城市声像档案数字化管理探析范文

《城建档案杂志》2015年第四期

一、探索完善声像档案综合管理平台建设

（一）建设目标声像档案信息化建设是适应声像档案工作标准化、规范化、信息化管理的发展需要，是以专业管理软件为核心，对声像档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现声像档案信息的资源共享；档案网络化系统，它是一种互动的，提供分散于不同部门或地区的声像档案信息资源的有效利用管理平台，实现声像档案资源数字化、数据传递网络化、信息服务快捷化，最终实现声像档案的立体管理及各档案部门数据及时收集归档为一体的管理模式，从而全面提升的声像档案为宣传报道服务、更广泛的交流信息、深入科学研究、提升声像档案艺术欣赏价值。声像档案的数字化管理工作最终应实现以下目标：1、在全市建立统一的声像档案管理系统。根据目前声像档案信息化发展趋势结合本馆自身特点站在统筹全市城建声像档案信息化发展工作的高度，开发出一个安全、灵活、高效的声像档案管理系统，用于本馆及下级单位。2、在本馆上搭建起声像档案管理和服务平台，建立物理集中及客户端工具分离的方式，面向各下属立档单位提供声像档案管理和利用服务，充分体现“智慧档案”的管理理念；3、将系统建设成与本市城建信息化建设总体战略目标相协调的服务平台。系统建成后，应实现声像档案接收一体化、声像档案归档网络化、声像档案管理自动化、声像档案借阅便捷化、声像档案资源社会化的目标，使声像档案信息资源更好地为本市的现代化建设发挥更大的作用，为全社会提供更加优质的服务。

（二）声像档案综合管理平台应满足档案数字化管理工作的核心要求声像档案数字化管理系统，核心的业务过程可以包括三个环节。1、声像档案入库流程：将声像档案采集导入到eRhea系统，档案著录编目审核、资料生命周期管理流程，包括采集导入、编目著录、审核三个环节。2、档案存储管理：视音频资源导入过程中同时生成两路不同码率素材，同资源可以在导入完成后由系统后台调用Service进行浏览码率的生成。资源后，可以手动或者按照迁移策略将资源迁移到数据流磁带机/库中进行归档/备份存储，同时有资源源格式输出需求时，归档系统自动从近线带库回迁资源到在线供输出。3、声像档案再利用流程：用户可通过资源管理页面或者全文检索定位到需要的声像档案资料，可以在线预览相关档案资源，从页面发起资源下载或者导出请求，对于在线资源可以直接通过页面下载，对于受限（需审批需准备）资源可以发起下载申请，发起下载导出请求，审批通过后或者资源准备完成后，通过页面或者专业声像处理工作站下载导出。4、系统架构系统功能主要从声像档案管理模式、来源导入、再利用、系统管理及第三方接口等方便说明系统功能。整体系统支持在单位局域网中进行部署，整个架构在千兆局域网中。前端工作站包括声像处理工作站、非编工作站、著录管理工作站和检索查询工作站，系统部署于现有办公局域网后，整个办公网办公机器亦可以查询检索声像档案。系统后台服务器包括应用服务器、数据库服务器、转码服务器、在线存储和数据流磁带归档系统等。后台服务器系统可以集中部署核心机房，并且可以根据规模和预算进行虚拟化部署。声像档案系统是一个专门为声像档案管理设计的一个应用平台，在功能涵盖声像档案管理的全过程：声像档案数字化（视音频采集）、声像文件智能处理、声像档案整理编目（立卷和归档）、声像档案利用（借阅与查询、视频再制作）、声像档案编研制作、声像档案交换、声像视频长期归档安全管理、声像档案统计等辅助管理（统计、接收、移交）、系统管理等。所有考虑应用环节较多，应用流程具有一定的特殊性，其体系架构必须以档案应用为出发点，以实现声像档案管理过程中高效可靠的应用。

二、声像档案数字化管理工作价值分析

（一）有效改善档案管理工作现状声像档案管理系统的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而将会促使档案管理理论、声像档案管理技术和方法的变革，并且通过最大程度的实现声像档案信息资源的有效利用和共享，发挥声像档案信息的增值作用，彻底改变档案封闭、半封闭的状况，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升声像档案工作在本单位中的作用和地位。从声像档案管理角度看，声像档案管理系统建设可为声像档案管理人员提高工作效率。从声像档案利用角度看，声像档案管理系统可为档案利用人员提高工作效率。以前，为了查一些声像档案需要与一些设备连接才可以查看，有了该系统，即使没有读取查看声像档案的设备，也可以直接进行网上查找和浏览。同时，声像档案管理系统可以实现资源共享，用户只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。另一个方面，声像档案相对于纸质载体档案而言，有着自身的特性，例如：直观的形象性。收集、保管的特殊性、是其他载体档案的必要补充。

（二）降低了整个系统的运行维护成本，高质高效地开展信息服务声像档案管理系统通过建设内容丰富的数字信息资源体系，是对“多媒体数据库”建设的有力补充。并应用全文检索和数据挖掘等技术，可以是声像档案资源形成一定规模和体系，并将零乱的各种信息有效归并，使声像档案资源条理化、有序化，最终做到快捷、方便、及时地查找各类信息。通过采用先进的技术，将大大降低整个系统的运行维护成本。一方面，声像档案管理系统为一体机模式，为“零安装”，作为系统维护人员不需对客户端进行维护，直接更新服务器端则可以实现系统升级。另一方面，通过系统的可扩展性可以不需再投资就可以按照新的要求对系统进行定制。另外，系统提供对外接口API，便于与其他的业务系统进行无缝对接。

作者：赵胜利 单位：新疆乌鲁木齐市城建档案馆