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数字档案馆系统测试工作分析

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《浙江档案杂志》2016年第三期

2010年6月,国家档案局出台《数字档案馆建设指南》,进一步规范和引导数字档案馆建设,推进档案信息化深入发展。在此基础上,国家档案局于2014年12月出台《数字档案馆系统测试办法》,组织专家对多地数字档案馆进行测试,产生了首批“全国示范数字档案馆”。2015年9月,绍兴市数字档案馆作为全国首批接受测试的数字档案馆之一,通过了国家档案局技术部组织的专家测试。本文围绕数字档案馆系统测试工作谈点认识,以期为有关单位开展数字档案馆建设提供有益借鉴。

1数字档案馆测试流程

一是参测单位提出申请。参加测试的单位按照《数字档案馆系统测试办法》第六条要求,由省级档案行政管理部门认定后填写纸质《数字档案馆系统测试申请表》并附电子版的自测试情况材料,自测试情况材料主要包括各项指标自测试得分、自查情况描述、必要的证明材料等内容。二是国家档案局批复。国家档案局技术部负责对测试申请材料进行初步审查,判断是否符合测试要求,必要时组织相关人员到申请单位进行查看。之后,国家档案局以文件形式对参测单位提出的测试申请予以批复,确定同意组织测试、测试专家组成、现场测试时间等。三是专家组现场测试。现场测试分两部分工作,一是技术测试,二是综合评估。技术测试工作内容主要包括“基础设施”部分的所有指标、“系统功能”部分的所有三级指标核对以及“档案资源建设”部分的所有指标;综合评估是在技术测试工作基础上对技术测试的结果进行评估,并对其他测试指标进行现场测试。现场测试提供的材料可使用电子版,专家审阅材料时使用计算机。四是测试结果审批。现场测试结果符合《测试办法》要求的报国家档案局领导审批后,国家档案局将发文进行认定,认定不涉及具体得分。国家档案局在每年适当时候通报全国数字档案馆系统测试工作情况。

2数字档案馆测试指标解析

数字档案馆测试主要按照《数字档案馆系统测试指标表》的要求进行测试,整个评估指标体系依托于《数字档案馆建设指南》设计,分为基础设施(12分)、系统功能(12分)、档案资源(52分)、保障体系(14分)、服务绩效(10分)5大块,共99个指标点104个小项,总分为100分。

2.1数字档案馆测试指标分类整个数字档案馆测试指标大体上可以分为四类:定性类、定量类、测查类和评价类。定性类指标主要考查“有没有”“是不是”和“对不对”,比如“主机房供电系统应采用双路供电并配备不间断电源”就是考查“有没有”,其印证方法就是提供原始材料、实证材料或进行现场查看。定量类指标主要考查“有多少”“达到什么程度”,比如“近3年来在馆内通过数字档案馆查档的利用人次”就是考查“有多少”,其印证方法就是提供数据原始材料、计算结果或指标吻合程度。测查类指标主要考查“是否超标”“现场情况抽查”,比如“通过系统单次检索查阅档案目录信息计算机响应时间不超过5秒,全文信息不超过20秒”就是考查“指标是否超标”,其印证方法是做好相应的基础工作,由专家根据现场测查情况而定。评价类指标主要考查“用户评价度”“专家评价度”等,比如“政务网用户对数字档案馆操作和服务满意度”就是考查“用户评价度”,其印证方法是通过一定的测评手段取得相应的评价度。

2.2部分不够量化模糊性数字档案馆测试指标解析一是基础设施部分,分列如下。“主机房供电系统应采用双路供电并配备不间断电源”:双路供电指主机房有两条供电线路,而非特指两个不同电网。“主机房消防系统可配置高压细水雾灭火系统、洁净气体灭火系统”:灭火系统不能采用水喷淋灭火系统。“主机房温湿度应控制在开机温度18℃—28℃,湿度35%—75%;关机温度5℃—35℃,湿度20%—80%范围内;应配备专用空调设施”:至少应提供近三个月的温湿度详细记录。“局域网主干线路采用光纤铺设,核心交换机等关键网络设备冗余”:注意冗余不能采用冷备方式。“接入政务网,并开展数字档案接收、共享利用和在线监督指导等业务”:其中在线监督指导指采用包括在线解答、邮件咨询、留置问题解答等多种方式向立档单位提供档案业务支持。“配备必要的防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施”:安全设施的配备主要根据在三网部署系统在等保或分保的不同要求进行,并不单是局域网要求。“配备离线备份设备”:可采用光盘、硬盘、磁带等。“设置数字化工作用房”:数字化工作用房满足防潮、防火、防盗及电力供应持续稳定等方面要求,同时国家档案局也强调数字化扫描临时存放区等同于库房管理。“使用满足系统正常运行的正版软件”:要求提供软件正版授权证明,同时在服务器和客户端应只安装具有相应授权的软件,确保无盗版软件。

