设计管理信息系统方案研究范文

一、建筑师事务所设计管理信息系统需求调研及分析

本次调研是通过对个别建筑师事务所的详细实地调研和调查问卷发放两种形式进行需求性调研。通过调研发现如下几大问题：

1.1工作计划编制与下达有困难

调查结果显示，工作计划的完善是公司最需要改善的方面。通过了解，在工程师方面由于建筑设计项目的特殊性，很多工作难以量化，所以现在的工作制定及量化主要还是依据总工程师的主观判断，很难以系统化、公式化、定额化的方式改进此步骤，所以工作计划的制定是难点。另一方面，工程师对于指令下达的准确性不甚满意，经常出现设计人员对工作计划与目标的误读而导致的工期拖延；其次是上下级对工作量的预估不能统一且误差很大，例如对于一个设计方案，业主要求更换几种材料或更改图纸，工程师认为半个工作日可以完成，而设计人员预估为两个工作日，后经讨论发现，更改材料对大多数图纸内容并无实质变化，基本只是文字部分的更改；而设计人员方面认为总工程师制订计划主观因素过多，工作量分配不合理，常出现有人工作繁忙而别人工作清闲的情况；其次在设计过程中，工程师对设计人员的监控不足，不能及时更改不合理的工作计划。

1.2薪酬制度不合理

调查发现，大多数建筑师事务所对员工薪酬的制定并不科学，多采用按项目金额决定的分配方式，其次是上级领导决定，员工薪酬基本与个人的工作效率无关。众所周知，绩效考核制度和薪酬制度对员工工作积极性起着重要作用，二者是否合理，决定着员工最根本的利益。而这种仅依靠设计项目收入分配的分红制度严重制约着员工个人的积极性与自主性、更高的工作效率与更好的工作态度，并不能给其带来收益。具有更好的回报体系才能调动员工的积极性、稳定员工的忠诚度和激励员工付出。

1.3管理软件不易操作

现在的设计人员及设计管理人员对相对熟悉的电脑软件及系统有着依赖性，不愿接受新的软件。尤其表现在软件需要学习使用的时候，例如project在设计项目管理公司中就很少利用，最明显的就是画图软件AutoCAD。现在的装饰设计公司较多用的还是CAD2004，建筑设计公司用得较多的还是CAD2007，但现在CAD已经开发到2013，且界面已经全面更新，在软件使用上可谓是差了一个时代。另一方面，电脑的系统也相对陈旧，建筑设计公司在Win7来临的今天大多数还采用WindowsXP的系统，更有甚者用的是Windows2000，所以在信息化时代的网络化管理手段并没有在建筑设计公司得到有效采用。

1.4设计变更多

经过对业主和监理单位的调研，了解到设计公司进行全过程服务的较少，经常出现交图拿钱走人的现象；而且现今设计分包较多，尤其是各类管线设备的设计分包较多，但多个小型设计企业不能协同合作，所以管线经常有碰撞等设计问题；而且即使有了良好的设计，在管线的施工队入场时也不能做到有组织地进行管理，常常是像抢车位一样地把有利于自己施工的空间先占去，并不考虑全局。因此，施工过程中的设计单位的辅助工作对于业主是极其必要的，多数设计企业并不能做好售后服务，提高自己的服务质量。

二、基于重点问题的设计管理信息系统

解决方案通过调研，发现建筑师事务所现状不容乐观，问题较多。但是由于建筑师事务所有着自身独特的优势与不足，不可以盲目学中型建筑设计企业的做法，要逐步、逐层进行改进。首先要完成公司制度的规范与落实，如果没有统一的衡量标准，员工守则无论是日常工作还是年终考核分红都没有有效的依据与标准，人为因素的过多，会导致员工向人情世故方面努力而不是工作；其次，需要逐步进行信息化改革，对于建筑师事务所，最大的需求就是对设计管理的需求，优先开发设计管理信息系统，这样既克服了其资金少、时间紧张的客观限制，又解决了面临的最大困难；最后将信息系统结合公司制度齐头并进，使信息系统的作用真正落实并通过公司制度保障正常运行。通过信息化手段，在工作效率上有了大幅提高，同时又通过公司制度完善了薪酬机制，调动了员工工作的积极性。以下是基于重点问题设计的管理信息系统解决方案。

