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基建项目档案管理的实践

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《冷战国际史研究》2017年第1期

[摘要]基建项目档案是建设工程的真实记录,记载了基建工程的全过程,做好基建档案工作对工程管理、运行、维护和改建具有重要的作用。本文从基建项目管理实践出发,详细阐述了基建项目档案管理的重点环节,分析了管理工作中存在的主要问题,并提出了解决问题的建议,希望能够提升基建项目的档案管理水平,实现基建项目的建设目标。

[关键词]基建项目;档案管理;实践思考

1基建档案概述

基建档案记录了工程建设的全过程,真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌,具有比工程实体本身更长久的寿命,规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的重要凭证和依据。随着国家经济建设的快速发展,重点工程项目不断增多,认识到基建档案的重要性是新形势下基建档案管理的重要任务。笔者所在单位作为一家集团公司下属的专业从事基建项目管理的全资子公司,负责总公司生产基地配套生活设施建设。为满足总公司快速发展对办公资源的需要,公司成立以来,分别在北京、天津、上海、深圳等4个地区新建了一批办公、科研用房及配套服务设施,并分别在上述4个地区设立了项目组、子公司,负责项目建设和管理。自2015年,又相继承接了惠州和山西项目,目前在建中。

2基建项目档案管理的主要做法

笔者所在单位通过几年的管理实践,逐步探索出了符合工作实际的一套基建项目档案管理模式,主要思路和做法可概括为:统一领导、各负其责、集中保管和节点把控。

2.1统一领导

一是统一管理制度。以国家、行业、以及系统内主管单位的相关要求为基础,公司档案部门提前谋划和统筹安排,提前订标准、出要求,制定并发布《项目工程档案管理制度》(归档范围、档案分类、归档要求和整编细则,含声像档案、电子档案等),以利于各项目组执行统一标准。在实际实施过程中,由各项目组结合地方城建档案馆规定及项目特点,制订实施细则并组织进场的参建单位具体实施,做到标准一致、规范统一。同时,在整理档案的实际工作中,不断积累、总结经验教训,持续对项目档案管理相关制度进行完善升级。二是统一计划管理。为确保工程档案整理与工程建设进度同步进行,公司采取制订年度工作计划的管控方式。每年年初组织各项目组依据公司确认的年度项目建设进度计划,组织监理、总包等参建单位共同制订年度项目档案管理工作计划,明确各阶段工作的时间节点,并按计划认真推进执行。三是统一质量标准。公司采取“请进来”的方式,委托专门的档案咨询单位统一实施项目档案业务服务,协助进行项目工程档案业务交底培训、监督指导、过程检查,对档案收集整理、组卷、编目、保管等工作的整体质量进行指导与把关,形成自始至终的同一质量标准。

2.2各负其责

公司坚持“谁形成、谁整理”“谁主管、谁负责”的档案管理工作原则。项目组作为建设单位,是项目档案管理的主责单位,负责项目工程档案资料管理工作的全过程组织、协调;负责对设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导;负责组织项目各阶段工程档案的验收工作;负责组织参建单位编制竣工文件,完成竣工档案整体移交。各承包商负责其职责范围内项目文件的收集、积累、整理和编制,实行总承包的,由总承包商汇总,总承包商负有对自行实施工程、分包工程及平行发包工程等竣工资料的审核、整改及归档等职责。监理单位负有协助建设单位对参建单位项目工程资料进行过程监督检查职责,负责审核、签署竣工文件,并向建设单位提交有关专项报告、验收材料及其他监理文件。各参建单位自觉接受建设单位的监督检查,按照国家相关法规、行业标准及建设单位合同约定完成各自职责范围内项目工程资料的收集、整理、归档和验收工作。

2.3集中保管

公司要求项目组及参建单位建立资料管理台账,对项目资料实行集中统一保管,确保项目建设全过程资料的齐全完整。坚持原件归档,要求项目组加强对报请审批类文件(多为复印件、传真件)的管理,在资料台账中要注明原件存放处,以便及时追溯并进行原件替换。

2.4节点管控

(1)阶段检查。为掌握参建单位竣工资料的形成情况,注意与项目管理紧密结合,适时进行阶段检查,特别检查重要环节和关键阶段的资料收集整理进度以及资料质量。对于容易疏忽和多发问题,以及不符合标准规范的做法,公司采取施工单位自查、监理复查的方式,并在过程中及时整改解决。

