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地质档案管理研究

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《城市地质杂志》2016年第2期

摘要:

地质档案是已完成地质工作的凭证,要求在档案汇交的时候对完整性进行严格控制;地质档案是开展新的地质工作的重要参考资料,存在利用率高的特点;地质档案含有关系国土安全的涉密测绘数据,在管理中对安全保密有特殊要求。针对这些特点,本文为了提高地质档案管理水平,针对基层地勘单位在地质档案管理中遇到的涉密地质资料利用安全意识薄弱问题,以及档案丢失和损耗率高的问题,提出通过不同涉密级别的档案分类管理和完善借阅防抵赖机制,达到增强档案使用者重视的目的来解决问题;针对地质档案汇交完整性不高的问题,提出引入质量管理体系文件作为客观证据,快速有效确定汇交范围的方法来解决。通过地质档案管理办法创新,更好的为地质工作服务。

关键词:

地质档案;防抵赖;质量控制

0引言

地质档案作为地质工作的成果载体,是地勘单位的知识积累,也是开展未来工作重要的信息资源。地质档案中的国土资源信息涉及国家安全、社会和谐,也涉及民众安全。随着地质市场化的深入,地质档案作为一种特殊商品,蕴涵商业机密,具有经济价值。地质档案由于行业特殊性,具有与普通档案管理所不同的地方。作者在实际工作中,就地质档案的特殊性,从管理现状、资料汇交完整度、保密安全意识等环节采取措施,切实加强地质档案管理工作。

1地质档案管理的特殊性

地质档案作为一类专业技术性较强的档案,在管理方面有其特殊性,特点如下:

(1)涉密地质档案信息安全与利用之间存在矛盾

地质档案中,蕴含着关系国土安全的涉密资料,如绝对重力资料、海洋地质资料、部分比例尺的测绘类资料等。地质档案资料管理具有政策性、机密性的要求,可分为秘密、机密、绝密三个保密等级(中华人民共和国国土资源部,2008)。在没有严格的制度保证和科学的制约条件下,泄密机会增加。档案管理员为了减少潜在的风险,在档案利用上往往处于被动,不愿主动提高档案的利用率。然而,档案的价值包括两方面,一是凭证作用,二是利用价值。其中,技术参考利用价值是科技档案最根本的属性。在开展新的地质工作时,利用已有的地质资料是地质行业广泛实行的方法,不论是从经济价值角度还是从工作效率角度,都不应该因噎废食,拒绝对地质档案的合理利用。如何在地质档案安全管理与合理利用之间掌握平衡,是地质档案工作者需要考虑的问题。影响涉密地质档案信息安全的因素主要有几方面:一方面,部分单位没有有效建立防抵赖机制,整体保密意识淡薄。基层地质单位实际工作中,通常采用以项目为归档单位,涉密地质资料和非涉密地质资料混合编档,在利用的过程中,区分涉密数据成为地质档案管理的一大风险点,这造成档案管理员在档案的开放利用过程中为了防止风险,有意识的拔高整件资料的密级,造成一个怪圈。表面上安全要求提高了,所有资料都按涉密资料管理。但实际上,因为地质资料数量大使用频繁,使用者反而在潜意识里整体降低重视程度,造成“件件都是密,件件不是密”的悖论。另一方面,地质档案利用过程造成档案载体的损坏、丢失。作为基层地勘单位,地质档案借阅特点是频率高,周期长,阅读环境相对恶劣。地质技术人员由于工作原因,需要反复翻阅地质资料,造成地质资料损耗快,丢失率提高,尤其以图件类地质资料表现更为明显。此外,网络环境不安全也是地质资料泄密的一个途径。随着计算机网络技术的普及,数字化的档案信息安全保障问题更加突出,电子档案的安全完全依赖于单位自身的网络建设(陈剑,2005)。

