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电子商务下企业财务信息整合系统研究范文

时间:2022-04-13 09:23:06

电子商务下企业财务信息整合系统研究

摘要:

企业从传统商业环境进入到以互联网为依托的电子商务环境后,财务信息整合成为大势所趋。本文基于电子商务环境下财务管理的特点,对财务信息的概念进行了重新界定,按照“识别-评估-实现-反馈”的思路探讨了企业财务信息整合系统的构建和运行,并初步探讨了其运行有效性的评价问题。通过财务信息的整合,企业可以从整体层面分析财务业务活动,满足了新环境下的管理需要,且更好地解决了管理者和其他利益相关者对财务信息的需求问题。

关键词:

电子商务;财务信息;信息整合系统

近年来,以互联网技术、现代物流业为依托的电子商务商业模式正以惊人的速度改变着国民的经济生活模式。在传统商业环境下,企业各部门数据自采自用、信息不能共享,企业的管理工作缺乏从企业层面出发的总体架构,不同部门间缺乏联系,造成信息的“浪费”。在电子商务环境下,企业的商务活动变得更加依赖于信息的流动、信息配置和利用、不同部门间的信息流动控制,只有“信息流畅”的企业才能及时有效的处理和反馈信息,从而在激烈的市场竞争中占据有利的位置。在电子商务环境下,财务管理逐步迈向动态化、标准化和协同化,企业的财务管理对象也不再局限于“资金流动”,已经延伸到“信息”。“信息”管理的目标是提高信息的时效性和准确性,以提高企业整体运行效率,降低企业的管理成本。为了探讨企业整体层面如何在电子商务环境下更有效的处理信息进而从市场中获得竞争优势,本文试图对财务信息整合系统进行研究。

1文献综述

目前,关于信息整合的研究主要集中在以下三个方面:①面向用户的信息整合研究。面向用户个性化的需求进行信息整合是合理利用信息的有效途径,为用户获取信息、传递信息和优化界面提供支持平台。相关研究从用户的角度来设计整合系统,分析用户需求、确定整合内容、完善信息共享机制,顺利实现整合【1】。②面向知识管理的信息整合研究。面向知识管理的信息整合是以信息整合为基础构建,是提高企业机构竞争力的重要手段,旨在实现其内部的知识共享,提升用户的服务价值。相关研究通过建立面向知识服务的知识仓库,用来整合和分享知识,最终实现相关各部门的知识服务功能【2】。③面向决策的企业信息整合研究。随着网络通信技术的进步和企业信息化的发展,以及数据挖掘、数据仓库、商务智能等技术的应用,企业的信息管理由面向过程向面向决策转变。相关研究通过从企业决策需求出发,如面向供应商、面向客户建立信息整合系统,增强企业信息集成的智能水平,促进企业信息化的跨越性转变【3】。综上所述,现有的信息整合研究主要侧重于对面向对象的信息需求建立共享机制,而对于企业层面的信息共享系统,尤其是财务管理方面,管理层所需要的信息整合方面的研究较少。为了探讨企业整体层面如何在电子商务环境下更有效的处理信息而从市场中获得竞争优势,本文试图构建一个财务信息整合系统,以实现财务信息的优化配置,使财务信息得到充分的共享,从而充分发挥和挖掘企业财务信息的价值。

2电子商务环境下企业财务信息的整合

2..1电子商务环境下企业财务信息的重新界定

在传统的财务管理环境下,企业的财务管理是财务信息的不断输入和输出,经过反馈再次重新输入的循环过程【4】。企业的财务信息是关于企业的经济活动及其结果的反映,是人们认识和了解企业的主要途径,是信息使用者做出决策或行动时所必需的【5】。电子商务的出现使得企业的管理模式发生了一系列的改变,以信息流为核心带动物流和资金流的新型商业模式正在逐渐生成。

(1)电子商务环境下企业的财务管理全程参与。

企业对于信息的需求具有时效性、多样性和全面性等特点,这就要求企业的财务管理需要从静态的事后核算向动态的全程参与方向发展。即财务管理参与企业的各个生产经营管理流程,记录各个流程所产生的信息,再将信息传递给信息需求方,完成信息的沟通,协同完成公司的各项活动。

