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档案管理工作的现状与创新

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《冷战国际史研究》2017年第1期

[摘要]新时期,我国各行业发展迅速,档案能为相关工作提供依据,在各行业发展中发挥着越来越重要的作用,然而在很多单位中,档案管理工作并没有得到重视,同时也没有完善的管理制度。本文首先分析了档案管理工作的现状,主要分析了阻碍开展档案管理工作的因素,进而提出了现阶段档案管理工作创新的主要措施,希望能够促进档案管理工作顺利开展。

[关键词]档案管理;创新;发展

0引言

随着我国各行业的快速发展,每个行业的日常业务都在不断增加,因此,整理和保存工作就要交由档案管理人员完成。但是,很多行业的档案管理工作还存在很多问题,导致很多工作很难顺利开展。因此,档案部门的工作人员,要创新档案管理工作,开拓档案管理的各项功能,并积极进行观念、机制和管理创新。随着时代的发展,越来越多的行业都创新了档案管理的形式,笔者对以往档案管理的工作情况进行了研究和分析,并提出了相应的创新管理措施。

1档案管理工作的现状

1.1不重视档案管理工作

档案管理工作在各行业中都发挥着重要的作用,能够提供与工作相关的重要信息,还能帮助工作人员减少查看资料信息的时间。但是,很多工作人员并没有意识到档案管理工作的重要性,从而会出现工作不认真的现象,导致相关工作措施不能得到落实,并且不能保证档案的完整和安全。此外,很多行业的领导也不重视档案管理工作,在档案管理方面的投入非常少。

1.2档案管理工作的制度不完善

档案管理工作一直以来都需要健全的制度作为工作依据。目前,我国很多行业的档案管理工作并没有制定完善的管理制度,从而导致档案管理工作人员频频出错,从而会影响工作效率。同时,由于没有完善的档案管理工作制度,导致很多工作人员都是根据自己的经验和前人的经验管理档案,经常出现档案丢失的现象。

1.3档案管理工作人员素质较低

现如今,我国各行业发展迅速,很多岗位都需要知识型人才。档案管理工作也是如此,相比其他职位来说,更加需要知识型人才。目前,档案管理不再是以往的纸质档案管理,随着信息技术的快速发展,纸质档案开始向电子档案转变,这就要求工作人员要能熟练操作计算机,还要有专业的档案管理知识。但是,我国各行业普遍存在档案管理人员素质较低的问题。很多档案管理人员的文化水平低,也不具备相应的专业知识,对档案管理流程更是不了解。同时,一些档案人员都是从其他部门转过来的,还有相当一部分是兼职。此外,很多档案管理年龄都很大,也不能熟练操作计算机,不利于档案管理信息化。

1.4档案管理工作缺乏科学性

现如今,很多行业在发展过程中都采用了科学的管理模式,如互联网、数据库等,然而部分单位并没有采取科学的档案管理方式,依旧采用人工管理模式。这就导致档案管理工作落后,缺乏科学性,使很多档案得不到及时保管,在内部人员调取档案的时候,会由于档案缺失而阻碍工作正常进行。

1.5部门之间缺乏合作

档案管理工作是有具体工作流程的,需要部门之间的合作和配合,只有相互配合才能够及时完成工作任务,但是现在很多部门的人员不作为,这就导致档案管理工作效率低下。此外,由于部门之间缺乏合作,导致工作出现问题后而找到相关负责人,从而阻碍档案管理工作的顺利进行。

2创新档案管理工作的有效措施

我国已经进入信息化时代,任何行业的发展都经历了创新和发展。档案管理工作作为企业发展中的一项重要工作,所以创新档案管理的工作方式是非常重要的。我国档案管理工作理应与信息技术相结合,通过创新管理模式来提升工作效率,与此同时,还要加强档案管理工作安全保护。在创新工作方式的过程中,各行业还要提高档案管理人员的工作意识,保证档案管理工作顺利开展。

