作内部控制的措施

1、提高财务人员电算化素质能力

针对现有的财务人员电算化能力较弱的缺陷,企业应加强对现有财务人员电算化能力的培养。培养的方式包括去培训机构接受培训,实现电算化能力的提高。还可以请专业人员对企业的财务人员进行培训,对财务软件的应用等进行熟练地掌握。

2、建立合理的管理控制制度

在财务软件的使用过程中,设置使用人员的权限,并要求每个使用人员设置专属的密码;建立财务软件使用制度,未经允许,无关人员不允许进行财务软件的使用和操作;建立使用人员登记制度,对使用过程、操作内容等进行精细化管理。

3、建立健全计算机使用维护制度

实施会计电算化后,计算机系统运行的稳定性和财务管理系统的维护及时性都对内部管理控制有着影响。这就需要建立健全计算机使用维护制度和监督管理制度,发挥财务管理系统中的计算机管理人员的作用,做到及时的维护,保证数据的完整性和及时性。

4、制定有效的岗位管理制度

要想实现会计电算化的功能,杜绝出现财务舞弊的行为,就要制定有效的岗位管理制度,对财务人员进行管理。有效的管理制度制定必须要把会计岗位职责和电算化操作规范进行结合,实现最合理的制度建设。

5、加强对财务人员的权限管理

要根据企业财务管理的实际情况,进行科学合理的权限分配,以决定使用人员具有的使用权限。对财务人员的权限管理必须要做到职权分离,这样有利于及时发现使用中的问题,避免出现错误。

6、保持岗位人员稳定性

由于企业会计电算化的内容与企业的经营管理紧密联系,数据具有企业的特有性质。正是因为这样的原因,就需要财务人员要保持岗位的稳定性,避免交叉岗位造成使用出现困难,造成数据出现不稳定。

作者:张博单位:合众人寿保险股份有限公司辽宁分公司

第二篇

一、会计电算化内部控制制度存在的主要问题

(一)涉及面广增加了分工协调的难度

会计工作中引进计算机技术后,除了传统的会计工作项目外,还增加了软件分析、编程、硬件维护等涉及到计算机操作的相关内容,并且存储在磁盘介质内会计信息的安全性也成为电算化内部控制管理的重点,要采取有效的防毒管理及权限设置。涉及面十分广泛,难免会顾此失彼,无法兼顾每个细节,增加了各项工作分工协调的难度。

(二)授权操作无迹可查

在内控制度中,授权操作或批准控制等方法十分常见,传统的手工会计操作中,授权操作会对应有签章备查,这大大限制了执行人员操作过程的随意性。但是在电算化模式中,业务处理的授权是通过特殊的文件或口令来完成的,业务过程中一人即可实现会计信息的输入、审核与记录,整个过程缺少有效的监督与控制。

(三)对软件系统过分依赖

基于电算化模式的会计业务操作过程均是利用计算机系统及相关软件程式来完成的,这种固定的、程式化的工作模式会导致人员对软件系统产生过分的依赖,反而会导致差错反复发生。虽然电算化系统中也具备杨功能,但是从某种程度上讲,应用程序是保证这些内部控制有效性的决定性因素,一旦程序出现差错或失去其有效性,由于人们长期依赖重复既定模式的程序,因此在特定方面可能会发生错误或违规行为。此外,电算化模式下的会计处理由于同类交易处理流程差异甚小,也在一定程度上增加了内部控制风险。

二、提高会计电算化内部控制制度有效性的策略

(一)转变观念,从思想上重视内部控制的有效性

内部控制对于会计电算化而言,有着重要的现实意义,所以广大会计工作人员要从思想上彻底转变观念,充分重视内部控制的有效性。其实在计算机系统中,由于程序软件是根据固定的模型设置好的,其本身的出错概率非常低,而人为因素则是造成其计算错误的最大原因;并且会计电算化的工作环境、工作性质与工作内容又相对比较特殊,容易成为非法用户干扰的对象,所以更要提高内部控制的有效性,防止非法用户干扰或破坏财务信息。

(二)全面实行责任制

对现有电算化系统中各工作岗位进行细化设置,全面实行责任制,进一步明确各岗位之间的勾稽关系,互相形成牵制。在会计电算化系统中,需要设置电算化系统程序管理员、系统操作员、数据录入人员等职位,其中程序管理员的工作内容包括操作系统、应用软件及数据库的维护与管理,做好系统工作日志的记录等,其拥有系统管理的最高权限;而操作员的主要工作内容则是记账、录入数据,生成基础汇总表与会计报表等,并做好数据的备份保存工作;录入员的主要工作内容则是录入、核对相关经营业务数据,然后整理纸质的会计资料等等。在每项会计业务发生之后,均要经过财务部门的初审与复核,通过后再录入凭证并进行再次审核,最终完成记录。整个过程中,系统操作员不具备维护数据库的权限,而录入员则不得进行记账操作等。这种互相稽核、互相监督、互相制约的责任制作法,可以有效减少会计信息的错误率,提高会计信息的真实性与可靠性。

