档案信息化建设思考范文

《湖北档案杂志》2015年第七期

一、加快推进档案信息化建设是大势所趋

当今世界，科技革命日新月异，高新技术突飞猛进，创新浪潮如火如荼，特别是以信息技术为核心的新一轮技术日益扩散，已广泛渗透到经济社会的各个领域，深刻影响着人们的生产行为和生活方式。档案是人类社会发展的真实记录，也是一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，其重要性正日益显现。档案信息化是档案工作发展的大趋势。档案信息化是指在国家档案行政部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理和利用现代化的过程。档案信息化建设作为推进“数字档案馆”建设的重要途径，承担着收集、存储、管理并为广大群众提供快速有效服务的重要职能。随着信息技术的广泛应用，档案管理的手段和水平迅速提升，档案开发利用效率大幅度提高，档案影响力持续扩大。一批新设备、新媒体、新技术在档案管理中的应用，带来了档案管理模式的转变，特别是运用计算机对档案进行管理具有以往人工管理所无法比拟的优点，数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享。其在档案工作领域的应用，必将有力推动档案事业发展的加速“提档升级”，也必将突破纸质档案开发利用的传统格局，大幅度拓展档案信息载体的选择空间。

当前，正是我国档案信息化建设顺改革开放之势而为的大好时期。与新形势新要求相比，我国档案信息化建设还相对滞后。一是标准规范体系不够统一。由于缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准，许多部门在推进档案信息化建设过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。一些地方对数字档案馆建设内容认识不清，项目管理经验少，实施方案与资金分配不合理，功能定位不清楚，系统建设低水平重复。二是统筹规划不够到位。从全国档案系统来看，信息化各自为政，各取所需，未形成统筹安排、协调推进的局面；从各地实际来看，信息化建设的长远规划和近期目标不够明确，加之投入不足，存在头痛医头、脚痛医脚的现象。三是信息化专业人才十分匮乏。虽然大多数部门实现了计算机管理档案，但除少数拥有专职档案人员之外，其余单位均为兼职档案人员。由于从业人员素质参差不齐，在运用计算机管理档案方面十分薄弱，使档案信息化建设举步维艰，严重制约了整个档案信息化建设的进程。四是安全管理的风险仍然存在。目前，信息化过程中的安全保障主要依靠技术上的不断升级，单纯从技术角度看只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。同时在快速多变的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进。所有这些薄弱环节与不足之处，亟待引起各地各部门高度重视。

二、勇当加速推进档案信息化建设的弄潮儿

当前，以云计算、物联网、移动互联网、新媒体为代表的“大数据时代”扑面而来，电子政务、电子商务、办公自动化的日益普及，政务信息公开的深入推进；各种数字技术、网络技术普遍应用，加快推进档案信息化建设已成为各级档案部门责无旁贷的历史责任。我们必须从国家治理体系和治理能力现代化的高度，高度重视档案信息化建设，勇当加速推进档案信息化建设的弄潮儿。

（一）舞好“龙头”，绘制一个好规划科学规划是抓好档案信息化的重要前提。为做好档案信息化建设这篇大文章，各级档案部门应首先做好信息化的“顶层设计”，尽快制订出炉档案信息化建设的“总蓝图”。要按照国家档案局《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》要求，以“坐不住”、“等不起”、“慢不得”的紧迫感、责任感和使命感，精心谋划，科学设计，制定档案信息化基础设施、应用系统、档案信息资源、安全保障体系、标准规范、人才队伍等相关建设规划，加强宏观谋划和整体部署，加速推进数字档案馆建设。在编制档案信息化规划中，要努力做到“四个注重”：一是注重对接上情。要紧扣党的十八大、十八届三中全会《决定》精神和中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》文件精神来谋划本地本单位本部门的信息化建设，保证信息化工作“接上头”、“走对路”。二是注重结合实情。要根据本地本部门的“体质”和“特色”，突出地方实际，有针对性地构建满足信息化过程中数字档案“收、管、存、用”需求的、分层分布式应用平台和内核数据库。三是注重问题导向。要围绕解决好信息化建设存在的基础设施缺乏、资金投入不足、专业人才短缺等问题，从最薄弱的地方抓起，以人民群众满意作为制定各项政策措施的出发点和归宿，清除推进中的“路障”。四是注重统筹协调。要按照“一次规划、突出重点、分步实施”的原则，以现有档案网络系统和信息资源为基础，以满足实际需求为目标，因地制宜，统筹协调，分类指导，在做好国家档案局的“规定动作”同时，又积极谋划好地方的“自选动作”，做到既不“抢跑”也不“落单”。

