水电工程设计的认识和探讨范文

一、从水电工程设计过程的特点来看对档案管理的要求

（一）水电工程设计的时间周期长

一个水电站从最初的规化到最后的投产运行，多则十几年，少则几年，在这么长的时间范围内，不同的设计阶段对工程设计的要求也不同，随着社会环境在变化，科学技术在发展，人员流动也非常大，那么对于在设计过程中产生的科技文件材料，在各个设计阶段中，要想收集齐全多种零散的科技文件，越早介入项目管理之中，对档案收集、管理工作越有利。从项目的立项开始，就应该启动相应的档案管理办法和归档范围，指导专业设计人员的归档工作。

（二）水电工程设计是一个水电工程项目的核心工作

是集中了地质勘探、测量、水文、规划、水工、机电、金属结构、施工、水保、环保、移民、概算等多个专业的共同工作的集合，这么多的专业会产生多种不同专业的科技文件材料，所以档案管理人员也要对所涉及的专业知识有一定的了解，所以对档案管理人员也提出了更高的要求。

（三）水电工程设计地域跨度大

水电站的建成地点都相对比较偏远，有的甚至可能是在国外，地域范围的广阔，加大了档案收集的困难。如何想办法减少科技文件材料的流失，也是对档案管理工作的考验。

二、水电工程设计中科技档案的范围

水电工程设计中的科技文件材料，包括在水电工程设计活动中产生的记录和反映水电勘测设计生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式的技术文件的总汇。概括起来其主要来源于以下三个部分，即技术文件材料、文书文件材料和科技资料。在实际档案管理中，文书文件材料形成的文书档案都是单独管理与存放，这样更方便档案的利用与查询。科技资料其中的一部分会与图书资料一起保管，主要是一些资料汇编等，还有一部分，比如就某一专题所做的特定研究而形成的报告，也要与科技档案一同管理，因为这些档案也是为了解决工程中的实际问题而产生的科技文件材料。所以水电工程设计中的科技档案主要是指技术文件材料和一部分科技资料。水电工程设计科技档案与技术文件材料既有联系又有区别，技术文件材料是科技档案的基本构成要素，科技档案是由具有保存价值、“应该归档保存”的技术文件材料转化而来，也是技术文件材料的最后归宿。

三、水电工程设计中科技档案的特殊性

（一）水电工程设计中科技档案专业技术性强。

水电工程设计是一个专业性极强的领域，由于这一特点，科技文件材料是按照相关国家标准、行业规范、强制性法律、法规编制而成，具有很强的标准性。档案管理人员往往对这些档案内容并不能真正了解，就需要专业技术人员将所要归档的文件材料首先要初步整理，形成便于档案接收的素材，这样更利于档案的管理。

（二）水电工程设计中科技档案成套性多。

水电工程设计由于是分成不同设计阶段的，每个阶段又有不同的专业，这其中形成的科技档案，既独立又相互关联，但有时这些文件材料所产生的时间又不是同步的。从形式到今后的保管、利用，这些文件材料都必须集中在一起，不应分散保存。在归档收集时就要尽可能地将这些成套的文件材料收集齐全，让档案保持应有的成套性。

（三）水电工程设计中的科技档案是基础性设计材料多。

一个水电工程设计，不同设计阶段，不同专业都需要做不同的方案比选，这就会产生大量的如计算书、相关模型试验记录、各种试验记录、原始测量的记录数据、收集和监测到的水文气象资料等等，这些基础性的文件材料，多数只有一份，这就更需要档案管理工作走在前面，发挥提前指导的作用，规范其归档工作，便于设计及资料管理人员了解各种归档要求，充分保证档案的齐全、完整，更有利于最后的归档资料的验收。

四、水电工程设计中科技档案归档收集中的问题

（一）对档案管理制度执行不彻底

虽然档案管理制度已经纳入到企业管理的规章制度之中，但具体到落实还有一点差距。尤其现在各专业处室都是任务多，工作量大，再加上项目经理往往也都是一人兼顾多个项目，所以对于一个项目、一定阶段性的归档完整性、成套性的管理还是不够准确。虽然档案管理已经写入到生产和技术管理的各级岗位职责之中，但落实情况还不到位。专业设计人员任务一多，归档率也就会下降。档案管理一定与项目的立项、准备、建设和竣工验收保持同步，充分发挥档案提前指导的作用，从项目立项初期就要规范其归档工作，让专业设计及资料管理人员详细了解各种归档要求，对归档资料做到归档前有指导，中间过程有检查，这样才能保证最后归档的技术材料的完整、齐全，从而提高归档效率。