(三)对系统进行优化,全面升级财务管理软件

现在很多财务软件虽然功能十分强大,但仍然具有很大的发展潜力,其安全性也存在一些漏洞。所以要从技术上对会计电算化系统进行全面优化,对财务管理软件进行全面升级,弥补系统漏洞,提高内部控制的有效性。主要从计算机病毒的防范、硬件的破损修补等几个方面来进行,重要的财务数据信息要做好备份等。

(四)加强会计信息档案的控制

会计档案主要是以纸质为载体打印输出的各类凭证、报表及账薄等,而在会计电算化模式下,会计档案的主要内容还包括相关工作网络图及其它数据存储介质等,比如应用系统程序、系统设计工作网络图等。在会计档案管理中,数据存储介质要经过程序管理员的审核确认,签章后才能存档保存;如果信息数据是保存在诸如磁盘等磁性介质上,为了避免由于存储介质受损而导致会计数据丢失,要对磁盘进行定期检查与备份。

作者:马晓涵单位:西北民族大学管理学院

第三篇

一、会计电算化档案管理中存在的问题

(一)电算化档案的安全系数不高

会计电算化系统以磁性介质为数据载体,具有易于保管、体积小、质量轻、查找方便快捷等优点。但与此同时,利用磁性介质保管会计信息和数据的安全系数不高,被篡改、被破坏的可能性很大,而且还不易控制。在现有的技术条件下,对电子数据进行非法修改是简便易行的,而且还不留痕迹。一旦被人为破坏和修改,就难以辨别企业经济业务的原貌,后果将不堪设想。另外,由于计算机网络固有的局限性以及会计信息数据的高度集中等原因,在一定条件下未经授权的人员也可以通过计算机网络了解到完整的数据信息文件,这样一来,就增加了重要数据被伪造被销毁的风险。同时,利用计算机网络犯罪隐蔽性很强,危害性也很大,与传统的会计档案管理手段相比,安全性和完整性更不容易得到保障。

(二)对电算化档案的认识不足

在进行会计电算化档案管理时,主要是利用计算机来完成档案的采集、分析以及归档等工作。但是,很多单位的档案管理人员不具备相应的计算机运用能力,对电算化档案也缺乏足够的认识和理解,在对财务系统中的会计资料进行备份时达不到应有的水平,甚至不能胜任备份和检查电子文档的工作。由于没有及时的备份会计信息资料,系统数据丢失和破坏的风险很大,也影响了电算化系统的正常运行。

(三)管理制度不健全

随着信息技术的进步,电算化会计档案管理也得到了很大的发展,在很多企事业单位都得到了广泛的应用。目前会计电算化档案管理制度不够完善,很多档案部门仍旧沿用以往的《会计档案管理办法》和《电子文件归档与管理规范》对电算化档案进行管理。这种管理方式针对性不强,在实际操作中很容易出现问题。另外,从事电算化会计档案管理的人员主要来自财务部门,他们的专业性不强,在对电子档案的保管过程中处于一种不连贯、无序的管理状态。有的档案管理人员在对电子档案进行归档时出现了过于简单化的倾向,在管理方式和手段上都不能适应当前会计档案管理的需要。

(四)网络管理人才缺乏

在对电算化会计档案进行管理时需要做好系统安全、网络维护及管理等工作,很多单位缺乏相应的网络管理人才,往往只是对现有的会计人员进行简单的培训之后就仓促上岗。这些人员不具备对系统的管理和维护能力,也达不到电算化会计档案管理的要求。

二、在会计电算化背景下加强档案管理的措施

(一)建立健全电算化会计档案管理制度

为了适应会计电算化档案管理的需要,必须建立健全电算化会计档案管理制度,这样才能实现电算化档案管理的规范化和制度化,提高会计电算化档案管理的水平,使其充分的发挥作用。要在存档管理、分类管理、审批及销毁手续、保存期限等方面实现制度化管理,同时还要做好计算机系统的安全性、稳定性等方面的工作。

(二)实现电算化会计档案管理的规范化

首先,为了确保档案的真实性、完整性以及可靠性,要对纸质档案和电子档案进行双重保管,一方面,要对会计凭证、会计账簿以及会计报表等数据进行定期的打印并装订成册,然后归档。在移交时要由专人负责,保证归档材料的准确性。另一方面,还要对会计电子信息档案进行定期的拷贝并加密,然后加以保存。其次,要对档案进行安全管理。由于光盘和磁性介质是电算化会计档案的存储工具,因此在进行数据备份时要采取双备份的形式,并注明档案形成的时间以及操作人员的姓名。同时,要尽量选择质量好、存储量大的存储介质进行备份。