(2)财务业务一体化的核算与管理模式。

电子商务环境下,财务、业务的协同管理是基于会计信息与业务信息的集成,会计数据与业务数据融为一体,极大的丰富了财务信息。在财务业务一体化的核算与管理模式下,只要业务信息转换成会计信息的规则制定正确,就能实时、高效地生成会计信息,业务系统的单据可以直接生成财务凭证,真正做到业务系统与财务系统的无缝对接【6】。

(3)财务部门与其他部门模糊分工。

电子商务环境下,企业的财务管理环境发生了很大变化,财务与业务协同进行处理,以往由财务部门处理的大多数核算业务将按其业务发生地点归案到制造、营销、供应等部门来完成,财务部门内部的人员分工、岗位设置也将随之发生巨大变化。因此,企业内部的财务部门将与其他部门相互融合,呈现模糊分工状态【7】。(4)资金流、信息流、物流“三者统一”是电子商务商务模式的重要特征。资金流、信息流、物流并非独立存在,任何一笔交易,都是这三者协同作用的结果。任何业务的产生,都会产生资金的流动和使用价值的让渡;如果没有物流的保障,资金流便不能有序的良性流动,业务活动也难以正常运行;如果没有信息流进行后台支撑,资金流、物流都无法有效运转。因此,实现资金流、信息流、物流的统一是电子商务环境下企业财务管理流程应有的特性之一。综上,本文认为,不同于传统的财务信息,电子商务环境下的财务信息是涵盖了资金流信息、信息流信息、物流信息在内的广义的财务信息,即电子商务下产生的所有与资金流、信息流、物流相关的信息均归属于财务信息。如图1所示,在电子商务环境下,企业的财务信息是企业财务、业务、管理活动所产生信息的集成。

2.2电子商务环境下企业财务信息整合的目标

电子商务环境下的财务信息整合是指将前文重新界定的财务信息通过数据库的方式组织为一个整体,把分散的资源集中起来,把无序的资源变为有序,使之有利于管理、利用和服务,实现信息资源的最大增值【8】。电子商务环境下财务信息整合的总体目标是满足企业财务与业务活动的信息需求,从而提高企业的经营效益。具体目标如下:

(1)保证财务信息获取的时效性。包括财务信息在内的一切信息均具有时效性,只有被及时获取、整理的财务信息,才能成功的为企业创造效益、规避风险【9】。电子商务环境下,信息技术的发展缩短了供求双方之间的距离,这种信息的时效性也就更显得突出。财务信息整合系统的一大目标,就是整合企业内外部的信息,使得从任何一个信息源获取的信息均能够及时为需要该信息的相关部门所获取。

(2)降低财务信息传递的成本。

如图2所示,企业的财务管理可以分为以下过程:①信息获取;②信息分析,生成财务决策(筹资、投资,营运资本管理);③财务管理决策执行;④进一步获取信息评估决策的可行性。企业通过财务信息整合,可使企业内外部分散的数据或文件等各类信息都被有效的管理起来,经过不断的分析、整理成为有用的企业资源,从而降低了企业信息获取和信息分析的成本。另外,基于财务信息整合可以将企业的财务信息进行有效管理和综合利用,结合数据仓库和商业智能等技术为企业决策层提供更为有效的决策依据,降低财务管理决策成本。由此可见,企业通过财务信息的整合可以有效的降低企业财务信息传递的成本。

(3)提高财务数据和财务信息的利用率。

财务数据是财务信息的载体,但同时在电子商务环境下有效的财务信息又往往淹没于海量的数据之中,使得企业对于财务数据的真实利用率偏低。经过整合后,财务数据以有序的方式被储存在一个大容量的“数据仓库”,便于需求者进行进一步的数据挖掘和分析、得到企业决策所需的有效信息,从而提高财务数据利用率。同时,丰富的财务信息在整合后能够更便捷高效的传递给每个信息需求者,供其作出有效决策。综上,财务信息的整合提高了财务数据和信息的利用效率,使得财务信息的最大增值成为现实,创造了规模化的收益和企业效益。

