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档案馆生态系统的开放性分析

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按照《国土资源信息化“十二五”规划》,全国范围内,国土规划数字档案馆已基本建成。然而,调查发现,这些档案馆大多限于国土规划系统内部使用,数字档案馆功能尚未完全发挥。因此,如何认识国土规划数字档案馆的性质,将其建设成一个开放的国土规划数字档案馆生态系统,真正实现国土规划数字档案馆的功能,是一个值得研究的问题。

一、形成及其相对封闭性

国土规划数字档案馆管理对象是国土档案,即国土资源部门在日常工作活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、声像、实物等不同形式和载体的历史记录①。由于档案类型多样,形态差异大,质地多样,管理国土档案存在一定的困难。20世纪90年代,在国家信息化策略推动下,国土规划部门开始档案数字化工作,建立数字档案目录,使用计算机进行检索利用等。进入21世纪初,目录数据库已经完成,全文数据库不断增多,形成了大量的国土档案,相关管理部门开始建设国土档案管理系统,并不断进行改造、升级,形成了比较成熟的国土档案信息管理系统。

近10年来,尤其是在《国土资源信息化“十二五”规划》的引导下,数字档案馆基本建成。如武汉市国土规划数字档案管理系统、山东省济宁市国土一张图档案管理系统、安徽省安庆市可视化城建档案管理系统等结合自身工作职能,称谓“不同的数字档案馆”。目前,全国范围内,国土规划数字管理系统不仅能够满足特定区域内国土资源系统档案管理的实际需求,而且能够满足T级档案信息数据的可靠存储和快速检索,对土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像等各大类档案数据进行统一集中管理,实现了国土档案数、图、文“一体化管理”。②近年来,国土档案管理系统通过与GIS技术的结合,形成了“空间库、目录库、图文库”三库合一的数字档案馆管理模式,不仅将电子公文流程形成的电子档案、档案数字化后形成的档案进行统一管理,而且具有统一的档案管理平台和档案利用平台,实现了档案利用的电子化、平台化,初步建成了国土规划数字档案馆。这种数字档案馆,通过与规划部门、土地管理部门、测绘部门等的结合,形成了一个开放的数字档案馆生态系统。

应该说,从国土档案到国土档案信息管理系统,再到国土规划数字档案馆生态化,是计算机技术、通信技术、GIS等现代信息技术发展的必然趋势,也是国土规划管理部门不断创新的结果。然而,目前看来,国土规划数字档案馆生态系统是一个相对封闭的系统,主要体现在:以管理为主,利用为辅;以系统内部使用为主,公共使用为辅;以土地规划为主,与其他部门的结合有限;以区域内利用为主,全国范围内的整体使用尚未形成。也就是说,数字档案馆的功能集中在工作人员对档案信息资源的管理,主要是单位内部国土规划部门使用,面向社会公众、面向其他管理机构、面向全国衔接的统一平台尚未建立,导致了国土资源规划数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”存在着不平衡现象。这种现象的产生,一是因为数字档案馆建设的时间不长,其功能的完善需要时间;二是因为从已有的档案管理系统开发成数字档案馆是一个质的飞跃,这在不少单位并没有清晰的概念。

因此,需要充分认识国土规划数字档案馆生态系统的开放性,促进其快速成熟。数字档案馆生态系统是“数字档案馆空间范围内的人与其生存的环境相互作用而形成的统一复合体”,“是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作”③。据此,国土规划数字档案馆生态系统是一个由人、国土数字档案信息资源、地域环境等要素组成的完整统一体。国土规划数字档案馆作为一个有机的生命体,不仅涉及该生态系统的形态结构,而且存在结构要素及其相互之间的关联,以及工作人员与数字档案馆生存环境之间的相互协调,从而实现数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”之间的平衡。

二、开放性是基本体现

档案馆在社会中是一个独立存在的个体,是社会的一个组成部门,它存在于社会之中,受社会的制约,同时也对社会产生作用,具有社会服务性。档案馆不同于档案室,它保管档案的目的不是为某一单位、某一系统小范围服务,而是为社会各项工作提供服务。它的服务范围大而广,面向社会各个方面,遍及机关、团体、企事业单位和公民个人,④这是自19世纪40年代至今档案开放的基本结论。数字档案馆的本质是档案馆。数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化,并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源,通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统;该系统以数字档案信息资源为基础,以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台,以用户需求为根本,提供各种信息服务。⑤国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》⑥指出,数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”,一旦缺乏广泛的、本机构以外的“利用”环节,便不能称为数字档案馆。基于这种认识,国土规划数字档案馆理应是服务社会大众的档案馆,是大众利用国土资源信息的开放性的窗口。