(2)竣工资料审核把关。及时跟踪项目进展,按照工程阶段竣工节点,组织档案咨询单位对需移交的竣工资料进行把关。提前介入,对资料整编计划、归档范围、资料规范性以及移交方案等进行审查把关,提出指导意见,确保竣工资料符合归档要求。

3基建项目档案管理存在的问题

近年来,公司在基建项目档案管理方面进行了成功的探索与实践,顺利完成了上海项目、北京项目档案的归档和移交。天津、深圳项目也即将进入竣工档案验收阶段。但是,基建项目档案管理也存在一些不容忽视的问题。

3.1档案工作人员变动频繁,业务水平不高

在工程建设中,档案工作人员多为新同志,有的甚至是临时抽调,身兼数职,缺少基建工程知识储备,对项目建设流程不熟悉,欠缺工程档案管理业务方面的实践能力,需要长时间去适应基建工程档案管理工作。另一方面,档案管理人员工作不稳定,变动频繁,尤其是参建单位,人走档走、人走档案无人做或档案管理缺乏连续性的现象时有发生,导致档案管理职责和管理要求未能得到有效落实,造成档案管理工作脱节,无法保证档案资料的齐全,严重影响了工程档案的归档质量。

3.2档案整编进度滞后

参建单位的档案意识淡薄,认识不到位,对项目档案工作不够重视,在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想。特别是在施工阶段,由于施工任务重,施工单位往往比较重视工程建设的进度、质量、安全、资金等问题,不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作,不是按照施工过程中每一个环节来整理资料,往往是工程施工快结束了,才投入大量的人力、物力,突击补充档案资料,以应付竣工验收,导致工程档案的形成滞后于工程建设进度。

3.3档案质量存在缺陷

由于工程施工过程中产生的档案资料未得到足够重视,工程档案存在不完整性、不准确、不系统等方面的问题。不完整:地勘资料、征迁文件、未中标标书、特种设备检测、试运转规程记录消缺、质量问题处理、监理通知回复、工程变更以及影像档案等资料收集不全。不准确:合同无骑缝章、报告无签字印章、验收无意见只有章、试验报告填写缺项、代签字、印章使用超过有效期等问题屡见不鲜。不系统:分类或归类不合理、原材料证明与复试组卷不对应、案卷文件排序乱、跨单位工程组卷不合理。不规范:各类载体(包括声像)文件的形成和整编均存在不符合标准规范要求的现象。这些问题如得不到有效解决与整治,势必会影响在建项目的竣工验收以及新建项目档案管理工作的有序开展,这也就为如何做好项目工程档案管理提出了新的要求和挑战。

4思考与建议

针对新建项目,建设单位应全面分析以往项目存在的问题、系统总结经验教训,有预见性地开展工作,提前解决制约基建档案管理工作的难题。同时,建设单位要充分发挥文件档案管理支撑项目管理的作用,进一步加强制度建设,落实管理责任,大力推动过程管控,加强现场监督检查与考核,确保实现项目工程档案目标。

4.1“落实制度”是做好档案工作的重要前提制度

千好万好,关键在于落实和执行。项目组作为竣工验收的终端单位,不但要对参建单位进行工作检查,开展审核验收与整理移交,重点是要做好日常制度宣贯及业务培训工作(尤其新项目),明确管理要求,确保纸质、声像资料整编要求落实到位。同时,项目组要督促各参建单位把档案管理列入项目管理,形成项目档案管理网络,由业主牵头,成立由设计、施工、监理等方面有关人员组成的档案工作领导小组,明确工程参建单位法人为该项工程的档案第一责任人,并要求各单位配备专职档案员,要把工程文件材料形成、积累、归档工作纳入岗位责任管理,落实到人。此外,业主、监理单位要按项目档案管理的有关规定做好工程文件材料的收集、整理、归档保管以及督促、指导、检查工作。

4.2提高档案工作人员的履职度

一要及时了解项目建设进度,主动与当地城建档案主管部门取得联系,掌握项目竣工档案的具体规定及要求。二要做好与参建各方项目档案业务的工作联系,建立纵向到底、横向到边的项目档案管理网络,落实档案人员岗位责任制。三要认真履行项目档案工作的业务咨询和跟踪服务工作,做好过程监督检查,使项目档案工作与工程进度同步进行。四要掌握项目档案管理操作技术,严格执行业务规范,确保项目资料归档的完整性、准确性、系统性。