（二）抓好“重头”，明确几项建设内容要遵循既立足当前又着眼长远，既突出重点又统筹兼顾，既大胆探索又稳步推进的方针，从资源、平台、人才等方面，明确档案信息化建设的几项重点内容，集中“火力”进行攻关突破。这几个重点突破口为：一是进一步加强档案信息化基础设施建设。包括：提高各级各类档案馆应用计算机管理档案的普及率，建设和完善档案馆内部的计算机局域网，将档案部门内部局域网接入地方党政网平台，逐步添置档案数字化设备和软件，提高档案工作的智能化管理水平。二是进一步加强档案信息资源建设。包括：档案目录数据库，主要包括馆藏档案案卷级、文件级目录及各进馆单位档案目录数据等方面；全文数据库，主要包括纸质档案资料数字化形成的图像、文本数据，移交进馆的电子档案数据，重要资料信息数据等；多媒体档案信息数据库，主要包括照片档案数字化形成的图像数据，馆藏录音带、录像带数字化后形成的多媒体信息等内容。三是进一步加强档案信息化应用平台建设。包括：数字档案信息传输平台建设，主要由局域网络、党政内网和国际互联网络三个平台组成；数字档案信息采集平台建设，主要建设电子目录采集平台，全文数据采集平台等；数字档案信息存储管理平台建设，包括馆内数据存储管理服务器、全文存储管理服务器、磁带备份系统等设备；档案信息和服务平台等方面。四是进一步加强档案信息化标准规范建设。包括：认真贯彻执行《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》、《电子公文归档管理暂行办法》等国家标准规范，加快地方标准规范的制定步伐，完善档案信息化标准体系。五是加强档案信息安全保障体系建设。包括：开展信息安全和信息法制教育，提高全员的信息安全意识；加强数据库管理，实行容灾备份，确保数据安全；完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，制定相关安全应急预案，加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理。六是进一步加强档案信息化人才队伍建设。牢固树立人才强档意识，大力推进档案信息化人才发展体制机制改革和政策创新，大兴识才、爱才、敬才、用才之风，不拘一格培养、引进、交流和使用档案信息化人才，营造尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的良好氛围。

（三）形成“拳头”，细化推进的硬措施推进档案信息化建设是一项复杂的系统工程，既要明确重点、统筹推进，又要有具体的细化措施。矛盾有主次，措施有软硬，各级档案部门既要深谋远虑观大势，充分考虑档案信息化建设举措之间的关联性，努力做到当前和长远相统筹、全局和局部相配套，也要立足全局抓大事，善于细化举措，形成“拳头”，以“硬打硬”的精神，“实打实”的招数紧盯推进不放。一要强化担当意识。加速推进信息化建设任务重、困难多、难度大，但不搞信息化又不行，搞慢了不行，过于激进也不行。要牢固树立担当意识、进取意识、机遇意识，敢于吃螃蟹、敢于涉险滩、敢于破藩篱，做到推进不止步、建设不停步、发展不退步。要牢固树立底线思维，把可能遇到的风险挑战估计得更充分些，把应对的政策措施谋划得更周全些。只要我们档案战线的干部职工天天在状态、时时有激情，在信息化建设上就没有翻不过的“火焰山”，就没有跨不过的“流沙河”，就一定能够在排除万难中取得主动，就一定能够在战胜挑战中赢得未来。二要强化落实意识。开弓没有回头箭，信息化建设没有回头路。只有在信息化建设上“一马当先”，才能引领各项档案工作的“万马奔腾”。要牢固树立“功成不必在我”的境界，大力发扬“钉钉子”精神，摒弃以会议落实会议、以文件落实文件的“官僚”模式，不回避档案信息化建设中遇到的困难和矛盾，一竿子插到现场，雷厉风行、不折不扣地一抓到底，抓出成效。要建立信息化建设中抓落实的奖惩制度及长效机制，咬定目标，坚持不懈，久久为功，以踏石留印、抓铁有痕的韧劲狠抓落实，做到人人头上有责任、个个肩上有担子，对定下来的事情、看准了的目标，就要一件一件抓实施，一项一项督到位，一步一步向前推，脚踏实地、保质保量地答好档案信息化推进中的每一道考题。三要强化方法意识。科学有效的方法往往能达到事半功倍的效果。要抢抓机遇、迅速启动、加大力度，从时间表倒排最急迫的事项———档案信息化基础设施建设和人才队伍建设做起，从老百姓最期盼的领域———档案信息资源建设和应用平台建设抓起，从制约信息化推进中最突出的问题———人力、财力、物力上争取起，发挥信息化建设的带动效应，盘活档案事业发展全局，着力在“牵一发而动全身”的重点领域求实效，在“落一子而满盘活”的关键环节求突破，共同下好信息化建设“一盘棋”、拧紧上下同心“一股绳”、唱响为民服务“一个调”，让档案信息化建设成果更好地服务全面深化改革大局，服务经济社会发展，服务人民群众。

作者：袁作军 单位：华中农业大学马克思主义学院