(三)加强档案管理人员的队伍建设,提高档案管理人员的素质

在电算化档案管理工作中,要保证会计档案的真实性、可靠性和完整性,档案管理人员是关键。因此,要加强档案管理人员的队伍建设,努力提高他们的技能水平和业务素质。一方面,要积极引进优秀的电算化会计档案管理人才为企业服务;另一方面,要对现有的档案管理人员加强培训,使其成为精通会计业务和档案管理,又具备相应信息技术能力的复合型人才,为电算化档案管理提供有力的人才保障。

三、总结

综上所述,会计电算化档案管理适应了新形势下会计档案管理的需要,它不仅改变了会计信息的存储和核算方式,而且还提高了会计信息的质量,实现了数据处理的自动化,大大提高了会计档案管理的水平和效率。因此,它是会计工作发展进程中的一次重大革命。现阶段,在会计电算化档案管理中还存在着不少问题,企业管理者要采取有效的措施加以解决,努力做好电算化档案管理工作,使其更好的为企业服务。

作者:安艳君单位:内蒙古满洲里市住房公积金管理中心

第四篇

一、医院会计电算化存在问题

第一,财务软件设计存在许多细节问题,增加了财务人员的劳动强度。比如,将数据库按年度分开,进入一个年度不能访问其他年度的数据,给查账和做冲销凭证带来不便。又如,自动分录不能设置公式从表格中取数,降低了凭证录入的速度,特别是按新制度的要求,收入支出要按科室录入,数据量很大,不能设置公式取数会使工作量大大增加。

第二,软件设计人员不熟悉医院情况造成取数错误。比如通常在院病人是指没有出院的病人,不论他什么时候入院,软件设计人员将它理解为本月入院本月未出院的病人,直接导致在院病人数据不正确,进而影响核算的正确性。

第三,无法与其他软件实现数据共享,造成大量的重复劳动,也造成了不必要的浪费。财务软件下的数据不能与人事科工资系统共享,人事科录入数据后,财务科还要在财务软件下再次录入,不仅可能出现错误,也浪费了大量人力。此类情况也出现在医保、固定资产等系统中。

二、会计电算化的完善对策

1.加强培训,不断提高业务能力,有针对性地进行学习和训练。根据医院实际情况,加强对中、高级人才的培养。现在的电算化操作人员都是经过段短期的培训而来,在业务处理过程中往往很多是除了使用财务软件之外对计算机的硬件、软件及网络知识了解甚少,当遇到故障时便束手无策,在上机操作时出现操作失误时就会使自己长时间的工作成果付之东流,使系统数丢失,账务系统数据丢失时,与之关联的工资系统、固定资产系统也会同时丢失后果很严重。

2.完善相关法律法规,加强会计软件市场的统一性和规范性。首先要巩固会计基础知识,学习外国发达国家的先进经验,并结合我国的实际国情和行情,加快会计方面政策法规的制定和出台,并不断完善现有的制度,使其更加适应市场变化和行业要求。医疗机构的财务软件就要符合医院的自身特点。要求会计电算化软件更具统一性、合理性、严密性,使软件更易操作。保证财务数据的共享性,一方输入多方共享,最大限度地节约人力资源。

3.从基本的账务处理向为决策服务过渡。通过财务数据,协助管理者解决具有多样化和不确定性问题的,以进行管理控制、计划和分析并制定高层管理决策和策略。医院可以根据门诊收入、门诊诊次等财务数据指导医疗设备购如和分配的依据,合理配置医疗资源。据统计,美国1983年,55%的新程序是用于管理控制、计划和分析的,用于核算的仅占45%,可见国外已经进入了决策支持系统的开发和应用阶段。在新制度实施后,更要从“核算性”逐渐向“管理型”转变。让决策者更加便捷直观地了解医院信息,为决策者提供各类数据及信息,帮助决策者选择最佳的方案,更好的做出决策,减少失误和降低风险。进而提高医院的诊疗水平,更好的为病人服务,让医院长期健康的发展下去。通过共享平台,可以及时了解他人的财务情况,利于减少投资风险等。还有更大的国内国际平台,也可以为我们提供国内国际信息,了解国内国际会计最新的政策,及时调整自我,紧跟时代的步伐,让自身更好的发展。比如通过信息平台可知国家的政策倾向,获得更多的财政专项,节约自有资金。

三、总结

总之,在医院会计新制度实施这一契机下,要最大限度地发挥会计电算化的优势,让会计核算更加简单,也更好地为医疗服。

作者:李健单位:西安市第五医院

第五篇

一、当前我国会计电算化存在的主要问题

(一)缺乏专业的会计电算化人才

我国会计电算化事业起步较晚,人们受到传统观念的束缚,许多单位电算化的程度仅仅还停留在基础应用上,就是以计算机代替手工记账和报表,为的是减少财会人员的工作量,提高业务核算的速度和准确率,没有充分发挥会计电算化的管理职能作用。电算化的应用不仅能增强会计的核算职能,更重要的是会计核算的职能逐步向管理职能转移,从而为会计人员节省了大量时间和精力,让他们有更多的时间参与企业的经营管理,为企业管理及决策服务。在会计行业中普遍存在财会电算化人才奇缺状态,财会人员老化,业务知识老化,工作凭经验,对会计电算化知识缺乏学习兴趣,计算机专业知识非常匮乏。