（二）对技术文件材料形成的过程无法控制

水电设计工程涉及的专业很多，涉及的单位也很多，比如建设单位、施工单位、监理单位、上级主管单位、项目合作单位等，在这些各专业、各单位之间形成的一些应由设计单位保存的技术材料，如何能收归整齐，需要项目部认真负责的甄别，档案人员的认真配合。为更好地胜任工作，档案管理人员不仅要认真研究档案管理知识，更应该了解相关的专业知识，只有对专业知识有所了解，才能确保归档的工程技术材料为归档所必须的文件。同时工程设计人员也应该对所归产品确认为本阶段产品的最终版本，有相关责任人签字，三级校审签字齐全，所附图表准确、清晰。现在正在运行的MIS信息管理系统，也为档案管理提供了一定的便利，在没有档案部门的预归档时，管理系统是不闭合的。这样也是在不断提醒专业技术人员，最后产品的走向应该是归档到档案室，在一定程度上提高了档案的归档率。

（三）档案管理人员应加快知识更新，不断拓展知识面

随着科学技术的进步，档案人员要在学习新的档案知识的基础上，更多地了解水电工程所涉及的新领域，例如风电、光伏发电、工程项目总承包、工程咨询等等相关知识，完善相关专业的档案管理规章制度的建立，提高档案管理水平。同时，传统的档案管理正在发生着转变，由传统的实物档案向着数字化、信息化档案管理迈进，档案管理人员也应该让自己从传统的档案库房式管理，向数字化档案信息管理转变，为适应数字化档案馆的管理工作要求，应将设计文件归档材料的电子文件管理好，对应整齐，建立起准确、精细的电子文件管理系统，使其成为数字化档案馆建设的基础。

五、水电工程设计中科技档案归档收集的建议

（一）建全档案管理的制度，加大宣传力度。

让档案管理进入到每一个专业技术人员的日常工作意识之中，同时与生产管理部门联合，在考核制度中增加对产品归档情况的考核，让档案管理真正落实到位。

（二）在MIS信息管理系统中增加档案管理的权限。

让设计产品最后的闭合真正是在档案归档之后，这样就能大大提高档案的归档率。同时也能确保归档的技术材料为最终产品，也加大了电子文件的归档比例，让档案收集更方便、齐全，归档产品更为准确。

（三）明确归档范围，与项目部、生产管理部门协同一起制定相关的各专业、各设计阶段的应归档的产品。

越详细越便于设计人员和资料管理人员掌握，将归档产品分类化管理，增强其可操作性，方便归档人员的同时，也提高了档案归档的正确率。

（四）强化档案管理的服务意识，增强档案管理人员事前指导的过程。

一方面向专业设计人员宣传归档的范围，一方面规范其归档工作，便于设计及资料管理人员了解各种归档的要求。对归档资料做到中间过程有检查，充分保证归档文件材料的齐全、完整，这样也有利于最后的归档资料的验收。这一过程中需要档案管理人员大量细致、耐心的地工作，加强档案的服务意识，才能让这一过程发挥出应有的作用。

（五）加强档案管理的业务培训，提高档案管理人员的素质。

在管好现有档案的基础上，增加对数字化档案管理的认识和了解，为建立数字化档案馆打好基础。同时加强对归档率的统计分析，针对工作中出现的问题，从根本上找原因，以此来带动、提升档案收集归档的比率。科技文件材料归档的主体是各专业的业务部门，但为了保证归档材料的质量，档案管理部门应加强归档工作的指导作用，同时也要加强对归档工作的监管力度，协调好各专业部门应该归档的范畴。加强科技档案收集工作与生产管理、科研管理、岗位考核等工作的相结合，加强技术文件材料与现场收集相结合，加强对内收集与对外收集相结合，加强对集体收集与对个人收集相结合，全方位展开归档知识的普及与宣传，让水电工程设计档案的收集工作，在国家、行业的法律法规指导下，建全自己的归档收集制度，建立起全面、准确、高效的收集归档体系，让水电工程设计的档案发挥更多的指导与借鉴作用。

作者：高利华单位：中国水电顾问集团北京勘测设计研究院有限公司