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电子办公信息管理

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一、档案信息电子化管理

1、电子化的认识

有以下几个特点:

1.1、电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;1.2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;

1.3、电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;

1.4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2、电子化的现状

2.1、档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。

2.2、档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。

2.3、标准化、规范化工作有待提高。

2.4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

2.5、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。

3、电子化对档案工作的影响

3.1、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。

3.2、电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面信息和数据可以根据需要不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

4、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

5、档案信息电子化的益处

5.1、可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。

5.2、缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。

5.3、档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。

5.4、档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。

5.5、档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

二、电子办公到项目信息化管理

工程项目管理是一个复杂的系统工程,涉及进度、质量、合同、风险、图纸文档等诸多方面的工作,它具有较高的挑战性,需要在以往经验的基础上,充分做好事前分析,管理的过程中需要以动态的眼光来预测分析工程实际情况;还需要重点对成本、进度、质量进行管理与控制。

信息化管理指借助于先进的计算机网络技术和软件技术及时准确的为企业的决策提供数据信息,以便对外界的变化及时准确的做出反应,其本质是提高企业的管理水平,加强企业的核心竞争力。

1、信息化的现状

随着信息技术的发展,计算机作为一种新的工具,已经对社会产生了巨大的影响。可以利用计算机网络系统,提高信息沟通和数据采集的效率,可以把大量繁杂的信息进行有序的组织。计算机管理系统的特点是“高投入、高风险、高效益”,任何对信息化管理系统的夸大和低估都会为公司的发展带来风险。因此,我们应该认真的分析信息化管理的特点

2、工程项目管理的难点

2.1、沟通:从一般意义上讲,管理人员对工程项目管理最关心的是项目的成本、效益、进度、质量和合同,其实质就是信息的沟通问题。由于工程项目管理涉及的部门众多,传统的沟通方法如开会、发文等方式,信息的传递效率很低,应该讲大部分的问题,首先出现在沟通方面。

2.2、数据:工程项目的有关进度、成本、质量和合同等的数据量大、繁杂,能够掌握动态数据,有一定的困难。另外工程项目的图纸、竣工资料等量大且一般以纸介质形式保存,查找和保存起来也非常困难。

2.3、不确定因素:由于工程项目管理中的不确定因素非常多,这些不确定因素严重的影响了成本、进度等因素,造成了计划跟不上变化的情况,使管理难度加大。

3、信息化管理的要求

3.1、业务化:计算机只是个工具,要让它发挥作用,就必须与具体的业务整合,同时也必须与管理的模式紧密结合。

3.2、电子化:信息化管理要求数据存储在数据库中,文件和图纸要用相应的软件生成,纸质资料必须通过扫描等手段进行电子化,这样计算机才能帮助大家进行管理。

3.3、网络化:信息化管理必须借助于网络化环境才能实现,通过网络才能实现方便的沟通信息、共享数据,由计算机硬件设备搭建的网络工作平台是信息化管理软件运行的载体。

3.4、规范化:规范化不仅仅指工作流程的规范化,对输入系统的信息也要规范化,计算机无法处理凌乱的数据。

4、项目信息化管理建设的主要因素

4.1、管理模式:项目信息化管理的基础是企业的管理模式,而不是计算机技术。项目的管理需要处理大量的信息,如:成本、质量、进度、合同、物资材料等,对于这些信息的快速处理需要项目各部门的协作,打破原来的部门堡垒。

4.2、对项目信息化管理的认识:由于信息技术是十分专业的领域,发展又非常迅猛,新概念和技术层出不穷往往难以把握。不同部门只是站在各自部门的角度提出模糊的需求。由于项目信息化管理是一个系统工程,不同部门之间有大量的数据和信息需要交换和共享,因此需要根据业务的需求,提出整体的框架,在整体的框架之下解决各部门的具体需求。如达不成对整体框架的共识,部门之间就会存在很多分歧,工程项目管理的信息化建设就很难推进。

4.3、人员素质:工程项目管理是以人为本的,员工的观念和素质,直接影响项目管理的模式,工程项目信息化管理更是如此,如果不经过对员工的培训,员工的计算机应用水平提高起来就很困难,对很多新的管理方式和手段就难以适应。信息是为管理、为人的科学判断和分析服务的,信息化系统的生存基础是对知识的共享和重复使用。如:如何将工程项目建设过程中的一些经验数据重复使用到招投标中就是一个很值得研究的事情,要避免以往档案中大量信息无法利用和经验随有关人员的离去而带走的现象。

5、主要意义

工程项目信息化管理是公司信息化建设的重要组成部分,它的成功实施是公司信息化建设的前提和基础,它可以为企业信息化建设提供大量项目管理的基础信息,这些基础信息主要包括如下几类:

5.1、成本信息:主要是各种成本统计与分析数据。

5.2、合同信息:主要是各类合同,包括分包合同、变更;

5.3、技术信息:主要是各种施工工法、先进工艺使用记录等。

5.4、安全信息:主要是安全培训、事故记录等;

5.5、质量信息:主要是各种质检记录,质量事故及其处理等;

5.6、生产信息:主要是各种计划信息,实际进度情况记录等。

电子办公信息管理责任编辑:刘老师    阅读:人次