(4)提升现有信息系统的综合效能。

利用信息整合技术可以将现有信息管理系统与新建信息系统统一集成到企业信息平台,解决不同应用系统、异构数据库间的集成问题。通过分步推进企业信息化建设,逐渐提高企业自身的信息技术水平,进而增加对企业信息化建设的操控能力。

3电子商务环境下企业财务信息整合系统的构建及运行

3..1电子商务环境下企业财务信息整合系统的构建原则

(1)完整性原则。

即在财务信息整合系统中要保证财务信息对象的完整与全面。根据财务信息服务的主要对象或服务目标确定数据源,根据数据源建立应用系统,确保各应用系统的财务信息通过有机关联在逻辑上形成一个整体,另外整合后的财务信息整合系统应涵盖原应用系统的所有功能。

(2)经济性原则。

在构建财务信息整合系统时,对于一个稳定持续经营的企业,其信息分析、产生决策和决策执行一般保持在一个相对稳定的水平,可以视作固定成本。因而在财务管理的过程中主要涉及两种变动成本:一是信息获取成本,如部门内部搜集和统计信息的人力物力,不同部门间沟通导致的时间成本等;二是财务管理决策与企业发展需求不完全匹配所导致的损失,如资金闲置产生的机会成本,资金短缺导致发展速度受到质疑的声誉成本。在财务管理过程中,企业要进行综合考虑,制定出最经济性的决策。

(3)整体性原则。

由于企业财务管理的全局参与性,企业必须从整体出发,兼顾企业的各利益相关者来构建财务信息整合系统。一方面,从企业实际需求出发,站在战略的高度来看待整合系统的构建,使构建的系统与企业中长期发展方向相协调。另一方面,要结合企业的实际信息能力来构建整合系统。如果企业信息基础设施比较完善,则便于整合体系的构建;如果信息基础设施比较落后,或者员工信息操作能力和新设备的接受能力比较低,则需要首先完善最基本的信息基础设施,并适当的考虑到人机交互UI(用户界面)的可接受性。

(4)动态性原则。

即财务信息整合系统能够适应数据动态变化和信息使用者需求随机改变的状况。满足动态性的系统应该是一个开放性的系统,能够把各种类型的数据、不同格式的数据整合到系统中,能够及时增加动态变化的数据。

3..2电子商务环境下企业财务信息整合系统的构建思路

财务信息整合系统的目的是为财务人员及其他信息使用者提供财务业务相关信息,使其做出效用最大化的决策。基于此,本文通过集成思想与方法的运用,按照“识别-评估-实现-反馈”的思路来完成整合系统的构建。

(1)识别现有信息。

企业所掌握的信息很多,相对独立的分散在企业的各个部门,对这些资源进行有序整合的第一步就是对其加以识别,本文采取“一纵一横”的思路来分析。纵向来说,按照企业价值链来识别信息源,可以完整的识别出企业价值创造过程中所有的信息,保证了信息内容的完整性。同时通过企业价值链,各信息将被串联成为一个有机整体。横向来说,对于按企业价值链识别出来的信息,通过信息检索分类并汇总到所属的应用程序,各应用程序还可以依据自己的特定需求如业绩考核、销售量变动情况等来增加相应板块,查找并归集该板块所需求的信息,更好地为所在部门服务。

(2)评估企业信息管理基础。

信息管理基础的评估包括两个方面:信息化基础和员工素质。对于信息化基础较好的部门,可以通过对现有部门信息体系的修改,将其直接变为整合体系的一部分。例如在电子商务环境下,销售部门一般会有自己的信息网络体系。这种情况下可以维持UI界面不变,只需将销售部门信息系统中的数据链接到整合系统中即可。而对于信息化水平较低,员工信息操作能力较差的部门,则可能需要对该部门现有信息管理体系进行一定程度的重建。而在构建新的应用系统的过程中需要充分考虑到员工的可理解性、可操作性,尽量采用简洁、直观的信息录入、调用方式。