(2)地质档案种类繁多,汇交完整度低

地质学范围广泛,内容复杂,地质工作具有多专业、多工种、多手段、周期长的特点,这决定了所形成的地质档案种类繁多,内容多样,在收集、保存工作上难度较大。根据档案的内容,地质档案分原始资料、成果资料、实物资料三类。其中,原始资料的汇交完整性,是地质档案管理工作中的难点。地质工作所形成的地质档案中,比重最大的是从实际工作中取得第一手资料,即原始资料。以区域地质调查工作为例,区域地质调查需要进行野外踏勘,踏勘工作开展之前需要准备工作区地形图、地质图、遥感影像资料等;踏勘工作中形成的地质资料有野外记录簿、野外记录表、手图、采集的各种岩石矿物标本;踏勘之后可能需要采用槽探、坑探、井探等手段,利用电法、磁法、放射性、重力法等物理探测方法进一步揭露地质情况,形成物化探野外观测记录、地质钻孔原始编录、槽探、坑探、井探原始编录资料、水文地质长期观测资料、土工试验结果等。对于采集的岩石矿物标本、岩心、土样等,还需按照实物资料的要求进行归档保存。大量的原始地质资料和成果地质资料经过整理归类归档,成为内容复杂、综合性强的地质档案。档案信息的完整、系统、准确是档案资源开发利用的基础。按照地质资料形成规律、形式特征和内在联系,归档的地质资料要齐全成套,每件内容要素构成应完整并符合地质工作规范要求,责任签署完备,应完整反映地质工作的全过程。然而,在实际工作中,因为种种原因,地质档案的汇交不全问题时有发生。其原因有:一方面,项目实施人员普遍存在只重视项目评审,缺乏档案汇交的意识,不会主动提供有哪些项目成果,常常发生有意或无意忽略项目成果和原始资料的现象。只凭项目人员的口述归纳地质档案汇交范围是不负责的行为。另一方面,实际工作中,地质档案管理工作往往处于边缘化地位,归档管理人员的专业背景知识不足,在归档中不能很好的控制归档文件的完整性,尤其是地质项目在实施过程中采取的辅助手段,如钻探、化验等所产生的技术文件,致使归档的科技文件不能反映地质项目的技术路线、进展过程,为后续地质工作利用埋下隐患。

2改进地质档案管理办法

(1)分类管理,加强涉密地质资料日常管理

为实现地质资料的有效管理,必须将涉密与非涉密地质资料的管理区分开来,达到凸现重要性的作用。涉密地质档案管理制度化体现在两方面:一、地质资料管理人员应制定细致完善的借阅、外借、复制、汇交制度;二、涉密地质档案资料应单独装订保存,严禁与非密级材料进行混卷装订,避免造成档案在利用中出现涉密扩散问题。在满足涉密地质资料安全管理的前提下,非涉密地质资料和密级较低的地质资料可采取较灵活简便的方式进行管理,以达到方便技术人员利用的目的,同时,地质档案管理员应定期作好电子数据档案的备份,在归还档案时仔细检查破损程度,需要时及时复制更新,增加档案的利用率。

(2)完善防抵赖机制,提高阅档人保密安全意识

随着以计算机技术为核心的办公自动化技术的普遍应用,单一依靠技术手段防止信息泄密是不现实的,单位应通过各种渠道定期地向员工宣传保密工作的重要性,让员工充分了解其应尽地义务和应承担的法律责任,才能从根本上杜绝泄密的可能性。因为大量的地质档案是以电子档案形式存贮的,所以我们把电子地质档案列为工作重点。除了针对重点人群,经常开展安全教育和突击检查以提高防范意识外,还采取存放电子地质档案数据的档案柜及时上锁和未经许可杜绝把数据带离办公区等措施,严防电子科技档案的信息泄露。资料管理员在外借涉密文件时,应告知阅档人数据的保密性或签署保密协议,以确保阅档人重视保密工作。其次,档案管理员在出借涉密资料时,应采取有效的防抵赖机制,对阅档人心里上起到震慑作用,在泄密事件发生后留下追查痕迹。最常见的防抵赖措施是数字水印技术。数字水印应满足安全性、隐蔽性、鲁棒性、可识别性四个原则。虽然由于目前市场上有效的水印添加软件大多为收费软件,由于办公成本等原因未能普及,只在大型专业档案馆使用,如全国地质资料馆等。然而,随着政府办公自动化程度的普及,未来基层地质单位也将使用上专业的水印添加软件,使保密工作提升一层。

(3)利用质量管理体系文件提高资料汇交完整度

近10年来,为适应地质市场化的需要,地质类单位已陆续建立符合ISO9001标准的质量管理体系,其中,与项目有关的质量管理体系记录文件是反映项目运行全貌的一个缩影。地质档案管理员在验收汇交资料时,可将其作为资料汇交完整性和技术符合性的一个标准。合同、任务书中,可得知成果文件汇交范围;工作方案、设计书中,可得知所采用的技术手段、工作区范围、工作精度;成果报告审查记录和评审意见中,可得知所汇交的资料是否最终版本。通过利用质量管理记录,资料汇交检查人员不用参加冗长的工作讨论会、项目评审会也可了解项目成果的汇交范围,提高工作效率和质量(金恒,2013)。

3结论

地质工作开展离不开地质档案管理。虽然我们在地质资料安全保管方面取得了良好成效,但随着地质市场化的不断深化,我们将面临更多的新问题、新情况,必须努力探索地质档案安全保管的新举措、新途径,切实把地质档案安全保管提高到一个新的水平。

参考文献:

[1]中华人民共和国国土资源部.《涉密地质资料管理细则》(国土资发200869号)[Z].2008.

[2]陈剑.电子档案安全维护[J].现代情报,2005(9):143~144.

[3]金恒.论煤炭科技档案在工程项目质量控制中的作用[J].办公室业务,2013,(8):210~212.

作者:钟智琼 单位:北京市地质研究所

城市地质杂志责任编辑:冯紫嫣    阅读:人次