ERP系统运用中会计合规性思考范文

在推进企业资源计划系统（ERP系统）的建设过程中，企业关注的焦点是对整个业务流程提供一个完整的技术解决方案。业务流程及其各项功能能够在系统环境中正常运行，通常被看作是ERP系统上线成功的主要标志。 然而，业务流程及其各项功能的运行是否完全符合我国企业会计制度或企业会计准则的规定，则较易被各方忽略。本文通过列举ERP系统中会计处理不合规的典型事例，分析这些不当会计处理背后的复杂成因，并扼要阐明提高企业ERP系统会计合规水平的主要应对策略。

一、ERP系统中会计合规性问题例证及分析

1.收入确认中的会计合规性。在ERP系统中，收入确认不再是财务部门单独完成的过程，而是企业内部供应链上几个相互协同作业的子系统共同完成的过程。订单部门生成销售订单，在检查订单条款符合企业销售政策、信用政策等各项规定后予以执行；仓储及物流部门依据已执行的销售订单生成装箱单和出库单；财务部门只能对系统中显示“已发货”状态的销售订单执行过账，确认收入实现。据调查，绝大多数ERP上线企业都是把产品出库、生成装箱单和出库单的时点作为过账确认收入的时点。从业务流程的衔接来看，这一收入时点似乎是自然而然无需质疑的选择。然而，销售收入确认时点的判定，不是一个可以在应收模块中作标准化处理的事项，而是一个需结合具体销售条款才能确定的判断事项。企业必须严格按照企业会计准则规定的收入实现条件，对照企业的具体销售条款，合理确定收入确认时点。这一时点可以是产品出库的时点，也可以是产品出库后收入确认各项条件均已满足的时点。如根据销售协议，客户并不承担运输途中的毁损灭失风险，则收入确认时点应为客户收讫货物、验收无误的时点。再如，若销售协议涉及重大退货条款，则收入确认应推迟到退货期届满的时点。因此, 系统在发货时确认收入，而收入实现条件得以满足的时点迟于发货时点，就会产生会计合规性问题。

2.成本确认中的会计合规性。ERP系统的标准配置是在产品出库时自动结转销货成本，从例证收入确认时点的分析中不难看出，ERP系统本身不能保证收入和成本的配比。如果企业并非在产品出库环节确认收入，且又启用了ERP系统产品出库环节成本自动结转功能，就会导致收入与成本核算相脱节，难以正确反映企业的经营成果与收益状况。几乎没有企业会放弃使用产品出库时成本自动结转功能，因为这被普遍认为是ERP系统优于传统财务记账软件的主要优越性之一。但这些企业往往不能主动意识到，这一做法严格意义上仅仅适用于产品出库时点确认收入的情形（如果实务中适当放宽的话，收入确认时点需与产品出库时点处于同一月份中），在非产品出库时点确认收入的情形下会出现会计合规性问题。此外，一些特殊的会计处理也会产生成本确认的会计合规性问题。如根据我国企业会计制度规定，已提取存货跌价准备的存货在出售时，转回的跌价准备需计入销货成本；再如出口货物征退税率之差额也需计入销货成本。由于ERP系统中成本核算与信息集成都由ERP存货模块自动执行，而上述特殊会计处理都是直接在总账模块中手工完成的，手工记录是不能直接结转销货成本，因而产生会计合规性问题。

3.固定资产初始计量的会计合规性。固定资产的初始计量是指确定固定资产的取得成本。根据企业会计准则的相关规定，固定资产应按照实际发生的成本计量。在ERP系统中，外购固定资产有时不是通过固定资产模块，而是首先通过存货模块进行核算。这主要针对两种情形，其一，企业外购设备，对外销售时作为存货，留作自用时作为固定资产；其二，企业外购原材料，对外销售时作为存货，内部领用自建固定资产时作为工程物资计入在建工程。以上无论哪种情形，通常都是先按照存货采购流程办理入库，然后再从存货转入固定资产或者工程物资。由于存货成本通常都是按照一定的存货流转假设计量（如先进先出法，移动平均法等），人们往往忽略存货转出时的成本与入库时的实际采购成本存在差异。如果采购价格波动较大，会导致固定资产不能按照实际发生的成本计价，因而产生会计合规性问题，对企业资产负债表及损益表的公允性均会带来不利影响。