(二)核算功能重于管理功能

一部分企业虽然采用了电算化核算程序,但采用的是“核算型”会计软件,主要是用计算机代替手工记账。实行会计电算化的单位只重视报账功能而忽视管理功能,主要体现在采用的是软件的初始化功能,填制凭证、登记账簿、编制会计报表以及材料、工资、固定资产等核算内容,而对资金运营预测、成本核算及财务分析等管理功能应用很少。所用软件都是一些陈旧老化、早期开发的会计软件。自行开发的会计软件很少,“管理型”和“决策性”的会计软件更是微乎其微。启用这样的会计信息系统对加强企业管理职能没有实质性的改变。

(三)财务软件模式局限

我国没有实行统一标准的财务软件开发模式,软件开发公司为了企业的发展,在利益的驱使下只想显示自己的财务软件模式和特点,导致财务软件之间兼容性很差。在使用过程中操作方法差别也很大,造成了使用者在应用过程中的很多不便。再加上企业都是自行购买财务软件,使得财务软件使用混乱,信息不能共享,数据传输困难,有的电算化程序仍要会计人员进行一些辅助工作才能实现。这不仅对财务软件开发行业的长远发展不利,更阻碍会计电算化的发展进程。

(四)安全保密措施差

会计电算化数据对于一个企业来说十分重要,是商业机密。很多企业对财务信息技术的安全性不够,没有制定关于信息技术和数据管理方面的规章制度,在工作过程中产生很多安全隐患。一些会计人员的电算化具体操作方法不当,未按正常操作程序进行,防范意识淡薄,对计算机病毒的侵入疏忽大意,又不能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入,从而导致会计电算化资料丢失,给企业造成重大损失。

二、我国会计电算化的发展对策

(一)提高对会计电算化的认识

会计电算化是财务工作发展进程中的必然结果,必须采用一套完整的管理办法来规范会计电算化的正常运行。这需要企业领导大力支持电算化工作,需要设置专门负责电算化的主管领导,根据本地区的大环境和企业自身的发展状况,制定相应的电算化工作规范等。要编制一个严密的实施方案,这样才能保证电算化财务处理过程准确无误。

(二)培养复合型的电算化人才

在提高企业会计人员财会业务素质的同时,强化相关的电算化知识,如网络、信息、管理等知识。会计电算化将促进会计人员的知识结构发生转变。可组织会计人员出外进修,提高他们的专业技术水平。还可举办会计电算化培训班,聘用高级技术人员任教。这些高级技术人员了解国际动态,熟悉会计电算化,精通网络技术,在他们的精心培训下,我国的企业电算化事业一定会出现许多由“核算型”转变为“管理型”和“决策型”的复合型人才。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员应按不同内容、不同需要进行培训,培养会计电算化骨干力量,建立良好的培训机制,落实培训效果。造就一大批既能够精通计算机信息技术,又精通财务会计管理理论,能够熟练进行财务信息加工和分析,满足各方对财务信息的需求的综合型人才,为促进会计电算化的发展打下良好的基础。

(三)提高会计信息安全防范能力

为了加强会计信息安全防范意识,国家颁布了计算机安全法,对危害计算机安全的行为进行严厉制裁。同时,对网络采取安全防范措施,采用防火墙技术、安装正版杀毒软件、身份识别、授权等措施来对会计信息进行保护。在电算化业务处理过程中将口令鉴别、指纹辨认、声音检测等作为限制用户权限的手段。另外还可以采用软、硬件加密等措施来加强保密工作。对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰。制定机房防盗、防水、防火的措施,确保会计电算化设备安全。

(四)会计电算化必需规范化、制度化

为了保质保量完成会计电算化工作,必须保证核算程序规范,基础数据准确,保存具有完整性等。为了规范会计行为,必须将会计准则、会计制度、会计规章等相关的会计制度贯穿到实际工作当中,以保证会计相关制度的落实。落实好财务信息资料的保管工作,建立完整的财务信息档案。还要加强会计电算化内审制度、奖罚制度。科学的管理方法与完善的制度控制是会计电算化安全正常运行的基本保证。还有就是实现会计软件向财务管理方面过渡,现行的单位会计软件虽然已经开始从核算型向管理型过渡,但要真正发挥会计电算化的优势,为企业管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理性功能的模块。在研制会计电算化系统时,加强对手工系统的研究与分工,将手工和电算化结合起来,找到最佳人机结合方式,即以最小的成本,科学确定业务的处理流程。

