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高校电子文档管理的有效路径分析

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由于政策水平和管理要求上的差异,以及电子文档管理实施细则、统一化管理标准与规范的缺失,使得高校的电子文档存在多头管理、信息不兼容、重复建设等问题,在很大程度上影响了电子文档的完整性、系统性和实用性。由于电子文档本身就具有多媒体集成性、设备依赖性、信息与载体相分离、信息易更改等特性,因此高校电子文档的生成、传递、识别、存储以及管理都会对电子文档设备形成很大的依赖性,一旦离开计算机设备以及软件系统,都会对电子文档的生成与管理造成很多的不利影响。但是,在高校电子文档的管理活动中,很多学校以及档案管理者都忽视了对电子文档设备的保养与维护,可能会对电子文档的安全性和可靠性造成一定的威胁。

随着高校电子档案管理需求的不断增长,档案管理人员在专业知识和信息化素质上的缺陷开始逐渐暴露出来。从整体上看,高校档案管理者的整体素质相对较低,很多档案管理者甚至只是由其他人员兼任的,因此计算机操作水平和档案管理专业知识相对缺乏,很难对高校电子文档资源进行专业化、系统化的操作与管理,这与当前高校信息化建设与档案管理的发展趋势是不相适应的。

高校电子文档管理的特点与发展趋势

1.电子文档信息内容的数字化与存储的大容量。高校的电子文档是指将文字、图形、图像、影像、声音等信息,通过信息技术手段按照一定格式对其进行转化为一定的数码符号,然后再进行存储、传递,最后借助软硬件还原技术进行识读,因此,电子文档信息的内容具有明显的数字化特点。而随着现代信息存储技术的不断发展,电子文档存储介质的存储容量大大增加,例如光盘存储文件信息的能力以及电子文件的信息压缩技术都实现了明显的改善。

2.电子文档信息的共享化和应用的便捷化。高校的电子文档信息资源能够为学生和教师提供资料查阅的便捷化服务,实现学校各个群体科研工作的信息资源共享,使广大师生可以更加便捷地利用现有的教育资源和科研成果,更好地进行创新研究和教学改革。同时,高校电子文档信息的共享化和应用的便捷化,可以有效提高档案资源的利用效率,降低电子文档利用者查询和来往学校的时间与费用,有效减少了文档资源查询与利用的成本,在整体上实现了更高的经济效益和社会效益。

3.档案管理工作的高效化和现代化。电子文档管理的出现,克服了很多传统纸质档案和手工管理的弊端,使档案管理者从重复、繁杂的低效率工作中逐步解脱出来,减少了很多中间环节,降低了档案管理失误发生的可能性,数据统计的可靠性、准确性和管理效率也实现了明显的提升,从而使高校的档案管理工作更加程序化、规范化与高效化。同时,将电子文档的信息生成并输入计算机后,可以更加方便地实施信息检索、分类标引、统计分析、编研开发等工作,为高校档案管理工作的现代化奠定了可靠的基础和物质条件。

4.文档处理的规范化与一体化。在高校的电子文档管理活动中,电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备,有着密不可分的关系,因此在录入信息时必须按规定及时录入规范的信息,确保电子文档信息录入的规范化,否则可能会影响到电子文档资源的后续开发和使用。同时,电子文档的设计、生成、传递、归档以及再利用,必须考虑到标准化管理、统一归档管理以及长期储存等方面的需要,电子文档的形成者和电子档案的管理者,要多进行沟通与协助,只有实现了电子文档处理的一体化,才能保证电子文档的可用性、可存取性、可识读性。

5.文档管理的自动化和文档传输的网络化。高校电子文档的管理主要是通过计算机与网络技术以及各种办公系统软件来完成,通过网络办公平台系统,实现文档管理流转全程的自动化,包括文件内容电子化,文件的起草、审核、签发、成文、立卷归档、利用等流转程序的自动化。而在电子文档的传输上,将电子文档内容存放于网络办公平台专门设置的区域中,就可以实现文档传输的网络化。

加强高校电子文档管理的有效对策

1.完善高校电子文档管理的制度与法规,提高电子文档管理的规范性。高校的档案管理部门应当制定完善的电子文档管理制度,明确划分高校电子文档管理中的各种职责,确保各项管理措施的有效贯彻与执行,并在实际工作中不断总结经验,改进工作方式,使高校的电子文档管理逐步走上规范化、制度化、系统化、科学化的道路。

2.采取有针对性的电子文档信息安全与保密措施。由于电子文档在经过电子技术处理后,通常被存储在磁盘、光盘介质、硬盘等存储设备上,因此电子文档是一个数字信息的集合体,虽然在查询、传递、使用等环节具有很多的优势,但是同样存在易复制、易更改等缺陷,因此高校档案管理部门应当采取有针对性的安全防护措施,做好电子文档信息的保密工作。在电子文档的生成、传递、存储、使用等环节都采取相应的保密措施,避免保密内容的不恰当公开,加大电子文档信息在使用和存储等环节的审查力度。例如,可以采取安全代理、防火墙、权限控制等技术有效防止电子文档数据的泄密或丢失,确保电子文档信息的安全性和完整性。

3.建立电子文档数据库,做好高校电子档案信息资源的有效开发与利用。高校电子文档既是一种信息产品,又是学校的一笔宝贵财富,对高校电子文档进行有效的管理、开发与应用,将高校电子文档的价值最大化,是高校电子文档管理的宗旨,也是确保高校档案管理健康、可持续发展的重要保障。对此,高校档案管理部门应当综合考虑高校电子文档的类型,分门别类地对各类电子文档进行归档管理,建立“重大科研成果数据库”、“馆藏基本目录数据库”“、学生档案数据库”“、学生成绩档案数据库”“、人才数据库”等电子文档数据库,为电子文档信息的开发与利用提供更大的便利,更好地顺应高校档案管理工作发展的时代需求,把高校的档案管理工作推向一个新的高度。

4.建立高校电子文档管理的信息监督与反馈机制。为了确保高校电子文档管理的规范性和有效性,及时对可能出现的问题采取相应的改进措施和应对策略,高校档案管理部门应当建立相应的电子档案管理的信息监督与反馈机制。具体说来,高校电子档案的信息录入与管理,应当安排专人负责,并指定相应的校级或院系级档案信息监督与反馈人员,定期对各类电子文档资源进行核对和检查。同时,高校电子文档管理部门还应当重视对档案管理人员的教育与培训,建立一支专兼职相结合的档案管理队伍,提高档案管理人员的专业素质、责任感与使命感,促进高校电子文档管理的良性循环。

总之,电子文档管理已经成为高校档案管理工作者必须积极面对的新课题,这既是高校信息化建设中的重要机遇,也面临着电子文档信息安全等方面的挑战。高校档案管理人员只有在充分认识电子文档管理现状与特点的基础上,及时采取具有针对性的管理措施,不断完善自身的知识素养,掌握更多的档案信息管理技术,才能使高校的电子文档管理更好地服务于高校的信息化建设与长远发展。(本文作者:高峰、赵密霞单位:河北农业大学)

高校电子文档管理的有效路径分析责任编辑:杨露    阅读:人次