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档案信息网中的知识管理

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《现代交际杂志》2014年第九期

一、档案信息网管理中知识管理应用的措施

(一)档案网内容

1.建立档案学术库。档案学术库的建立要介绍本档案机构的科研内容和学术成果,同时也要涉及其他档案机构或者高校档案的学术研究内容。可根据不同的学科设置相关的目录,也可以建立档案硕博论文、学术期刊、图书馆图书等目录,方便社会公众浏览,获取所需的内容。还可以将国内外重要的学术档案、名人博客、政府研究成果等相关网站进行链接,实现共享。

2.建立业务培训知识库。档案信息网管理中除了要有自己机构的特色知识库外,还应有信息资源库、问题库、服务与产品库等。用户可通过网站进行自助式检索,从知识库中获取所用到的信息,机构的工作人员也可以利用知识库来为用户提供高质量的服务。档案机构工作人员可以通过知识管理系统对知识库的内容进行删除、添加、更新、修改等操作,对整个知识库进行管理,提高服务质量。

3.做好网站导航。知识导航系统可以将用户需要的知识从多个网站上进行搜集、整理、分类,形成网站分类索引文档,为用户提供直观的知识信息。

(二)知识管理技术

1.利用好数据挖掘技术。利用好数据挖掘技术将网站数据库中深层次的信息进行整理,充实到原有的知识库中,实现知识的创新,更好地进行知识管理工作。数据挖掘技术的使用可以对档案信息网内外的大量数据信息进行快速的分析处理,使得隐性的知识向显性过渡,显性的知识趋于结构化,从而更方便用户的获取。随着信息技术的快速发展,挖掘算法将进一步得到深化,数据挖掘与知识管理将会进一步结合,促进档案信息网的发展。

2.加强网站页面设计。档案信息网站的页面要有特色,在颜色、布局等方面的设计要给人舒适、宽松、简洁、大方的感觉,避免布局过于紧凑,颜色过于鲜艳,同时要考虑到大多数人的浏览习惯,进行科学合理的设计。

3.应用Web2.0技术。Web2.0技术发展很快,要积极探索web2.0技术的应用。要利用好Wiki技术加强档案机构团队的知识创新能力,在wiki上机构人员可以对站点的内容进行修改,也可以共同探讨某一个主题,同时可利用wiki组建不受时间、空间、地域限制的虚拟团队,处理工作中遇到的各种问题,将积累下来的知识进行共享、使用、更新、创新,更好地为用户服务。也可以在档案信息网中建立本机构的博客、微博等,这样结构人员可利用博客将一些重要的档案列举出来,进行知识的积累,通过Tag技术建立知识分类体系,慢慢构建成一个完善的业务知识分类体系,最后通过数据挖掘技术将重要的知识整理到档案机构知识库中去。

(三)知识管理制度

档案机构在档案信息网管理中要建立知识管理制度,这样可以使得员工的工作经验得以沉淀,将隐性的知识变为显性的知识,同时也能够加强内部人员的交流,互相学习,从而获得新的知识,知识管理制度要落实到位,明确责任,严格执行,可安排专门的人员进行监督。

二、结语

对于档案机构来说,在档案信息网管理中实行知识管理是一项重要的举措,实现了档案管理由实体管理到信息管理再到知识管理的巨大转变,有利于知识的积累、共享、传播、使用、更新、创新等,是知识时代网络化发展的必然趋势,可以更好地为社会公众服务,增强社会效益。

作者:徐静波单位:白城市残疾人就业服务中心

现代交际杂志责任编辑:田老师    阅读:人次
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