作者:陈茵单位:吉林省思派传媒有限公司

第六篇

一、中小企业会计电算化内部控制存在的问题

会计电算化与传统的手工会计相比,虽然给企业带来了高效和便捷,但由于前者主要依靠计算机系统来进行会计数据的输入和处理,具有更高的科技含量的同时也带来了更大的风险。具体来说,中小企业会计电算化内部控制存在的问题主要有以下方面:

1.1会计数据的安全性不高

在传统的手工做账的情况下,从会计原始资料、会计凭证、会计账目以及会计报表的录入都是人工书写的方式,而且要经过多人审核签字,这种录入方式相对来说要比较安全。因为,手工书写的会计数据不容易遭到篡改,如果要篡改手工会计的数据,程序会比较复杂,一整套的会计数据都要进行修改,很容易留下一些修改痕迹。对于被修改的会计数据,从笔迹以及会计资料的顺号控制等方面都容易进行追查。在会计电算化系统中,会计人员人工输入的只是会计凭证,会计账目以及会计报表等资料都是自动生成后储存在电脑中。而且会计电算化系统是根据口令进入,如果操作人员的口令不慎泄露,则会给一些人可趁之机,只要进入系统中对凭证进行修改就会轻易地篡改会计数据而不会留下任何的修改痕迹。如果不对会计电算化系统采取有效的内部控制措施,则会计数据的安全性根本不能得到保障。

1.2会计资料的储存方式存在问题

传统的手工会计的会计资料一般都是纸质化,易于保存。而中小企业采用会计电算化系统后,会计资料一般都存储在电脑之中,这就导致财务会计对电脑的依赖性大大增强。只要计算机出了问题,则财务数据很有可能丢失。比如出现硬盘损坏或者病毒感染等情况,计算机系统一旦崩溃,则财务数据就会丢失,从而给财务工作带来难以估量的损失。

1.3中小企业财务人员素质有待提高

会计电算化主要依靠电子计算机来完成财务的核算工作,这就要求财会人员除了基本的财会知识外,对计算机的基本操作技能要熟悉,对财务软件要熟练地运用并对其原理有一定程度的了解,这就对财务工作人员的综合素质提出了更高的要求。而不少中小企业的财务人员,特别是一些老的财务工作者,虽然其实际财务工作经验很强,但很多人对计算机不能熟练操作,没有经过系统、正规的会计电算化的培训,只能机械的使用会计电算化系统,一旦出现一些异常,不能正确地发现及处理,从而不能保障财务信息的准确与安全性。

1.4网络化对内部控制带来的影响

随着网络技术的发展,会计电算化系统不仅仅是给日常会计核算带来了方便,也随之出现了财务工作的网络化。这就为会计电算化的内部控制带来了更大的挑战,企业的财务管理更加智能化和复杂化。中小企业也出现了一些需要在网上开展的业务,比如网上银行、网上结算、网上报税、网上开发票、网上发工资、电子商务等业务,而网络世界的开放性又带来了网络安全的问题,因此怎么保障这些网络财务工作的安全性又成了会计电算化内部控制的一大课题。

1.5中小企业财务软件使用上的限制

随着会计电算化的发展,财务软件行业也迅速崛起,目前我国财务软件市场中,至少有十几种财务软件品牌,而不同的软件公司其财务软件可能有不同的侧重点,在具体的操作程序上可能存在一些控制性缺乏的问题。对于一些大的集团企业,可以选择知名品牌,而且还可以根据自己单位的实际情况进行定向开发,更适于自己单位使用。而一般的中小企业显然不具备这个实力进行财务软件的定制,一般都是根据自身的经济条件选择通用性的财务软件,不能根据使用单位的具体情况量身定做,这样可能财务软件本身就会有一定的缺陷性,从而给会计电算化内部控制带来威胁。

二、加强会计电算化系统内部控制的措施

针对中小企业电算化内部控制出现的上述问题,我们可以从以下几方面着手来进行解决:

2.1完善会计电算化工作流程

企业实行会计电算化后,应制定一套完整的会计电算化工作流程。从数据的录入、审核、修改等每一核算步骤都要严格遵守企业会计准则相关要求。只有审核无误的原始凭证才能输入财务软件,记账凭证要经过指定人员审核才能记账,会计数据不能随意修改,确实要修改的凭证必须由具有相应职权的会计人员进行。财务软件中每个操作人员的权限有明确的限定,不相容岗位职权必须要分开,不能越权进行操作。为了保障系统的安全性,操作人员进入财务软件要有密码,不能随意泄露自己的密码,密码要定期进行更换。对于一些关键的会计岗位,可实行定期轮换制度,以最大限度地保障财务数据的安全性。

