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水利工程档案监管的建议

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水利工程项目文件材料形成的质量有待提高

(1)工程名称不规范。如同一工程在许多文件、材料上工程名称描述各不相同,很不规范,缺乏正确的,统一的标准。

(2)水利工程项目文件材料的签署不齐全,以章代替签名,签名使用非耐久性书写材料。

(3)收集到的文件材料字迹、图样模糊不清,使用易褪色的书写材料;使用施工图制作竣工图时,图纸破损不堪。

(4)竣工图不规范。如竣工图章没有按要求的内容及规格刻制;竣工图章没有盖在相应的位置上;文字的填写不规范,不认真,有的竣工图章的内容直接用刻印。

档案人员未经过系统培训,影响了档案编制工作的质量

(1)对公开招标的项目,应在相应的报纸上发布招标公告,招标公告材料也应归入档案,但往往没有归档。

(2)档案装订工作存在的问题。装订材料都在左侧装订,但属相位置和间距都没有详细的规定,各施工单位之间没有统一的装订格式,影响材料装订的整体效果;对图纸没有明确要求是否要装订,有些单位对图纸进行了装订,但效果不理想;对图纸的具体折法没有统一的规定,虽然能达到A4型或16开型,但具体的折法各不相同,影响了整体效果。

(3)保管期限填写有问题。由于《水利工程档案管理手册》(2001年出版)主要是针对大型工程的,中小型工程参照执行,在实际的工作中有的案卷题名没有现成的对照期限,或难以查找。

(4)质量评定表填写中的问题。如合格率保留小数位数不统一;改错、填写不规范;档案的构成及排列次序存在问题。

对策与措施

1建立健全水利工程项目档案管理机制

业主单位要加强档案法及相关档案管理的法律法规的学习宣传力度,提高全员的档案意识,特别领导的档案意识,认真做好项目档案管理的技术交底,督促各参建单位建立健全档案工作组织机构,并制定详细的相应的规章制度,确保档案工作的顺利开展。工程建设各阶段都有相应的图纸,应及时收集,前期资料可以全部存放在档案室由专职档案员统一管理或者由兼职档案员管理,确保资料的完整性和连续性。《水利工程档案管理手册》(2001年出版)明确规定,承包商在按要求编制、审核、提交工程档案资料后,监理工程师还应负责对其重要部分的档案资料进行审核,并在审核后履行签字手续,确保资料的有效性,这才符合法定程序。

严格执行档案借阅手续,特别是在工程档案验收之前,资料比较零散,容易丢失,更要加强档案资料借阅手续,确保资料的完整性。施工单位是施工资料的原始收集者,在搞好专业技术工作的同时,应主动学习水利工程档案相关知识,从而避免资料返工的被动局面。档案照片应分为招投标、领导视察、改建前后工程状况、施工过程及场面等部分,在开工前期应进行周密的计划,使对照目标一致,兼顾重点工程、部位,施工场面应能体现施工的全过程。

2提高工程技术人员的档案意识

工程技术人员应认真学习《建设工程文件归档整理规范》、《水利水电建设工程验收规程》、《水利水电工程施工质量评定表填表说明与示例》(试行)及其它有关档案管理的规范。对于工程名称,应与实际单位的实施方案一致,并在相关资料、文件中统一,正确使用。工程竣工图应如实反映工程竣工后实际情况,所有竣工图都必须有施工单位在图标上方加盖竣工图章(施工单位重新绘制的竣工图除外);竣工图章的内容与规格见《水利工程档案管理手册》(2001年出版)146页附件2,竣工图章中的空白内容应按照要求进行填写,决不可代签。对于保管期限的填写问题,可以参考《建设工程文件归档整理规范》、《水利水电建设工程验收规程》。

3加强档案知识的培训力度

随着国家对档案工作的重视,档案工作不断向科学化、规范化迈进,如果档案人员不及时更新知识,就很难适应档案管理的要求。档案的装订问题,可以参考《建设工程文件归档整理规范》,规范对案卷的装订做了具体的规定,案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。《水利工程档案管理手册》(2001年出版)中规定,幅面一般采用国际标准A4型(297mm×210mm)或国家通用16开型(260mm×185mm)。装订线上孔和卷皮中的“档案馆号”相齐平,下孔和“保管期限”相齐平,中孔取两孔中心,水平向取左边框线和左边缘的中心,这样除了达到整齐、牢固,便于保管和利用外,而且也达到了美观的效果;图纸全部折成A4型,采用手风琴式折叠方法,既美观又方便,不需装订,只需加档号章,但应摆放整齐。对于档案的有机构成及排列问题,以时间及文件的重要程度为主线,不人为破坏文件间的有机结构,以资料的完整和便于查找为目的,准确把握文件的排列次序。但是这类情况只有在实际的工作中认真体会,才能达到一定的认识。

4以档案信息化为手段,提高档案管理水平

水利工程档案管理信息化工作,是提高水利工程项目档案管理水平最有效的手段。水利工程档案管理工作应不断改进思想观念、管理方式及管理手段,以水利行业和档案工作规律、特点作为档案信息化建设的基本原则,加快推进水利档案信息化建设,实现水利档案资源数据化、服务利用网络化、管理工作科学化。从而最大限度地简化水利档案管理工作,理顺水利工程档案管理工作流程,实现真正意义主动式管理和数据共享,为用户提供快捷、便利的信息服务。

结语

总之,水利工程项目档案要建立健全以项目经理,办公室主任,档案管理员,各参建单位兼职档案员为节点的档案管理组织机构,为做好水利工程项目档案工作打下坚实的基础。业主单位及各参建单位要完善“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度,通过档案管理平台等现代化手段将档案管理的触角延伸到文件材料形成的阶段,从而实现了工程项目从立项开始,其文件材料形成、积累、立卷、归档、保管、利用的全过程管理,确保文件材料处于受控状态,从而大大提高了水利工程项目档案归档率、完整率和准确率,确保水利工程项目齐全、完整、准确、系统和安全。

作者:吴亚妮王荣晶单位:广西电力工业勘察设计研究院

水利工程档案监管的建议责任编辑:陈老师    阅读:人次