企业电子文件管理的优化范文

提高企业CAD电子文件的归档管理水平

1．转变观念，提高认识

传统的科技档案管理主要是对纸质文件进行验收、归档，而新时期的科技档案管理必须包含CAD电子文件的归档与管理，否则科技档案的归档就不完整，企业的核心技术安全也得不到有效的监控。CAD电子文件的归档管理不同于纸质文件的归档管理，档案部门必须具备基本的接收、管理硬件设施和相应的管理平台（软件）。CAD电子文件的归档管理是企业实现科技档案信息化管理基础工作之一。企业只有实现了科技档案信息化管理，才能冲破档案利用的各种局限，从而实现科技档案信息资源科学管理和高效利用。

2．制定标准，明确要求

CAD电子文件的归档管理是一项系统工程，企业档案部门单靠自身的力量远远不够，必须与文件形成部门及信息技术部门相互合作。因此，企业必须参照国家及档案行业相关标准，制定出切实可行的《电子文件归档与管理规范》，明确规定CAD电子文件的归档范围、类型和相应的文件格式，对电子文件的运行环境、操作平台等要求进行必要的说明，确保CAD电子文件归档的完整性、准确性、有效性。

3．及时归档，确保质量

虽然企业各部门平时都做了一些电子文件的整理或保存工作，但由于设备老化或频繁更新，导致很多CAD电子文件在设备更新过程中丢失。为避免此类情况3的发生，技术人员在完成CAD电子文件的最终审定后，必须及时通过计算机网络向档案部门移交，即逻辑归档；档案部门对归档的CAD电子文件应及时进行整理、鉴定、编目，并集中下载到可脱机保存的光盘等载体上，即物理归档，以确保科技档案的完整收集和安全保存。

4．提高技能，适应需求

CAD电子文件被档案部门正式接收后，就成为企业科技档案的重要组成部分。在电子环境中，如果档案人员不能积极介入CAD电子文件的形成和保管过程，那么就不可能更好地对其进行鉴定、保存、编目或者提供利用。因此，档案人员必须在专业人员的指导下学会运用专门的档案管理平台，科学有效地接收管理CAD电子文件，以适应企业档案管理的需求。

5．全程控制，确保质量

CAD电子文件在定稿、打印成底图之后，极易被忽视。它们或遭随意增、删、改，或被无意清除，或被新文件覆盖，致使原有的文件面目全非，失去了归档、保管的意义。因此，企业必须严格执行有关标准，规范CAD电子文件的形成、批准、审批、审定、逻辑归档等环节要求，使其归档准确、完整、有效。

6．定期核查，及时整改

CAD电子档案的收集、归档，必须经过版本鉴定，仅做简单的整理与保存，将可能导致其版本与底图不一致。因此，必须定期对逻辑归档的CAD电子档案进行核查。重点核查归档文件是否完整，档案形成过程的手续是否齐全，是否符合归档要求，等等。对不符合要求的应立即退回原移交部门，限期整改，确保CAD电子档案与图纸的一致性。

确保CAD电子档案的长期可读

长期保存的CAD电子文件对计算机设备的依赖很强，虽然耐久性光盘载体可以保存较长时间，但若干年后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取的设备，导致文件无法识读。因此，CAD电子文件归档时必须注明其形成的软件和存储的格式，以防今后随着软件的更新换代最初的格式无法读出。为此，对需要长久保存的CAD电子文件，除严格按要求接收、存档外，还必须定期对其存储介质进行检查、复制，防止信息损失。有条件的企业，可随着计算机设备的更新，将原文件在新的硬件、软件中转换格式，以确保CAD电子档案的长期可读。（本文作者：李兰英单位：兰州电机股份有限公司档案中心）