电子政务中的电子文件管理研究范文

1电子文件的主要特征

随着计算机技术的发展和提高，应用中的电子文件处在不同的发展阶段，因此，电子文件的分类和显现的特征也各不相同。计算机应用之初，由于存储电子文件的介质问题，使电子文件不宜传播，因此当时利用计算机和打字机共用，将电子文件打印出来保管，习惯上称作纸质电子文件，随着电子文件存储介质的发展，又经历了以纸质文件为主，电子文件为辅的辅助性电子文件，以电子文件为主,纸质文件为辅的正式电子文件，最后达到无纸电子文件，发展到当今电子政务时代，电子文件已经成为真正的电子文件时期。电子文件具有以下特征：

（1）电子文件的设备依赖性。真正的电子文件是与计算机共用的，如果离开计算机及相应的软件，就无法生成电子文件，也就更无从谈起对电子文件的传递、识别的功能。这是因为电子文件的形成需要依赖一定的因素，如：计算机的数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等，都制约电子文件的形成和应用。

（2）电子文件信息与载体的相分离性。形成的电子文件具有公用性，它可以随意在任何一台计算机上查阅，并能在计算机之间相互传递，也可以利用不同的存储介质进行相互复制，复制后的电子文件上的信息内容没有任何变化，也难以区别那一个电子文本是原件，虽然从复制的时间可以判断时间的顺序，但是电子文件不能像纸质文件那样确定哪个是“原件”，哪个是副本，电子文件的这一性质对使用者提出了如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性的问题，这也是电子文本的弱点之一。

（3）电子文件的易更改性。电子文件的易改性使它失去了真实性的确定性，因为电子文本可以随意更改，却可以做到不留任何痕迹，为了解决这一问题，电子文本由.doc又增加了CAJ、.pdf和.jpg文本，尽管如此，也难以改变电子文件的易改性，只是增加了更改电子文件的难度，作了更改的电子文本，仍然可以和相同格式的电子文本难分伯仲，所以为保证电子文本的安全，还需要解决计算机系统的许多技术难题。

（4）电子文件的多媒体集成性。在计算机系统中，人们把组合2种或2种以上媒体的信息交流和传播的媒体称作多媒体。经常使用的媒体有文字、图片、照片、声音（包含音乐、语音旁白、特殊音效）、动画和影片等等互动功能。电子文件的多媒体集成性，就是将多媒体的文字、图像、声音、影像等信息，以单独的形式出现或以相互搭配在一起的形式出现，使他们各自形成各有风格的电子文件内容。通过采用计算机对各种媒体进行处理，具有广泛的用途，这种多媒体技术是一个涉及面极广的综合技术，是开放性的没有最后界限的技术。其产业涉及的范围很广，如电子工业、计算机工业、广播电视、出版业和通讯业等都可以大量涉及。

（5）电子文件的共享性。数字化的电子文件与纸质文件具有很大的区别，电子文件一出现，虽然人们在应用中还存在不足，但它的特殊性还是给应用者快捷方便的感受，尤其是电子文本的共享性，它可以在任意时间、不受空间的限制，向所有的多用户开放，方便用户检索和用户自由的网络中浏览，实现信息共享。显然，电子政务下的电子文件管理的目的是为了提高政府的行政效率，及时了解群众的需求，为群众提供广泛、便捷的信息服务，使群众可以通过电子政务毫无拘束的把自己的想法向政府展开心扉，行使群众参与政府管理的模式。因此，在电子政务过程中，管理人员必须要了解和把握电子文件的特殊性，使电子文本扬其所长、避其所短，更好地为社会服务，为人民服务，为政府服务，发挥电子文本的功能。在计算机和网络系统中，电子政务下的电子文件管理是相互作用、相互支持和相互影响的，在实际应用中对电子文件管理的质量，将直接影响电子政务的发展的效果，当然，政府对电子政务发展的优劣，也必然对电子文件的管理起到很大影响。