4.应收账款计量的会计合规性。企业采购材料入库时，有时会出现材料短少残次等情况，仓库管理人员在验收时只能根据实际点验的数量，对质量合格的材料办理入库，ERP系统应付账款模块会依据采购订单的价格信息以及实际入库数量自动计算应付账款及存货的暂估入账金额。财务部门在将供应商发票、入库单，以及采购订单与系统信息核对后就可以过账并确认应付账款及存货的入账金额。财务部门过账时往往直接依据系统自动计算得出的库存商品金额直接得出相对应的应付账款金额，这在一般情况下没有问题，但在材料入库存在数量短少，或者质量残次不予入库的情况下，就可能导致应付账款的低估，产生会计合规性问题。这是因为企业事后向供应商投诉往往产生不确定结果，归纳起来有三种：第一，供应商不接受投诉；第二，供应商接受投诉并补送；第三，供应商接受投诉并开具贷记凭证（负发票）。以上3种结果中，结果1和结果2都不能够减记应付账款。

二、ERP系统中会计合规性问题成因分析

在实务中，会计合规性问题不仅普遍存在于ERP系统财务会计各子模块以及业务流程各环节之中，而且表现形式隐蔽，对财务数据的公允性、客观性、准确性产生不利影响，导致法律监管风险。因此，必须进一步分析探讨其产生的主客观原因。首先，会计制度及会计准则观察企业经济事项的着眼点不同于ERP系统，两者客观上很难实现无缝对接。会计制度及会计准则主要着眼于企业经济活动的价值特征，对经济事项的认定、计量和披露以及具体的核算处理作出专门规定，有助于提供具有决策有用性的财务信息；而ERP系统首先是高度集成的管理信息系统，着眼于对整个供应链资源进行管理，打破传统业务功能和职能部门界限，实现了从采购入库、销售、记录、收付款及开票等业务流程的集成，提供包括财务信息在内的更为广泛的信息和数据。因此，尽管财务会计模块构成所有ERP系统的最核心模块，任何ERP 系统也难以在上线之初就能满足企业会计制度与会计准则的全部合规性要求，两者之间的客观差异决定了这必然是一个长期的在使用中逐渐磨合，在使用中再次开发的过程。前述例证2提及的成本确认过程中的会计合规性问题就是由这一客观差异造成的，由此导致的会计合规性问题往往也是较为棘手，不易解决的。

很难想象，如果收入确认的时点显著区别于发货时点（跨月），在不放弃发货时自动结转成本这一ERP系统基本功能的前提下，能够不通过二次开发轻松解决这一难题。其次，实际使用ERP系统的财务人员主观上存在“重”流程和功能的自动执行，“轻”会计职业判断运用的倾向。ERP系统上线后，财务人员的操作模式、职责范围都发生了很大变化。财务工作虽仍居企业经营管理的核心位置，但从ERP系统全局来看，也仅是企业供应链信息集成的环节之一，传统的财务人员职责范围，如记录商品采购入库、存货盘盈盘亏、记录销售收入以及销货成本核算等，都不再是由财务部门单独完成，而是由仓储部门、采购部门、订单部门共同完成，财务人员花更多的时间去“等待”上游部门完成其工作，业务视野变得狭窄。另外，ERP系统具有很多不同于传统电算化软件（如K3、U8等）的使用特征，财务人员需要更多时间去熟悉模块的功能与设置，或者是凭证与账簿的查询。在某种程度上，财务人员似乎变成了自动流水线上的操作工，因为相当比例的手工会计分录已经被系统在后台自动执行了；财务人员很少运用职业判断，因为需要运用职业判断的事项都隐藏在庞杂的标准化、自动化流程中了。前述例证1提及的收入确认时点的选择问题，很明显就是因为财务人员过多关注业务模块与财务模块的前后连接（仓库发货之后自然是确认收入），因而完全忽视了收入确认事项本身所具有的严格的会计内涵。再比如，前述例证4提及的应付账款低估问题，本质上还是因为财务人员过分专注于ERP系统内按部就班的操作，事事以系统为准，忽略了供应商发票等相关原始凭证的参照意义。最后，ERP系统过分强调通用性与标准化，系统柔性度较差，二次开发的可操作空间有限。目前主流的ERP软件产品都是由西方软件巨头研发和提供的，虽经改造，仍难对我国会计制度和会计准则作出全面而准确的反映。对系统参数的重新设置，很多情况下难以完全达到会计合规性要求。二次开发，也不能触及系统程序的核心代码，也不能对系统作过多修改且必须保持对原程序的可追溯性。此外，高昂的再开发费用及时间成本同预期可能带来收益之间的权衡，以及不确定的开发前景等诸多因素都极大增加了在ERP系统中提升会计合规性水平的难度。前述提及的固定资产初始计量问题，虽然建立独立于存货模块的第二套订单系统是最佳选择，但未必是现实的、可行的选择。例证提及的出口货物征退税率差，以及已计提存货跌价准备的存货出售时的已提准备，需计入销货成本等特殊会计事项，也涉及二次开发成本与收益的权衡问题。