2.2加强财务数据的安全储存工作

所有的财务软件都有数据备份的功能,对于企业来说,财务数据仅仅储存在电脑中显然是不够的。企业应在完成当月的会计核算工作后,每个月进行财务数据的备份。可以分别用不同的方式来保存多份财务数据的备份,例如可以在硬盘上保存,也可以通过刻光碟等形式进行保存。虽然实行会计电算化后,可以实现财务数据在电脑中随时调用,但为了防止财务数据丢失等异常情况,企业可以每半年将会计账页等资料打印出来,以纸质化的形式进行保存,这样即使系统中的数据丢失,也不会造成太大的损失。

2.3培养高素质的会计电算化人员

要实现会计电算化,就必须要有高素质的会计电算化从业人员。因此,对会计人员进行后续教育培训就显得尤为重要。中小企业应定期对会计人员进行相关技能的培训,培养高素质的会计人员。首先,要培养会计人员良好的职业道德素养,树立正确的会计电算化观念,加强日常监督、考核等工作,从制度上保证会计人员能胜任会计电算化工作的要求。其次,要加强对财务人员业务技能的培训,不仅是财务知识的培训,要适应会计电算化,还要加强对会计人员电脑知识的培训,不仅要熟练操作会计电算化系统,对系统维护、网络知识、病毒防护等都要有所了解,特别是随着网络财务的逐渐兴起,对新业务的技能更要熟练掌握,以逐步提高会计电算化工作人员的综合素质。

2.4尽量选择适合企业的财务软件

虽然中小企业没有能力进行财务软件的定制开发,但市场上的财务软件品牌很多,不同的财务软件有不同的侧重点。中小企业在进行会计电算化前,应对财务软件市场进行充分的调研,尽量选择适合自身行业及企业特点的财务软件,也可以与财务软件供应商进行协商,在财务软件中进行一些适当的调整,以更加契合企业的实际需要。

三、结语

总之,随着会计电算化的普及,会计电算化内部控制已经成为企业内部控制的一个重要组成部分。中小企业要实现经济利益的最大化,使企业的财务管理向智能化、科学化发展,则一定要重视对会计电算化内部控制的加强,才能促进中小企业会计电算化水平的进一步提高,使得中小企业能够健康快速地发展。

作者:谭欣张振文屈瑜君单位:衡阳师范学院经济与管理系

第七篇

一、会计电算化条件下内部控制存在的问题

1.1操作权限存在的问题

对操作权限进行控制,是会计电算化环境下的一种基本内部控制手段。这是由于在电算化条件下,会计业务的处理主要是依靠电脑来完成的,人为控制因素逐渐减少,致使审核功能被严重削弱,特别是一些企业对操作权限的认识程度不够、与操作权限相关的制度没有落实以及系统维护人员与操作人员可以使用不同的身份操作系统,这些都会严重削弱内部控制制度。

1.2操作失误与非法操作引发的问题

会计电算化是计算机来处理会计信息的,如果在信息录入过程中,操作人员因失误录入错误,或者是其他操作失误,都会导致原始会计信息失真,这势必会影响会计信息的使用。同时随着互联网技术的快速发展,黑客攻击网站,入侵计算机系统的技术也在不断发展,这些非法入侵,严重威胁了企业的信息资源。

1.3会计数据容易受损

现行会计电算化法规规定,企业应该将每日的会计数据进行双重备份,并且分人分处进行保管,但是在实际操作中,有些企业并没有将这一落实到位,甚至也没有按照相关规定及时收集、保护原始凭证与账簿,那么一旦计算机硬件、软件,或者是储存工具出现了问题,一些会计资料将会丢失,这样的损失是巨大的,也是无法挽回的。除此以外,互联网有着极强的开放性与互动性,如果一些会计信息是在开放的网络中进行传递,将会受到黑客、病毒的威胁,会计信息将面临着被篡改、截取以及泄密的风险,会计信息的安全性、完整性以及真实性面临着巨大挑战。

1.4错误的连续性和重复性所引发的问题

会计电算化条件下,企业的全部数据信息都是来自于凭证库,财务人员将凭证录入计算机之后,计算机系统会自动对这些业务进行处理。但如果录入存在操作上的失误,导致会计信息失真,将会导致日记账、明细账、总账、会计报表上面所有基于这一信息而计算出的结果的失真,这一连续、重复的错误,必须要引起内部控制人员注意,进而有针对性的寻找解决措施。