(3)确定整合系统方案并加以实现。

识别和评估的目的是为了应对企业具体的情况,实现整合系统的构建。整合系统的功能包括整合数据和挖掘信息两个方面。整合数据,即根据企业实际情况建立面向对象的应用程序,用于收集和处理企业内外部产生的数据;挖掘信息是指根据财务管理目标,从收集的财务数据中挖掘、分析出有效信息,实现对各类财务信息的整合管理。而为了实现上述两个层面的功能,在实际操作时可以将整合层面划分为应用系统层、通用服务层、数据层三个部分。系统层,即根据企业自身情况所建立的面向对象的应用程序,用于分类汇总和处理面向对象的财务信息,;服务层,即对应用程序所获取的财务信息进行处理时所依托的媒介和平台;数据层,即建立云数据库对企业各类数据进行管理和实时更新,它涵盖企业财务信息的方方面面,可依据企业的需要进行相关设置。在制定整合系统实现方案的过程中,要站在企业战略的高度,控制系统实现成本。具体的实现可以通过多种方式,如外部招标等。

(4)反馈系统运行效果并及时修正。

根据动态性原则,系统能够评价运行效果,根据数据形式和外部各种环境的变化情况来不断修正系统的相关功能,使运行效果更加符合企业的现时需求。

3.3电子商务环境下企业财务信息整合系统的构建

财务信息整合系统结构模型图如图3所示,由应用系统层、通用服务层、数据层组成,应用系统层包括企业内部各个部门自身信息处理系统、企业的各利益相关者与企业进行信息沟通所产生数据的信息存储系统以及从企业门户搜集信息的企业门户平台信息存储系统。云数据库的信息是由各应用系统的信息实时步并汇总而来,云数据库所要求的权限较高,信息设置也最为复杂,是管理者进行管理决策主要依赖的信息平台。由于云数据库具有综合性,下面将对各个相关应用程序的功能及运行方式进行研究。

(1)企业内部各部门应用系统。

根据企业价值链顺序来识别信息,将价值链节点上识别到的信息分类存储至各部门应用系统中,在应用系统中将获取的财务信息进行收集、整理、分析、传递。应用系统中的财务信息被实时同步到云数据库中供相关各方使用,同时云数据库还会对来自各应用系统的实时信息进行整合、处理,并将必要的信息及时反馈给各应用系统,帮助相关部门及时更新数据或修正决策。例如,某企业上半年营业收入较上季度增长10%,销售部经理根据市场情况初步设定下半年增长率为15%。销售部门应用系统将这一信息传递到云数据库后,整合系统根据预期销售增长和财务系统中的资金信息分析企业资金情况,将筹资需求、可接受资金费用信息反馈到财务部门数据库中,由财务经理筹集所需资金。财务部门在资金筹集过程中,发现受宏观政策影响,筹资计划仅能完成80%,向云数据库反馈后,云数据库决定将筹资计划受挫对预期销售增长率的影响反馈到销售部,销售经理据此将下半年增长率修正为12%。同时,企业原计划在本期投资3000万元用于技术研发,然而在实际研发中发现技术难度远大于预期,加之外部技术条件近期内发生重大变化,市场上出现拟开发的类似产品,继续研发的价值大为降低,到本期7月份公司做出终止该研发计划的决定。此时该项目本期已投资500万,故下半年企业获得2500万自由现金流。财务经理根据整合系统中的工作日志,发现销售部门最初对销售增长率预期为15%但受限于资金情况调整为12%,遂向销售部门确认市场需求仍能支持15%增长率。确认后,财务部门在整合系统中调整了生产销售资金使用计划,将前述2500万元用于扩大生产,生产部门通过整合系统获知该信息后做出相应的调整生产计划。

(2)面向客户应用系统。

在企业内联网上创建面向客户应用系统,其各种原始数据来源于企业与客户交往的一切运营过程和运营管理过程,并根据需要对数据库中的数据进行集成,以便综合管理和决策应用,形成对客户信息的收集、加工、分析、应用。在面向客户应用系统中,对企业大宗客户的各类信息进行分类汇总,各个客户的应收款金额、账龄和客户的信用等级等信息清晰可见。当客户发出供货请求时,面向客户应用系统便将该客户的相关信息同步到云数据库中,云数据库经过分析和评价做出决策,再将信息反馈回面向客户数据库中去。例如,假设客户A为企业的稳定客户之一。通过面向客户的应用系统发现,客户A在每年6-9月会有一笔300万的订单,且该客户的信誉、资金状况均为良好,这部分信息已被同步到云数据库进行存储、分析从而进行相关提醒设置。整合系统将按照预先设置在5月底向面向客户应用系统进行预提示,指导财务部门进行预审批并预留出所需的营运资金。当7月份面向客户应用系统实际收到购货请求时,由于财务部此前已经做足准备,审批、资金等的到位速度得到大幅提升,极大的增加了企业在同行业中的竞争力。