2.1提高档案管理人员的职业素养

档案管理工作可以说是各行业工作的重中之重,因此各行业要重视档案管理工作,不断提升档案管理人员的职业素养。首先,档案管理人员要认清自己的工作职责,摆正自己的工作位置,要坚守岗位,履行职责。其次,档案管理人员要定时对档案进行查验,要及时找回出现遗漏的档案,从而提高档案管理的效率。最后,在进行档案管理工作的同时,档案管理工作人员也要不断创新管理观念,要随着时代变化不断更新观念,避免出现思想观念过于陈旧。

2.2建立档案管理工作新体系

在档案管理工作中,很多相关的工作档案需要进行集中管理,还有很多较为分散的工作资料信息需要进行整合。因此,在档案管理工作中,各行业需要对整个工作流程进行紧密的串联及规划,建立科学的档案管理工作体系,对相关的工作档案进行有效整合。首先,各行业要建立安全的网络平台,将档案资料录入,同时进行合理分类。其次,档案管理工作涉及的内容比较繁杂,需要利用电子技术进行管理,对纸质档案和电子档案进行备份,建立档案管理工作体系,完善档案工作流程。最后,工作流程还有工作体系都要进行创新,通过与电子技术相结合,保证电子档案能够与纸质档案相匹配。

2.3优化档案管理工作模式

档案管理工作需要积极的工作理念和高效的管理模式。随着信息化时代的到来,很多档案管理系统需要进行升级,才能够适应时代发展的要求。传统的档案管理方式已经不能够支撑整个档案管理工作的流程,因此各行业需要优化档案管理工作模式。首先,各行业要利用先进的信息技术来提高档案管理的水平,并运用科学化的管理方式提升管理效率。其次,各行业要逐渐从纸质档案管理模式向电子档案管理模式过渡。

2.4充分利用信息技术和安全软件

档案管理工作通过与信息技术相结合,能够实现档案管理在信息搜索、分类、编目、归档和处理等各个环节的信息化。有很多行业在工作过程中会出现档案丢失的问题,这就需要发挥互联网技术的优势,将所有档案进行备份,来保证档案的安全性。同时,档案管理部门要保证相关软件的安全性,通过建立防火墙来防止病毒入侵所引起的档案信息丢失,且还要及时更新软件。此外,我国众多行业都有着自身的保密信息,很多档案信息是不方便向外人透露的,所以工作人员在工作过程中一定要使用安全性高的软件。

2.5提升档案管理工作的服务能力

档案管理工作不仅是一项归档工作、记录工作,其实还是一项服务性的工作。在相关人员调取档案信息的时候,档案工作人员要具有良好的服务态度,要为其提供最好的服务。档案管理部门应当设置一个独立的档案服务部门,将服务功能延伸,形成一体化服务,通过专业培训来提升工作人员的服务能力,并要求其他部门对服务过程进行监督。

2.6优化业务流程

随着时代的发展,档案管理工作的内容也逐渐增加。我国很多行业的档案管理工作流程存在很多问题,这些问题最终会降低档案管理工作效率,因此各行业需要改变工作现状,优化工作流程。首先,档案管理工作相关部门要相互配合,使每个任务都有相关人员负责,绝不能出现问题没人负责的情况。其次,做好部门之间的工作分配,优化工作流程。部门之间要协调好工作关系,保证部门之间能够将工作进行合理分配,确保不会因工作分配问题引起冲突。最后,各个部门要明确自己的工作任务,在进行工作的时候要谨记工作流程,在自己管辖的范围内负起管理责任。

3结语

现如今,各行各业发展迅速,传统的档案管理方法和观念已经不能顺应时代发展的要求。随着科学技术日新月异,行业发展影响着我国经济的总体发展,档案管理工作也成为行业工作的重中之重,所以各行业一定要高度重视档案管理工作。在进行档案管理工作时,各行业一定要与时俱进、不断创新,建立完善的管理制度,并采用新手段、新方法保证档案管理工作能够得到持续发展。

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作者:苏杭 单位:四平市道路运输管理局

冷战国际史研究杂志责任编辑:张雨    阅读:人次