三、ERP系统中会计合规性问题破解路径探索

会计合规性问题给ERP系统带来的潜在危害性，不仅使财务信息不能达到会计信息质量要求的标准，而且会使企业直接面临法律与监管风险。因此，提升ERP系统运行中的会计合规性水平，对企业具有重大性和紧迫性。解决问题的路径也主要有以下几条。

路径一，充分认识并尊重企业会计制度及会计准则与建立在现代网络通信技术及全新管理理念基础上，以信息和业务流程的高度集成为主要特征的ERP系统之间的重大差异，求同存异，在必要时寻找能够兼顾两者要求的次优方案。这就要求无论是上线前的测试阶段，还是上线后的磨合期，或者正式使用期，一旦发现会计合规性问题，必须由项目负责人召集软件公司顾问人员、IT技术人员、财务专业人员以及关键使用人一道组成任务组。任务组既不能过多强调依照系统既定流程执行，也不能拘泥于相关财务会计规定的每一个细节，而是要准确定义需求，准确理解相关规定并运用职业判断，制定出可行的改进计划。在前述成本确认会计合规性问题的例证分析中，公司针对产品出库自动结转销货成本功能带来的收入与成本不配比问题，实施了系统再开发，两次执行存货金额自动结转功能，即在存货发货时首先将存货金额自动结转到“发出商品”科目，待确认收入时再将“发出商品”科目自动结转销货成本。这一解决方案，在充分认识到成本与收入配比问题重要性基础上，挖掘系统改造的潜力，而非简单舍弃成本自动结转功能，较好兼顾了两者的要求。

路径二，大力加强ERP系统的财务人员培训，使财务人员不仅要懂得系统的使用，也要懂得系统的设置，不盲从、迷信系统，在系统中操作时积极主动利用会计职业判断。实践表明，很多会计合规性问题并不是ERP系统自身的问题，而恰恰是由于财务人员不熟悉系统，因而不能在既有的功能和流程中选择正确的会计处理方式。绝大多数财务人员长期在“手工账”的思维模式下从事会计工作，一旦来到全新的会计作业环境，就变得无所适从。与传统会计电算软件相比，ERP系统无论是数据采集，会计凭证生成，还是信息输出形式，乃至整个成本核算体系都有着巨大的不同。财务人员只有不断加强自身的学习与培训，从提高操作技能入手，进而熟悉系统的功能与结构，总结出嵌入标准化流程与操作步骤中的会计内涵，最终达到灵活运用会计制度与会计准则的基本原理，重新设计具体的会计处理方法的程度。只有这样才能以对系统改变最小的方式解决会计合规性问题，这种方式，自然也是费时最少、成本最小的最佳方式。通过这种方式，我们就不难做出前述例证1针对收入确认时点的正确选择，也不难做出前述例证3对应付账款首先按照发票金额全额计量的正确选择。

路径三，加快实现企业适用会计法规由《企业会计制度》向《企业会计准则》的转变，构建ERP系统运行过程中会计合规性更大的弹性空间。《企业会计制度》与《企业会计准则》均属于由财政部制定并颁布的行政法规，具有同等的法律地位。但两者从规范的内容到目标，从可操作性强弱到适用范围都有很大不同。会计准则体系由西方引进，在各国会计准则趋同的大背景下，具有标准的内容格式，即每一个具体准则都是按照“确认—计量—披露”的基本结构编写的，不对具体的会计处理、会计科目名称等细节作出规定，更强调财务人员运用职业判断的能力；相反，企业会计制度更多的是中国特色的产物，它对账务处理的具体方式、具体步骤、适用的会计科目及其准确的名称都有详细规定，更强调财务人员按部就班、机械操作的能力。长期以来，《企业会计制度》与《企业会计准则》在我国共生并存，但自2006年财政部新的会计准则以来，已明确要求自2007年1月1日起所有上市公司执行《企业会计准则》, 并积极鼓励其他非上市公司执行《企业会计准则》。不难看出，《企业会计制度》更多是“手工账”思维模式的产物，事无巨细，重执行，轻判断；而《企业会计准则》比较符合ERP系统管理理念，高屋建瓴，重实质，轻细节。企业采用《企业会计准则》作为适用会计法规，无疑会使ERP系统运行过程中的会计合规性边界更具容忍度和弹性，有利于弥补ERP系统柔性度较差的不足。

作者：朱宏伟 单位：旭格国际建材（北京）有限公司