(3)面向供应商应用系统。

企业生产经营所需要的原材料、辅助材料、设备、动力等物资资料的提供部门都是企业的供应商,来自这些供应商的情报科学信息在一定程度上影响和制约着企业的生产经营行为,因此,任何企业都必须高度重视面向供应商的信息共享,加强对供应商相关信息的收集和管理,和供应商进行及时交流,提高企业生产经营的运行效率。在运行中,企业内部部门应用系统产生的原材料库存情况数据会直接同步到云数据库中,当原材料库存低于某个限额时,云数据库便会像面向供应商应用系统发出供货邀请,面向供应商应用系统通过对数据的分析和汇总,决定向哪家供应商下订单。通过统筹企业全局财务信息而做出的请购决策,既不会造成原材料缺货或供应不足,也不会带来原材料的大量积压,可以实现合理的库存管理或零库存管理,从而节约企业的经营费用,降低成本,提高经济效益。例如,供应商B为企业供应商应用系统中经过筛选的合格供应商之一。当前述A客户6-9月300万元订单的预期通过云数据库共享到面向供应商应用系统中后,该应用系统将以邮件方式向包括B供应商在内的多家合格供应商提出要约邀请,金额为足以完成100万订单的原材料,并在要约邀请中提出声明,如A客户真正下订单后,接受要约邀请签订合同的供应商有权将合同范围延伸到剩余200万元订单所需的原材料。待各供应商报价后,企业经过分析最终选择与B供应商签订合同。

(4)银行、政府等外部应用系统。

通过建立企业的内部网与政府、银行等的电子政务系统的连接,建立企业与政府、银行等机构之间的网络信息通道,能够及时了解政府、银行等机构出台的有关政策、法规、制度,并进行分析研究,为企业的重大战略决策提供政策支持。

(5)企业信息门户平台。

企业信息门户平台用于鉴别用户,识别用户的角色及请求,为用户提供统一的入口,保证信息的安全性。企业信息门户的建立,既可以利用网络的互动功能,广泛获取来自于社会各界的公共信息,又可以依赖信息门户扩大对外交流,展示本企业形象,传播企业的经营理念,宣传企业的产品等。

3..4整体视角下企业财务信息整合系统的运行

整体视角下财务信息整合系统运行的框架如图4所示。企业内部各个部门及其他利益相关者通过财务信息整合系统进行财务信息的传递与共享,降低企业及相关各方获取信息的成本,并且增加决策的准确性。企业内部的财务信息是指由企业的财务活动、业务活动及管理活动产生的信息,外部财务信息则是由债权人、债务人、供应商、客户、其他相关利益者及政府部门所产生信息的集成。整体视角下,参与财务信息交流的相关各方既是财务信息的提供方又是财务信息的使用方,是财务信息整合系统建立的主要受益对象。整合系统通过各应用系统跟企业内部各部门和外部相关者进行对接,实现信息的交流。企业内部各部门通过检索整合系统中的各应用系统直接获取相关的财务信息,作为生产经营和财务决策的依据;成型的经营和财务决策又会通过管理活动对业务活动和财务活动产生直接影响,其信息再次反馈到财务整合系统之中去,极大的提高了企业的工作效率。企业外部相关各方依据所拥有的权限,登录财务信息整合系统查找和检索所需要的信息,去指导外部相关者做出相关决策如请求合作,追加投资等;外部相关者在整合系统中的操作会通过整合系统传达给企业,为企业增加了有效的外部信息来源。因此,整合系统建立最大的受益者是企业本身,一方面体现在企业财务管理成本的下降,另一方面体现在外部利益相关者拥有更多与企业进行交流的平台,为企业的发展带来更多优势。财务信息整合系统是整个框架的核心,是信息采集和处理的中央平台。财务信息整合系统通过数据检索、数据挖掘等功能收集所有相关各方的财务信息于相关应用系统中,云数据库负责对所有信息进行收集和仓储。而对于收集的信息,通过大数据处理的方式挖掘出有效信息,将之反馈给各部门应用系统。由于各个应用系统之间进行财务信息交流时所使用的信息语言有可能会不同,因而会导致信息交流不畅,这就要求企业把数据格式统一。企业可运用可扩展商业报告语言(XBRL),通过对相关财务信息增加标记的方法,为企业内外部收集、处理和转换财务信息【10】。以这种语言为基础,通过对网络财务报告信息的标准化处理,可以将网络财务报告的不能自动读取的信息转换为一种可以自动读取的信息,更加方便信息使用者对信息的批量需要和批量利用。

