电子信息档案管理新突破范文

在经济全球化、信息化的时代背景下，电子商务快速地取代了传统经济运作形式，在频繁商务往来与文化沟通过程中，产生了大量电子数据，而对于这类区别于传统纸质档案数据要从何入手收集和管理，并加快促进档案管理的电子信息开发和利用，是我们当前迫切解决的重点问题。做好档案管理工作的电子信息开发和利用，不仅有利于我们提高工作水平，更能满足广大用户多元化需求，实现档案信息资源社会共享；从长远角度来说，更关系到我国社会主义市场经济建设的发展。因此，在新时期新形势下，加强档案管理工作的电子信息开发和利用，其意义非常深远。

一、数字网络背景下档案管理的新突破

（一）电子信息时代改变了档案信息

资源利用方式。在电子信息背景下，档案管理的利用对象和用户发生了一定程度变化，档案信息影响力大大增高。电子信息依托数字网络平台打破了时间和空间界限，使档案实现异地快速利用。档案用户可以通过网络平台远程调用档案，这样一来不仅节省了时间，更规避了档案在送传过程中存在的潜在风险。与此同时，电子信息技术使得社会化档案信息资源实现了真正共享，大大吸引了用户，潜在的档案信息用户逐渐增多，档案信息影响逐步扩大，档案信息作用也因此得到最大程度发挥。

（二）数字网络技术作为一种有力手段

与工具推动了档案电子信息资源开发和利用。通信网络技术、计算机技术以及多媒体技术等数字网络配套技术在档案管理工作中发挥了重要作用。可以说有效的电子信息档案管理是离不开数字网络技术的，这也是实现档案管理中电子信息开发和利用的基本前提和必要条件。计算机技术强大的电子信息处理能力能够大大提高档案信息以及档案信息产品的发展速度，特别是其强大的信息传递功能加快了档案信息资源传递与交流。

（三）数字网络促进了传统档案整理

方法改良，推进了文件、档案一体化进程。随着电子文件覆盖面日渐广泛，电子文件归档提前，档案和文件的距离缩短，界限逐渐淡化。这些文件或档案上网，能够为社会提供更多信息资源，尤其是能为战略决策层制定策略方案，提供必要关键信息，在这方面，电子信息档案的社会效益和经济效益已很明显地体现出来，而以电子信息为载体的档案信息主要是对决策的支持，从这一角度来看，档案信息资源开发已经迎来了发展的最佳时代机遇。

二、电子信息在档案管理工作中的基本特点

杂、广、快、变是档案管理工作中电子信息的典型特征。杂，是指在相同的渠道中有多种电子信息共同分享传输渠道，电子信息内容不可避免地比较杂，这就加大了筛选的工作量；广，是指由于网络逐渐普及和广阔开放性，促使电子信息来源范围逐步扩大，许多信息矛盾的、相悖的共存；快，是指信息产生速度快，信息传播速度快，资料收集速度快；变，是指电子信息灵活多变的特点，它让网络电子信息动态变化内容时刻能够得到调整与更新，给档案管理工作带来极大便利，更好地提高档案管理工作效率。此外，电子信息也存在一定工作难度，就是它具有可靠性需要确认以及信息真伪难辨的特点，如果稍有不慎则会让那些目的不纯的人钻了管理漏空子。例如，个别人通过计算机的复制技术大搞弄虚作假等等。因此，为了更好地为档案管理的有效性、合理性提供有力保障，就必须根据电子信息的具体特点，及时地对档案管理工作方式和内容进行调整，从而保障档案资料及时性、准确性和完整性。

三、档案管理工作中电子信息开发和利用的具体措施

（一）促进新型档案管理人才培养，大力开发档案信息管理软件。随着档案管理信息化进程加快，无纸档案管理时代提前来临。目前档案管理自动化系统已经逐步建立健全，档案信息传递也更加便捷。但是当前档案系统归档管理却没有得到充分重视。档案部门要尽快解决这一问题，不但要督促科技人员加强研究攻关，研究与时展，社会需求相适应的档案管理软件，还要更加重视新型档案管理人才的培养和引进，让那些具有专业知识与创新能力的人员参与到档案管理工作中来，从而建设一支具有丰富管理经验以及应变能力强的专业队伍；同时，要鼓励现有档案管理人员加强学习，通过培训和自学努力提升自身现代化档案管理技术水平，不断更新知识，掌握必要的现代档案管理方法。充分地观察和了解国际国内档案事业发展的大体趋势，从而在促进档案管理人员全面发展的同时，实现档案事业现代化转变。

（二）促进服务渠道多元化，实现优质高效服务。档案信息作为一种无形资源可以说是一种非常重要资产，广大群众不能直接了解其存在价值。因此，我们的档案管理工作人员必须不断地向社会宣传档案资源的价值与作用，一改以往坐等上门服务的落后工作态度和作风，促进服务渠道的多元化，让死档变为活档。例如，某单位的档案室可以向广大职工公布最新的人事改革、晋升职称等有关大家切身利益的重要文件信息；在遵守档案法的基础上，也可以向大家公布档案室的档案目录、全宗介绍以及科技档案等珍贵资料，从而使服务范围扩大，保障档案作用更好发挥。

（三）做到开发利用档案信息资源要科学性。开发和利用电子信息资源，不仅是档案工作的一个重要目的，更是检验我们档案工作水平的一个重要标杆。因此，开发利用档案电子信息资源就必须讲究科学性。首先，广泛收集信息资源，充分地丰富馆藏内容。作为一名档案工作者，不仅要充分收集本单位业务活动档案材料，还要收集与本单位业务相关的信息资料；其次，要用现代化技术手段进行检索，重视硬件配套设施建设，努力构建科学化档案检索体系；最后，信息资源整理做到系统化。合理地保持信息资源之间的关联性，进行科学而系统地整理，从而为信息资源开发利用奠定良好基础。综上所述，电子信息在当前档案管理工作中占据着不可替代的重要位置，电子信息开发和利用在新时期档案管理工作中是一项重要任务，而档案电子信息的开发和利用是一项长期而复杂的系统工程，需要我们档案工作者付出更多耐心和艰苦努力。为此，我们要抓住当前时展新机遇，转变观念，主动迎接新形势下的新挑战，努力培养出更多档案管理的复合型人才，群策群力，研究档案管理工作电子信息开发和利用的创新途径，更好地提升档案管理的工作效率和质量。