4.3实现合同化管理,确保合同对建设项目档案的有效控制

合同是约束整个工程的关键,也是对工程建设中各方面实施控制的龙头,控制了每份合同执行完毕应提交的文件,也就等于收齐了所有的工程建设项目档案。在项目设计开发、施工、监理、设备采购、咨询招标等合同、协议中,合同均应设立专门条款,对项目文件的整编归档内容、整理标准质量、介质和套数、移交时间等方面提出具体要求,并写明违约责任。监理合同中应增加对设计、施工单位归档文件的审核责任,惩罚中应明确审核责任占质量保证金的比例。

4.4坚持档案工作与项目建设同步

项目建设从立项到竣工是一个周期长、涉及面广的庞大工程,为确保工程档案整编与工程建设进度同步进行,建设单位必须做好以下几方面。首先,建设单位要细化管控措施,采取制订工程档案年度工作计划的方式,组织监理、总包等参建单位依据项目建设的实际进展,按照分步分项工程对档案的收集、整理、组卷工作进行任务分解,明确各阶段工作的时间节点,制订项目工程档案管理工作计划,并按计划认真推进执行。同时,建设单位要实施计划节点的检查考评,以不断夯实日常基础管理工作。

4.5强化责任,逐级审核项目档案质量

本着对工程负责,对自己负责的态度,建设单位要把总包、设计、施工、监理、业主的专工审核把关纳入管理程序,与档案部门审核各有侧重,逐级审核。同时,形成审查记录和整改闭环,确保项目档案归档质量。

4.6重视声像档案采集工作。

声像档案是最真实的历史记录,建设、监理、施工单位都应给予足够重视。从施工开始时,各单位就要跟踪拍摄工程施工的全过程,在隐蔽工程验收等重要工作节点一定要有影像资料,对每一个工序和每一项技术,尤其是一些新技术和新材料要进行详细拍摄,同时注意规范性,最后整理出一套完备的声像档案。

4.7把握重点,抓好项目档案验收

项目档案验收是项目竣工验收的法定内容。无论是产权单位、监理单位还是施工单位,都必须严格按照国家档案局颁布的《建设项目(工程)档案验收办法》以及相关法律法规的要求,加强基建档案资料的管理,贯彻基建档案备案制度、验收制度,执行基建档案工作检查、预验收步骤。基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后,才可进行基建工程的竣工验收。在验收工作中,各参建单位要把工作重点放在前期管理文件、重要协议、重要合同、隐蔽性文件、工程文件、质检文件和监理文件上。在验收标准上,各参建单位要坚持高标准、严要求,确保各类归档材料做到“图实相符”、签字手续完备有效,保证项目档案的案卷质量,做好基建档案验收工作。

4.8强化监督,充分发挥监理单位作用

在工程建设过程中,各参建单位要充分利用监理单位做好档案管理工作,借助监理的管理优势,加强对各参建单位档案管理工作的督促检查,能够更加有效地促进档案工作的顺利推进,因此,要求监理单位在抓工程进度、质量、安全等工作的同时,做好以下工作。一是要严格把好施工中形成的所有工程文件的质量关,尤其是隐蔽工程、关键部位,监理单位必须亲临施工现场不间断地进行监督检查。二是协同档案管理人员督促承包商对施工文件实施跟踪建档,并进行不定期的检查、抽查,确保归档文件的真实、完整、准确和系统。

5结语

建设单位要在薄弱环节上狠下功夫,进一步提高基建项目的档案管理水平,逐步实现项目档案法制化、规范化、标准化和现代化管理,为公司可持续发展提供良好的服务。

主要参考文献

[1]陈建军.对重点建设项目工程档案工作的探讨[J].城建档案,2006(1).

[2]曹瑞玲.关于重点工程建设项目档案管理工作的思考[J].图书与档案管理,2007(1).

[3]史建东.重点建设项目(工程)档案的特点与管理[J].兰台世界:工作版,2007(1).

[4]李朝华.浅谈重点工程档案与工程建设的同步管理[J].工程与建设,2006(1).

作者:郭志绥 单位:中海油基建管理有限责任公司

冷战国际史研究杂志责任编辑:张雨    阅读:人次