数字城建档案馆建设研究范文

《城建档案杂志》2015年第四期

一、数字城建档案馆建设目标

数字城建档案馆建设总目标是要把城建档案馆建设成为一个城建档案信息数据库，通过局域网和互联网建立城建档案馆与城建档案形成单位、移交单位、业务技术和管理部门、城建档案信息利用者之间的联系，实现在线或离线形成、收集、审查、移交、保管、鉴定、编研和利用数字城建档案，最终形成一个虚拟现实的数字化的城建档案馆。

二、数字城建档案馆建设的主要内容

数字城建档案馆建设内容包括硬件设施和软件设施建设两大部分，主要内容如下：

(一)数字城建档案馆管理信息系统平台（包括地上建筑和地下管线一体化管理信息系统平台）建设。主要解决工程项目和业务管理信息的登记著录、任务的分解与分配、城建档案业务跟踪指导、工程档案预验收申请、档案预验收、档案信息归档、档案号发放、上架管理、查询利用、统计编研，同时解决地下管线测绘数据的著录、管理、动态更新和查询利用等方面问题，达到地上地下三维动态管理的目标。

(二)建设电子文件和馆藏实体档案数字化加工接收系统建设。主要解决电子文件能够顺利导入数字化城建档案馆管理信息系统平台。

(三)局域网建设。主要解决城建档案相关部门之间城建档案信息能够互联互通，并与政府管理部门、地下管线产权和管理单位联网实现信息共享。

(四)互联网建设。主要解决城建档案馆可以通过互联网把城建档案信息管理的相关政策、法律法规、标准规范和其它公共政策向城建档案信息形成、移交、利用等单位和个人传达，城建档案信息能够通过互联网直接形成、收集、审查、移交、保管、鉴定、编研和利用，不同的利用者可以通过互联网达到权限规定的利用目的，实现信息共享。

三、数字城建档案馆建设的关键问题

数字城建档案馆建设要求数字城建档案信息能够长期保存，具有真实性、完整性、有效性、安全性。实现数字城建档案信息的长期保存，保证其真实、完整、安全、有效，数字城建档案馆建设才有生命力，这是数字城建档案馆建设的最关键所在。

(一)数字城建档案信息的真实性、完整性解决数字城建档案信息的真实性、完整性需要其产生单位和个人在城建档案信息形成过程中进行控制，保证其真实性和完整性。

(二)数字城建档案信息的安全性解决数字城建档案信息的安全性要求能够实现数字城建档案信息的长期保存，这是数字城建档案馆建设的最重要的课题。如果不能实现长期保存，就不能全面推广数字城建档案馆建设。实现数字城建档案信息长期保存主要有两个途径：1.将在线的数字城建档案信息通过保管载体（如磁性载体、光盘、移动硬盘载体等）转存为脱机保管的数字城建档案信息，再定期进行转存。本途径能够让载体保管在比较安全稳定的环境中，使数字城建档案信息不会因为硬件系统和软件系统的损坏丢失信息，但只能保存一段时间，不能海量保存。2.通过服务器进行相互备份、实时备份保存。在大数据时代，海量的城建档案信息通过服务器之间进行相互备份保存，能够实现实时保存，实时备份，大大提高数字城建档案信息存储的效率，实现海量存储，但投资大，技术要求高，需要设置坚固的防火墙。

(三)数字城建档案信息的有效性同一系统环境下的数字城建档案信息的有效性，可以通过权限的分配掌握数字城建档案信息由谁形成、有无经过修改。在不同系统环境下生成的数字城建档案信息的有效性，其由谁形成、有无经过修改，就要通过电子签名来解决其是否有效。（1）个人电子签名个人电子签名解决的是数字城建档案信息由哪个人形成的问题，起到的是个人签名或私章的作用。在工程施工质量技术资料统一用表中，大量的表格都需要由施工技术和管理人员签名确认而无需单位盖章，涉及的施工技术和管理人员很多，经过个人电子签名可以确认该表格信息的有效性。目前，个人电子签名问题有不少单位利用个人手签纸质签名扫描后嵌入到电子文件中。这种办法成本低、接受性强、推广快，但应当收集个人手签纸质签名，才能真正体现签名的有效性。还有一种是个人电子签名，其有效性必须经过认证机构认证平台确认。（2）单位电子签名单位电子签名即电子签章，解决的是数字城建档案信息由哪个单位形成的问题，它起到的作用就是单位公章的作用。目前，全国有不少单位特别是政府机关、事业单位和国有企业在电子签章方面走在了前面，推广使用的比较多。有些单位电子公章没有经过认证，不能完全起到电子文件有效性的作用。要解决有效性问题，还必须经过向电子签名认证机构申请认证确认。

(四)建立统一标准的电子签名认证平台我国目前电子签名认证机构有不少，但由于没有建立统一的电子签名认证标准，各个部门各自为政，各个电子签名认证机构根据自身利益开展业务，不能形成统一的电子签名认证平台。在某一个电子签名认证机构认证平台可以识别的电子文件，在另一个电子签名认证机构认证平台则不能识别，面临单位或个人在不同部门办事需要不同的电子签章或签名的问题。因此，必须建立全国统一标准的电子签名认证平台，保证电子文件在进行电子签名后，能够在不同部门机构都能识别。

四、城建档案数字化建设途径

(一)新进馆城建档案实现数字化新进馆城建档案，应当在档案进馆前完成纸质档案数字化，在接收电子档案的同时，接收城建档案相关元数据信息。1.在电子签章未完善时，可以在档案归档前通过对纸质档案扫描实现纸质档案电子化，同时提取城建档案元数据信息，在档案归档时接收电子档案。对没有电子签章的原始电子文件也可接收归档作为参考作用。2.在电子签章完善后，档案形成单位和个人可以直接产生电子文件并完善电子签章，在档案归档时可以在线或离线的形式移交电子档案。

(二)馆藏城建档案实现数字化对已归档的馆藏档案，城建档案馆可以在制定标准的基础上，通过对纸质档案扫描实现纸质档案电子化，同时把城建档案信息一并提取著录接收到管理系统中。

作者：罗国经 单位：广东省珠海市城市建设档案馆