二、加强电算化条件下内部控制制度建设的对策

2.1加强对组织与人员职能的控制

会计电算化条件下的组织与人员的内部控制,需要明确每个岗位的职责,根据企业的具体情况进行分工,从而避免在会计处理过程的不正当干预。我们知道,会计电算化岗位主要包括两个层面,即:基本岗位与电算化会计岗位。其中,基本岗位有出纳与会计主管,电算化会计岗位包含的内容比较多,有财务系统主管、审核记账、数据收集整理、软件操作与开发以及财务系统日常维护等等。企业面对这样的情况,需要把财务系统分析、数据录入、实际操作以及文件程序管理等职务进行系统的分离,确保系统维护人员、操作人员以及管理人员这三种职务不存在交叉业务,同一个人不能兼任两个及两个以上的职务,从而降低员工利用电脑徇私舞弊的情况。同时,由于会计电算化的功能比较集中,所以企业在制定管理制度时,必须要做到分工明确,这样才能够确保组织控制的有效性。这里所说的组织控制是指的是不相容的职责相分享,其目的就是通过建立一种相互制约、相互监督的机制,确保会计信息的及时性、可靠性与真实性,从而为企业的发展更好的服务。

2.2提高系统操作安全管理控制水平

现阶段,影响企业内部控制的一个最突出的问题就是会计信息的保密性较差,主要表现为:存在不可抗拒的自然灾害,导致会计信息损坏;非法操作、不正当操作造成计算机系统无法运行而导致的会计信息的损坏;存储介质(如移动硬盘、光盘、U盘等等)被破坏;计算机被病毒、黑客攻击,会计信息被删改、窃取等等。虽然这些因素包含一些不可抗力,但多数因素我们都可以通过一定的手段,保护数据与电脑程序,比如加强软硬件的安全控制,定期对系统进行升级,加强病毒与黑客防范等等,以此来提高计算机系统安全管理水平。在日常管理过程中,还要逐步完善内部操作制度,绝对禁止非常计算机操作人员上机,对企业的计算机进行操作;实行口令与密码控制制度,保证员工登录的隐私性;制定严格的权限设置,保证企业的每一个人都能按照自己的权限进行相应的操作。

2.3健全电算化会计档案的备份工作

前文笔者已经描述过,现行会计电算化法规规定,企业应该将每日的会计数据进行双重备份,并且分人分处进行保管。所以企业为了保证会计信息的安全性,必须要认真贯彻执行上述规定。同时,企业还需要在磁(光)性介质上贴上标签,以方便识别,同时还要指定专人进行磁(光)性的存档与保管工作,同时还要定期的对这些会计信息进行检查。对于需要调用的会计档案,需要完善借用与归还的手续。

2.4加强电算化从业人员的培训工作

任何一项制度的制定与执行,最终都是由人来完成的,而且实行会计电算化已经成为社会发展的必然趋势,所以企业必须要不断拓宽人才培养渠道,加强电算化从业人员的培训工作。企业管理者在部署会计工作时,需要选择那些具有较高道德水平与业务技能的员工从事企业的财务管理工作,同时加强员工的思想建设,使其具有良好的信息化管理的理念,能够清醒的认识到会计信息对于企业的决策、部署以及生存发展的重要性。企业要加强对会计人员的考核、评价与监督工作,并且从制度层面对员工的职责、权限进行划分,使分工更加明确。企业要定期举行教育培训工作,培训的内容包含与会计相关的法律政策、会计学理论知识、计算机网络知识以及计算机软件操作方面的知识等等,企业还可以将培训成果与员工的薪资待遇挂钩,从而提高员工学习的积极性。除此之外,企业还要鼓励会计人员去参加会计专业技术资格考试,并且为员工提供时间与物质的便利,在提高员工的业务技能的同时,也增加了员工对企业的归属感。

三、结语

综上所述,随着现代企业管理制度的建立,会计部门已经成为企业发展的基础,企业在运用会计电算化提高管理水平的同时,还要注意电算化对内部控制制度的影响,从而使会计电算化条件下的内部控制制度能够更好的为企业发展而服务。

作者:罗祎单位:绥化学院经济管理学院

第八篇

一、会计电算化时代企业内部控制面临的问题

1.原始数据处理存在隐患

在电算化会计中,所有记账、编制会计报表等会计工作均由计算机程序进行,只有原始数据审核和输入由人工事先进行。相关会计报表数据的准确性,完全依赖于原始数据的准确性。而原始数据的输入错误计算机是无法识别的。2.电算化环境下内部控制稽核机制弱化在传统的手工会计核算系统中,经济业务的每张原始凭证都需要进行严格的审批,相关权限人员需要进行和签章。职权不相容等监督机制和内部牵制制度能够有效起到监督检查的作用。而在电算化系统当中,经济业务原始凭证程序的处理流程被大大简化。会计账簿的录入、会计报表的产生等复杂流程都由计算机集中处理,操作人员的工作逐渐集中,职权不相容原则遭到了破坏。例如在某些企业内存在会计人员从事数据的输入工作并从事与之相关的数据输出以及报送工作。工作人员在未经过批准的情况下对数据和程序进行修改操作的可能性增加。

