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水利工程档案建立探微范文

时间:2022-06-15 09:53:47

水利工程档案建立探微

水利工程档案数字化存在的问题

1局限性

据库即是“按照数据结构来组织、管理和存储数据的仓库”,完善数据库管理系统是水利工程档案数字化建设的根本基础。由于水利工程数字化的标准不统一,按照不同数据结构组成数据库管理系统常常存在巨大差异,而按照相同数据结构组成的数据库管理系统,却又无法实现全面共享数据。

2滞后性

水利工程档案的形成其过程是动态的,是在工程建设的各阶段生成的。而较多的档案数字化建设往往在选取时间节点时都是选择工程竣工时,对档案的整理和数字化都是利用竣工前的资料进行验收的,这将导致工程建设超出数字化的进程,造成数字化进程滞后,从而对工程的全面控制产生严重影响,导致档案数字化管理的意义变的无关紧要。

3安全性

只有在存在网络的环境下,才能进行对数字化档案的产生、归档、管理和利用。数字化档案的数据安全必须依靠网络,若没有网络数字档案的数据安全也就失去了保障,因而必须加强对网络的监督管理,从而确保档案数据的安全。

水利工程档案数字化建设要求

1完善组织建设

1.1组织机构建设

组织机构的存在能很好的保障组织系统的正常运行使用。由于水利工程项目的参与方较多,其包括有相关政府行政管理部门、业主方、监理部门、施工企业和设计单位等,为了数字化管理能够更好得到实现,各参与部门就应明确自身在数字化建设里的指令关系,并结合水利工程的特征,对职能组织机构、矩阵组织机构进行选用,而后对项目结构图、合同结构图、组织结构图等进行绘制。

1.2数字化建设中的工作任务和职能分工

项目的各参与部门在档案数字化建设中各自的任务也都不尽相同。因而,各部门应明确在组织协调、投资控制、质量控制、进度控制及合同管理等方面的职能和分工。档案数字化管理职能由五个环节组合而成,分别是提出问题、筹划、决策、执行和检查。因此,各部门应结合各自的职能分工参与到以上五个环节中。

1.3工作流程数字化建设

水利工程的工作流程较多,投资控制、进度控制、设计变更、合同管理和付款等流程都包括在其中。工作流程的数字化能将多种信息通过纳入计算机实行管理,从而通过数字化对纳入信息进行控制,促使工程建设过程整合成一个系统,进一步实现档案管理同工程建设的有机结合。因此,必须配备专业的工作人员进行数字化工作流程的应用,确保其作用能得到最大限度的发挥。

2完善档案数据库管理系统

2.1开放性的档案数据库管理系统

开放性的档案数据库管理系统,能有助于档案数据库管理系统的完善,其主要表现为以下两个方面:一是应开放水利工程档案数据信息的收集过程。档案工作的基础与起点就是收集工作,工程档案价值体现就是收集工作的及时、完整和准确。水利工程的各参与方应按照相关职能分工要求完成收集工作,还应结合工程实际适当扩大收集面,从而丰富档案数据库内容。二是应开放水利工程档案数据应用。随着水利工程档案数字化建设的加深,其工作重心也发生了转变,由注重档案实体管理转变为对档案内容的开发应用。

2.2建立档案数据库管理系统标准体系

被普遍应用的标准应在档案数据库标准体系构建时优先考虑并采用。标准体系的建设时间较长,组成标准体系的各标准应组成统一的系统,且各标准间应相互联系、补充和约束。标准是随着情况发展而变化的,当原有的标准不在满足新的要求时,应对其实行可持续的维护。

2.3档案数字化建设应实现可持续管理

水利工程档案的数字化管理是动态的过程控制,而不是静态的成果体现,通过建立并完善档案数据库管理系统,将水利工程建设过程进行全面控制,将整个工程的质量、安全、进度等进行数字化,进而成为一个完整的系统。档案的数据库管理系统不仅应为水利工程建设的全过程服务,还应具备工程竣工后的数据处理、资源共享、信息交换等功能。只有先做到数据库管理系统的稳定性管理,才能做到档案管理工作的可持续管理,从而实现各阶段档案数字化标准相统一及新旧数据连续与继承。

2.4数据库安全建设

应对档案信息实行严格的安全保密措施,应制定相应的计划,然后有步骤的、分阶段的对档案实行数字化共享。为了最大限度的确保网络安全,应分类已经存在的档案信息,并将机密档案做好备份后尽量转移出网络服务器,存放到另外安全的地方。建立档案信息保密等级和建立档案信息共享制度,而后对数据的访问控制应结合档案数据的保密等级来实行。

结束语

总之,对水利工程档案数字化建设进行探讨和分析具有十分重要的意义。作为新时期背景下的水利企业,必须注重企业档案管理,提高自身核心竞争力。水利工程档案的数字化建设是顺应时的需要,通过加强档案数字化组织建设及完善档案数据库管理系统建设,将使数字化档案更好的服务于水利工程建设,为工程的各项决策和依据和快速便捷、安全高效的途径。从而提升水利企业的经济效益,提高水利工程质量,促进我国水利工程建设的可持续发展。

作者:冯建萍单位:广东省飞来峡水利枢纽管理处

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