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建筑工程电子文件档案管理分析

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摘要:

建筑工程相关文件对于建筑工程来说是重要的工程记录,在信息化高速发展的大环境下,可以利用网络技术建立完备的建筑工程电子文档,从而实现对于建筑信息的有效传递。加强建筑工程电子文件档案管理工作可以使建筑工程信息更加规范化,这对于后续的建筑工程的管理检验及维修都有着重要的意义。本文着重分析了建筑工程电子文件档案管理。

关键词:

建筑工程;电子文件;档案管理

随着信息化技术的进步,电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中,与此同时,由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备,导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象,因此,我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理,建立健全档案管理体系,从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我国建筑工程电子文件的档案管理现状

我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处,这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题,我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状,从而寻求到正确的解决方法,提高建筑工程电子文件档案管理效率。

1.1电子文件归档不到位。

采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档,具有很强的操作,因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高,但是由于我国文件管理人员储备不够丰富,部分地区的文件管理人员专业技能不够,无法完成复杂的文件档案管理工作,这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。

1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。

在我国,目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊,大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责,但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能,在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏,导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。

1.3电子文件的真实性、可读性较差。

在建筑工程电子文件的档案管理中,存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面,建筑工程电子文件为了粉饰项目,有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事,导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。

1.4对传统纸质文档的更替工作不足。

在很多地方,建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档,纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况,造成工程信息的处理困难,因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂,建筑工程方面的文档内容较多,落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面,由于工作人员的专业性不足,很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。

2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施

针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题,需要采取相应的措施,来保证良好的文件管理,从而实现电子文件的普及,为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。

2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。

建筑工程方面的电子文件较为复杂,如果没有统一的格式,在文件查询的时候十分的困难,因此,统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证,同时有利于档案的完善管理,方便日后查询、纠错等。

2.2明确档案管理人员的职责。

档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体,因此,明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面,建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员,对相关电子文件进行管理,做到专人专职。另一方面,需要加强对于档案管理人员的培训,提高工作专业性,增强电子文件档案管理技能。

2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。

对于建筑工程单位来说,具有完善电子文件管理的意识是极为重要的,因此,相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作,使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中,确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。

2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。

对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理,在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作,要保证具有完整性,对于以后的工作查询来说,是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中,保证信息的真实性,防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。

2.5提高对于电子文件的鉴定技术。

在建筑工程电子文件的整理方面,真实性和有效性是十分重要的,因此,必须要保证,电子文件可以反映相关项目的全部真实信息,同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求,就需要提高对于电子文件的鉴定技术,确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员,对电子文件的内容进行查询,确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。

2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。

建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的,只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系,才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面,我们对于电子文件的内容需要进行核实,另一方面,对于已经归档的文件要合理的保存,防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取,确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。

结语

建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础,因此,我们需要从各个方面提高文档管理工作效率,从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力,确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作,才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。

参考文献

[1]成芳.建立电子文件(档案)指导、监督机构的必要性分析[J].档案管理,2007(02):77-77.

[2]黄玉明.电子文件(档案)管理系统建设的需求分析[J].中国档案,2011(02):34-36.

作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心

建筑工程电子文件档案管理分析责任编辑:沈应婷    阅读:人次