3.计算机环境下内部控制风险增加

电算化系统环境下,数据处理的主体是计算机。但计算机硬件系统具有物理易损性,在硬件系统出现故障或系统因停电等其原因停止工作,数据将不能被处理,会计工作只能被迫停止。内部控制在很大程度上依赖于电算化软件程序,其有效性取决于应用程序,如程序发生运行上的错误,内部会计控制的风险就会出现问题。电算化环境下,会计数据主要保存在磁盘上或者软盘、光盘中,这些载体会因受热、受潮、折损等原因出现损坏,会计数据就会丢失,如果没有进行数据的事先备份,会计工作将会严重受到影响。网络环境的复杂容易也会使使内部控制的安全受到威胁,滋生风险。

4.内部稽核和审计难度的加大

电算化环境下,内部审核增加了更多的内容,增加了内部稽核的难度对会计系统审计对相关审计人员的素质要求提高了,审计人员不仅要精通会计知识,还需要对所要审核的会计信息系统进行相关了解,具备处理相关数据信息的能力。稽核和审计的成本、流程以及人员要求增加了。

二、会计电算化环境下加强企业内部控制的建议措施

企业的内部控制是保证企业会计资料的真实与完整,防止会计违法和舞弊行为发生,提高会计信息质量,提高企业经济效益,保护企业各项财产的安全的重要手段。所以,强化会计电算化下的企业内部控制十分重要。

1.完善会计电算化条件下企业内部控制制度

企业内部控制的目标是明确人员分工、落实责任、健全组织机构。因此企业内控制度的严格执行是信息真实可靠的重要保证。建立健全会计操作管理制度、计算机环境下硬件和软件管理制度、电算化环境下会计档案管理制度以及其他内部控制,并设置业务流程中每一环节的关键控制点。此外,随着外部环境和内部环境的不断变化,内部控制制度也需要进行不断的健全与更新。

2.建立电算化条件下会计档案管理制度

会计电算化环境下的会计档案储存在磁介质上存在一定的风险。因此,建立电算化条件下会计档案管理制度是非常必要的。具体措施包括:对保存在磁性介质上的会计档案需要定期进行介质的检查和数据资料的备份,防止突发的意外事故的发生;针对磁介质保存的特点保存相关的会计信息,例如规定在防潮防磁的容器内存放会计数据的磁盘;将打印的书面资料保存,确保会计资料和信息的安全,不同类别会计资料的存储需要分类保存;根据企业实际情况规定会计资料的存档方式以及有关人员查看会计资料的权限,例如企业档案管理规定,需要查询会计档案时必须有相关会计负责人的批准等;会计资料保管期限的设置应针对会计电算化的特点设定。

3.提高会计人员的综合素质

内部控制制度涉及企业的多个方面,系统是否安全关系到企业正常的生产经营。内部控制的效率不仅取决于系统本身,还与操作使用人员的素质相关。相关会计人员需要提高在电算化环境下的业务能力和安全意识。同时,企业内要建立起相应的绩效评价机制、激励机制以及约束机制,职业道德教育还要和岗位责任制考核结合起来,定期进行考评,将评估结果存入档案中,激发员工的热情和责任感。不断完善员工的绩效考核制度,创造良好的企业内部环境,再能够实现内控的目标和要求。

4.加强会计信息系统的维护,保证系统安全控制

企业应当细化电算化岗位设置,明确各岗位的权利与责任,防止未经授权的人员动用系统的资源,对系统安全造成威胁。根据工作的需要设置操作权限,并通过数据保密、访问控制、身份识别等方式进行控制。通过明确的分工使系统安全得到保障。例如,数据录入人员负责与经营业务有关数据的录入、资料的整理和装订;审核人员负责对经济业务及会计数据进行合法性和准确性的审核;会计人员只负责记账、会计报表的生成、凭证账薄报表的打印等操作;程序管理员负责操作系统、软件系统、数据库以及设备硬件的管理与维护、工作日志的记录等工作。

5.加强对网络风险的防范

在电算化环境下,计算机成为最为常用的操作工具。但在网络环境下,计算机容易受到网络黑客和病毒的侵害,系统操作存在一定的安全隐患。加强内部控制,防止网络风险是日常工作正常运行的保障。为了保证环境的安全,可以根据网络系统区域划分的不同设置防火墙,用来逻辑隔离会计应用系统与外部访问区域间的联系,限制外界对主机操作系统的访问;安装杀毒软件,通过系统的扫描,检测网络中是否有违反安全策略的行为和遭受攻击的迹象,预防和查杀入侵的和已经存在的病毒;同时还应提高会计人员和计算机系统操作人员的计算机网络安全意识,以保障会计信息系统免受互联网侵害。

三、结束语

在实践中,会计电算化成为广大会计人员工作的密切伙伴的同时也为会计核算和会计环境带来了极大的变化,为内部控制的建立健全提出了新的要求。为不断建立和完善企业的内控制度,提高企业的管理水平和经济效益,正是本文的目的。

作者:王蕊花单位:济南柴油机股份有限公司河北分公司

会计电算化的问题及措施(共8篇)责任编辑:陈老师    阅读:人次