2电子文件管理存在的问题

电子政务中的电子文件管理工作虽然已摆在面前，但目前仍然是一项探索性工程，但随着信息化和计算机技术的发展已经开始走向完善，当然，电子文本管理还需要提高和发展，在建设过程中也必定会遇到许多问题，同时对管理人员也存在许多问题和挑战，表现的主要问题具体体现在如下方面。

（1）电子文件一体化管理模式欠缺。电子文件一体化管理模式还存在不足和欠缺，这是由于管理体制、思维模式上的问题，传统的文件管理长期以来，就存在着文件工作与档案工作分家的局面，改革开放以来，随着数字化的发展，使计算机网络化形成了巨大的市场，但网络中的电子文件的发展，还是难于与传统的文件管理相提并论，在许多情况下也只是增加了工作量，例如，许多报表既要电子文件，又要纸版打印稿，虽然各有不同的用处，但也增加了工作量，因此，我国在电子政务中的电子文件，虽然得到大量的应用，但是在一些情况下还是依靠传统的管理模式，对文件的管理工作环节，依然存在着严重滞后的事实，尤其是对文件管理和档案管理的软件开发还存在着各自为政的现象，在有些时候只是将OA软件与档案管理软件，只是做了简单的数据对接，这与实现现代办公环境中的电子文件一体化管理还存在较大差距，因为这样做并没有把档案管理的需求纳入其中。之所以出现这样的问题，主要原因是多数机构领导者的认识问题，再加上档案管理人员在思想上没有认识到电子文件的管理优势，还没有形成对传统档案管理理论的冲击力，还没有厘清电子文件对档案管理的影响的变革，因此，在管理模式上，仍然局限于传统的工作环节和工作分工，在管理模式上无法实现电子政务所要求的、真正意义上的文档一体化管理。

（2）电子文件管理体系的标准化程度较低。由于电子文件管理体系的标准化程度较低，使许多电子政务系统在电子文件数据处理和外部数据的交换方面受到标准化问题的制约，相互不能对接，难以发挥整体优势。这就使电子文件在应用上受到极大的阻力，因此，电子文本要求文件管理系统在软件编辑过程中应做到统一标准，统一数据，这样就会方便电子文件相互间的交换、传输及利用，扩大了电子政务信息服务的范围，可以极大的提高信息服务的效益。显然可以看出，目前在我国，在电子文件管理体系的标准化方面，应该说其标准化程度还存在着空白。

（3）电子文件存在的安全问题。电子文件所面临的安全问题，仍然是当前电子文本发展的掣肘，这一方面的原因是来源于电子文件内容与载体的可分离性，电子文本的信息内容很容易更改、更容易复制，电子文本自身信息载体的不稳定，给电子文本的存档带来巨大的影响，另一方面，电子文件由于依靠网络环境，这使电子文本从网民使用开始就存在着不安全隐患，例如，正常操作的计算机，非常容易遭到黑客的攻击及病毒的侵袭，它们都可以对电子文件的存在发生遗失、破坏或电子文件管理系统的崩溃，使付出大量精力得到的业绩付之东流。

（4）电子文件鉴定工作难度大。由于电子政务的公开性、互动性和服务性，使电子文件以数量级的速度递增，而且电子文件在内容上又与传统纸质文件截然不同。另外，由于电子文件自身的特性，对电子文件是否为原版的鉴定又非常困难，因此难以确定电子文件内容的真伪，如果出于需要，确要对电子文件的来源和真实性进行评价，需要相关的技术和技术人员进行数据分析，与传统的纸质文件比较其鉴定的工作量和难度要大得多，可见其鉴定工作的难度。因此，亟需我国信息主管部门加强对电子文件管理工作的组织和引导，提高完善政府部门对电子政务的开发利用机制，使电子政务时代能够更好的利用电子文件管理体系，因此必须加快寻求电子文件管理的有效途径，使电子文件更好的在信息时代贡献力量。