“布设局域网,在局域网上开展数字档案收、管、存、用各项业务工作”:收集是指通过在线或离线方式接收立档单位产生的电子档案、传统载体档案数字化复制件和重要数字信息资源;管理是对馆藏各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作,使无序信息有序化,并实施有效控制;保存是对数字档案信息采取必要的管理和技术措施进行有效和安全存储,主要从两方面评价:一是长久保存策略是否科学,二是存储技术和载体选择是否合理;利用是指根据档案信息的利用需求和网络条件,分别通过因特网、政务网、局域网等建立利用窗口。二是系统功能部分,分列如下。“能够对接收目录数据、数字档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测”:由于现在暂无相应的四性检测标准,可按各自理解的四性要求采用人工或工具等内容进行检测,但应提供相关工作清单。“能接收文本、图像、音频、视频、数据库等不同类型数字档案”:其中的数据库接收是指来源的数字档案为数据库形式,但通过一定技术手段把数据库转换成数字档案馆可识别的格式,再进行导入。“具备数据组织功能,具备多种分类方式并可定制、可扩展;具备数字档案编目功能”:其中多种分类方式是指对数据能进行分类存储,具备一定分类方法,例如具备类别-全宗-案卷-文件或全宗-类别-年度-案卷-文件等;编目功能是指按照一定规则进行档案著录并将条目组织成目录库的过程。“具备数据编辑、发布功能”:档案信息可根据需要发布到政务网、因特网上,在发布之前需要对数据进行必要的编辑,例如筛选字段、转换格式、压缩、加水印等,编辑完成后系统可以将数据导出。“具备调卷、出入库登记、档案位置指示、保管状况描述等辅助实体档案管理功能”:这里的调卷是指导系统可以实施调卷申请与响应,能查阅档案的调阅状况、被谁借阅过、调阅频率等,出入库登记是指系统能提示档案是否被借出、是否超期等,档案位置指示是指系统能显示存放位置、统计排架长度等,保管状况描述是指系统具备对保存的实体档案的在库状态、损毁情况、修裱情况、缩微、数字化、保管期限、载体情况、酸碱度、虫害等的综合记录与描述。

“具备分类存储功能”:分类存储是指系统具备按照年度、单位、保管期限、格式、类型等对电子档案进行组织存储的功能,可以指定不同的数据存储在不同的区域,这种位置的指定应该可扩展,以满足海量数据的存储需要。“具备数字档案向标准格式转换功能”:并不一定要求在数字档案馆软件系统中实现,可以调用外部工具软件,完成相应的转换功能。“具备档案利用审核、审批功能”:对利用者所需档案信息在提供利用之前的把关,根据利用者的申请,接待人员通过系统向相关领导提出请示,领导根据利用规定进行审核、审批,并授权。“具备利用过程记录监控功能”:对利用者查阅档案信息的全过程进行监控记录,包括利用档案的调卷、打印、复印、数字档案的下载等。“具备日志记录、操作审计功能”:日志记录是指系统对所有操作行为能够自动记录,并可备查检索;操作审计应根据三员分离原则,由专门的安全审计员角色对其他二员的操作日志进行审计。三是档案资源部分,分列如下。“接收数字档案符合《电子档案移交接收办法》、档案数字化标准等规定”:接收的数字档案以件为单位整理的,按每10件折为1卷,按卷计算比例,数字化质量认定标准主要是指数据挂接错误、数据质量不合规、目录数据或图像文件不完整等问题。“建立涵盖所有数字档案、具备长期保存和安全的资源总库”:资源总库是涵盖所有馆藏数字资源的一个库,相对于管理库和利用库,长期保存主要是从数据格式(标准化、开放性)、存储方式(减少技术依赖性)等角度考虑。“按照收、管、存、用等不同业务环境,划分安全域并实施边界控制管理”:可以按照数字档案馆系统收、管、存、用业务来划分,根据业务设置安全访问控制和边界控制策略,配备满足安全策略的技术设备,形成四个不同的“安全域”,目的是确保不同业务中使用档案资源的安全性。“通过技术手段防止数字档案资源被篡改”:可采用水印、版式固定、数字摘要、文件监控等技术手段。

四是保障体系部分,分列如下。“制度制定与实施”:建立完整的、具有可操作性的数字档案馆管理制度,并且在实际的建设和维护过程,应严格按照制度要求,留存各类表单。“档案数字化工作人员通过安全审查”:档案数字化外包时需对相关工作人员进行无犯罪记录、公司无外资背景审查。“数字档案馆运行维护经费保障”:运维费包括设备购置、耗材、软件服务费等。“项目建设符合规定,执行国家相关标准规范”:分阶段建设的项目,核心系统符合项目验收要求即可。五是服务绩效部分,分列如下。“实现数字档案全流程管理”:数字档案的收、管、存、用都在系统上进行。“实现辅助实体档案管理”:实体档案的信息管理都在系统上进行。“按计划向政务网提供数字档案已全部上载”和“按计划向因特网提供数字档案已全部上载”:以前一年的工作记录为测试对象。“能够提供数字档案资源馆际共享”:指不同档案馆之间共享档案目录或全文,可异地出具查档证明。

3数字档案馆测试准备工作

具体来说,准备工作可分为四个阶段:一是自查阶段。熟悉和掌握数字档案馆系统测试指标表的要求,并在此基础上对照实际情况进行初步自查;二是整改阶段。按照实际情况,及时整改和弥补在自查阶段发现的问题;三是自检阶段。按照标准进行自查认定,明确自扣分情况和理由,并准备好依据性材料和汇报材料;四是迎检阶段。向省档案局提出测试申请,等待国家档案局批复同意测试,同时对会务工作进行安排,做好迎接测试组的准备。

作者:倪永春 单位:绍兴市档案局

浙江档案杂志责任编辑:杨雪    阅读:人次