4电子商务环境下企业财务信息整合系统

运行有效性评价财务信息整合系统的构建是为了优化企业信息系统,优化配置企业资源,降低成本,提高企业运行效率,从而为企业创造更多的经济效益。首先,系统是对现有的信息进行整合而不是推倒重建,构建过程中需要最大限度的利用现有的信息基础设施,从而避免系统构建成本。另外,在构建的过程中,需要做好“加法”和“减法”。“加法”即通过对相关、互补信息的共享,提高企业最终获取的有效信息量,从而实现1+1大于2的效果。“减法”是对于同一信息减少冗余的信息入口,避免信息搜集中的重复性工作。因此本文认为,对于该系统的运行有效性应当从系统效率、系统效用、系统成本三个方面来进行评价。企业可根据该评价结果对系统进行相应的优化。

(1)系统效率。

系统效率是指整合系统提升财务管理效率,发现问题并及时处理的能力。它分为两个方面:一是发现信息错误的能力,二是及时处理信息的能力。①发现信息错误的能力通过信息冲突率来进行衡量。在整合系统运行情况下,各部门间信息实时同步,不同部门间信息相互矛盾的概率几乎为0,若因人员疏忽导致偶有差错也会立即被系统发现并提醒相关部门核对;在传统情况下,最新信息不一定能及时在全部部门间同步,因此会有一定的信息差错率。②及时处理信息的能力通过信息处理及时性来进行衡量,当企业资金等其他需求变化时,企业是否可以及时做出相关决策并实施运行。

(2)系统效用。

系统效用是指整合系统对财务管理成果的提高,可以综合选择使用多种方式来衡量管理效果的改善。例如,在整合系统作用下,企业能够结合财务部门和销售部门的信息,对企业运行情况做出更精准的预测,企业不再需要投入太多的保证资金,因此在同等情况下可以降低营运资本需求量,提高现金比率。而对于系统的专业性和易用性等方面,则可以通过第三方评估和对内部员工的问卷调查来进行评估。

(3)系统成本。

系统成本是指企业为构建系统需要投入的成本,用以跟企业的效用提升进行对比,包括系统构建成本和系统运行成本。系统构建成本是指购买或开发整合系统的付现成本、培训现有员工使用新系统的成本等。系统运行成本是指向系统技术维护人员支付的工资,以及向系统开发公司支付的使用费、技术支持费用等。综上,可能的评价指标及数据来源如表1所示。对于系统运行有效性的评价方法很多,如质量审核评价法、投入产出分析法、层次分析法等,企业可根据自身情况,选取适合公司自身的评价指标,本文不做深入探讨。

5结语

本文基于当前电子商务环境,从企业全局出发,以财务管理角度为切入点,阐明了企业信息整合的必要性和可行性。以企业价值链为线索识别信息,按照“识别-评估-实现-反馈”的思路,构建了一个以总数据库为核心,以企业内部各部门为单元建立的内部数据库和与企业生产经营活动相关的各方为单元建立的外部数据库为具体实施者的整合系统。本文的研究对于电子商务环境下财务管理理论体系的完善有一定的推动作用;同时,对于企业构建财务信息整合系统,从而提高企业财务管理、信息管理效率具有重大的现实意义。

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作者:杨春丽 刘亚平 赵奚 单位:东北师范大学商学院 吉林省社会科学院

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