3电子文件管理的措施

在电子政务的起步阶段，尽管电子文件具有特性的制约，在电子文件的管理方面存在难度，但是电子文件还是发挥了信息时代的优势，做出了划时代的贡献，例如，网络的反腐举报文件，虽然不能杜绝别有用心人利用网络的虚拟假公济私利，但是网络反腐是揭露腐败之风的有力武器。但如何对电子文件进行管理，例如，对公共档案的管理，如果全面实施电子文件的管理，就必须保证其安全性，如果电子档案一旦失效，就将会导致国家、机构和社会记录的空白，对个人也会造成无法弥补的损失。对电子文件的管理问题，英国公共档案馆的专家指出：在未来的档案管理中，电子文件必将代替纸质档案，成为现代档案管理的主流。因此，从现在开始就必须努力着手抓好档案工作的电子文件管理工作。同样，电子政务系统也应当充分考虑电子文件的管理需求，对电子文件管理的问题，要充分考虑到电子文件自身的特点，利用高科技的手段采取安全的保管措施。目前对电子文件的管理措施应涵盖以下方面：

（1）加强信息立法和行业规范。虽然我国已颁布对电子文件的信息立法和行业规范，但这些标准和规定无论，由于数字化技术的高速发展，对电子文件的管理也只能是理论上的探索阶段，其中的条文还只是具有原则性的指导意义，因此，还必须从数字化存储技术方面的提高，来增强相关电子文件存储法规的督导，这样才可以为电子文件的管理工作扫清障碍，才能更好的在电子政务系统建设框架中考虑到电子文件和电子档案的管理需求，使它们不能由于电子文件的特点，使电子政务系统存在潜在的功能缺陷。因此，作为各级政府部门，也要从技术上和需要上做好对电子文件管理机构的指导，在现有的条件下要首先加强权责划分，这样才能规范电子文件的管理行为，对电子文件的管理模式积极的引导，同时也要应对电子文件的管理工作，把它作为一项重要内容引起相关单位的重视。

（2）提高电子文件管理标准化水平。电子文件管理的标准化，是电子政务发展的基础，因此，相关的标准制定与贯彻已引起世界各国的重视。2001年国际标准化组织就了电子环境下文件管理的国际标准，但我国在电子文件管理方面还存在较大的差距，在数据信息化方面，我们已经面对着许多软件应用，如“OA软件”“、档案管理软件”、“文件、档案一体化管理软件”等不同系统的大量应用，面对着数据交换、转换和兼容性，它们制约着电子文件管理的整体功能的发挥。因此，在当前电子政务的标准体系中，不仅需要尽快完善早期专门针对电子环境的标准体系，而且还要在电子政务系统框架设计、系统建设和标准制定过程中，加速投资环境和力度，积极依靠高校和研究单位的技术力量，是相关专家都加入到研究队伍，提高电子文件管理标准化的研究力度，扩大电子文件管理标准化体系的辐射范围和应用领域。

（3）建立电子文件管理中心。要对网络的电子政务中建立电子文件管理中心，以这个管理中心来实施对电子文件的管理工作，这个管理中心主要的职责是对上网文档的鉴定和提供浏览服务；例如同步处理电子信息，包括对公众来信、意见建议的处理、转接、督办，实名举报和发电子文件证明等；这个管理中心对新形成的电子文件，还要完成收集、整理、归档、备份等项工作。通过管理中心，使电子文件管理工作成为电子政务的核心部门。因此，在电子管理中心要配备精通网络技术的专职管理人员，使电子文件管理在统一、高效的环境下运作，是电子文件成为电子政务和公众服务的传媒工具。现代电子政务代表着未来信息发展的方向，政务信息的公开、处理和服务呈现出积极姿态，这反映出政府管理方式的进步和服务水平的提高。电子文件管理作为电子政务的一个部分，是电子政务得以高效运转的基础和保证。面对电子政务的蓬勃发展，电子文件管理工作也应利用高科技手段，在不断完善中发挥自身的价值和优势。

4结语

加强电子文档的规范化归档管理是加快电子政务建设的重要基础性工作。电子政务为决策者提供准确、及时、高效的服务，将成为衡量工作效率和工作质量的重要标志。因此，在电子政务下要不断总结经验，形成安全的电子文档管理规范和标准，使电子文档能适应有特色社会主义市场经济发展的要求，发挥其应有的作用。

作者：杨丽妲史湘萍单位：哈尔滨医科大学哈尔滨建设银行