2.1工作计划制订和下达的改善方案

通过调研，个别大中型设计企业曾经尝试将设计工作定额化或者量化，但由于设计方案的不确定性，均以失败告终，所以总工程师在工作计划制订方面仍应起到决定性作用。如果辅以设计管理信息系统，记录上传，工程师可以回顾或者分享所经历的工程，可以总结经验、教训。在员工方面，通过该系统将总工程师的任务更加明确，通过文字表格的形式细化，尽可能地让员工了解与设计相关的一切权限允许的信息，降低因为理解差异造成的损失。如果后期开发可以实现动态进度上交，便可以帮助工程师及时更改不合理的工作计划和人员分配计划。

2.2薪酬制度改善方案

因为建筑设计是知识性工作，对于时间和进度难以掌控，项目管理有一定的难度，所以人的积极性是否被调动是所有管理中的重中之重，而良好的薪酬体系是解决此类问题的关键。设计项目系统将薪酬制度分为两个主要方向去体现：第一是项目分红，应当保留并改进原有的以项目收入大小为分配依据的分红方式，这样既可以保证企业改革的难度降低，又可以实现公平，主要依据是员工在项目中的责任级别与工作情况；第二是每月奖金，这个部分是根据日常工作情况的月评。以下是具体计算方法：

（1）责任矩阵评分。根据项目责任级别分为3个等级：项目负责人、主要参与人、其余参与人，3个等级制定不同分值。

（2）按照项目设计阶段评分。前期研究阶段、方案设计阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段、后期服务阶段、项目结束及后评价（根据项目实际情况可缩减阶段数量）。

（3）制定企业员工、管理人员评分表。（1）、（2）两项以项目为单位，比例由管理人员确定，决定项目分红标准。（3）为月报，反映在员工当月薪酬。计算公式：项目分红＝（阶段评分的之和÷满分）×责任系数×最高分红责任系数：按其在责任矩阵等级设定系数；最高分红：完美完成项目可以得到的项目分红额度；月薪＝工资＋奖金×月报评分系数。

2.3设计管理信息系统软件开发界面要求

软件应简单易操作，大多数软件或信息系统在实际工作过程中都需要对使用者进行培训。但由于公司人员本身工作量大，信息系统短时间内的效果并不显著，设计人员及管理人员较为排斥新的软件及信息系统。如果想要切实可行地落实设计管理信息系统，必须提供给使用者一个相对友好的界面，减少或省去培训时间。最好使软件像ATM机一样，用最少的操作及按键完成尽可能多的功能。

三、结语

企业管理信息化是历史的必然选择，想要在激烈的市场竞争中得到一席之地，科学、高效、快捷、公平的信息化管理是必不可少的。针对建筑师事务所资金少、人员紧张、开发能力不足的特点，应首先重点开发设计管理信息系统，帮助其提升管理效率，尽可能地降低管理中人为因素的影响，系统化地对设计项目进行管理，最终达到提升企业效益的目的。系统开发时企业要注重系统的实用性与适用性，将设计管理信息系统落实到实际的工作中，帮助管理人员进行项目控制，让管理不再停留在静态及简单的文本编辑上，利用网络技术将管理过程动态化。同时企业应将信息系统结合自身优势，充分利用先进的信息技术，完善公司制度，重点解决进度控制、薪酬分配问题，最终将质量控制、进度控制、成本控制、合同管理、信息管理和组织协调等项目管理方法综合利用，提升企业综合实力，使企业立于不败之地。

作者：杜翔宇赵澎张敏单位：北京联合大学生物化学工程学院