1.是自然生态系统基本法则任何一个自然生态系统都是开放的,有输入和输出,而输入的变化总会引起输出的变化。虽然输出并不是立即变化,有时会延迟,但是决不会赶在输入之前。输出是输入的结果,输入是原因和源头,两者呈现一种动态的平衡。⑦信息生态系统中,信息的生产者、传递者、分解者、消费者与外界环境之间的信息交换,构成了一个信息生态循环。⑧数字档案馆生态系统作为人与其生存环境相互作用而形成的统一复合体,与外界环境有着不断的交流,其自身处于不断输入和输出的循环往复之中,通过信息传递和价值转化不断地与外界进行交流,包括机构、人员之间的相互交流与合作,这是自然生态系统的基本法则。

2.是技术发展的必然产物20世纪60年代以来,随着全球范围内“第三次浪潮”的兴起,信息技术对档案工作产生了极大的冲击,对数字档案馆的产生和发展产生了重大的驱动作用。近年来,计算机技术、信息处理技术、信息可视化技术、存储技术、网络技术以及web2.0技术、云计算技术的发展,为数字档案馆的建设和发展提供了技术支撑平台。在一定程度上,数字档案馆是现代信息技术发展的产物,也是集成了众多现代技术的复合系统。国土规划数字档案馆生态系统在建设过程中主要依托3S技术、物联网、ArcGIS、WebService等先进技术,这些先进技术在国土规划数字档案馆开发应用,本身就是一个种开放性的体现。同时,这些技术不断更新、升级,早期的国土档案数字化也不断发展成国土规划数字档案馆生态系统,不仅体现了技术的推动作用,也展示了国土规划数字档案馆的开放性。

3.是落实民生政策的必然要求自2007年党的十七大召开以来,各级政府部门纷纷将民生问题与部门职能相结合,形成了全社会关注民生、重视民生、保障民生、改善民生新局面。国家档案局颁布的《关于加强民生档案工作的意见》提出,要建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。显示了我国在推进政治民主化、打造阳光政府、满足公民信息获取过程中所做出的积极努力,也为进一步发挥档案信息资源社会价值、实现档案信息共享迈出了坚定步伐。国土规划数字档案馆保存有国计民生的重要档案信息。例如,征地文书、土地调查、土地登记、违法占地处理材料等,详细地记录了土地开发利用过程的基本情况。这些信息不仅是确定土地权属的依据,也是征地、处理纠纷的依据,还是土地科学规划利用的依据。从这个角度看,落实民生,也必须将国土规划档案馆设计成一个开放的生态系统。

三、进实践应用

国土规划数字档案馆生态系统的开放性符合数字档案馆本质与时代发展潮流,有着坚实的理论基础,也有着广泛的实践应用。

1.应用视角

(1)多目标不同的使用者,对同一档案信息有不同的使用需求。例如,国土规划数字档案馆的人口信息,可以用作学区规划,也可以用作住房区规划等。档案资源具有多目标的使用特性,从而大幅度地提高了开放国土规划的档案资源的价值。

(2)多内容国土规划数字档案馆含有丰富的专业化档案信息资源,在开放性的视角下,可以将不同来源、不同载体的档案信息资源进行整合。例如,同一主题下不同载体(纸质和声像)档案进行整合,或透过共同的地理坐标系统将各种不同主题的档案资源套叠,以方便对档案信息的深度挖掘,并逐步形成良好的生态环境。

(3)多途径国土规划数字档案馆拥有调查、收集、整理的专业档案,是真实、完整、可靠的档案信息资源,为利用土地的不同机构(尤其是政府机构)和个人提供了保障。例如,有关机构进行土地规划、旅游规划、商居土地投入或个人进行土地置换、拆迁补偿等,就可以通过专业数字档案馆的平台进行咨询利用。通过协调“管”与“用”的关系,形成良好的生态平衡。(4)多范围公路建设选线、垃圾场选址、工业发展区区位规划等空间选址,均需要利用国土规划数字档案馆生态系统的支持,再配合专业的数据库,整合专家系统,出台建设规划方案,分析各种方案的优缺点,从而使决策的过程更加科学化。国土规划数字档案馆整合了庞大的国土及规划专业档案信息,通过该数字档案馆生态系统不断与外界进行信息交换,有利于未来空间发展。

2.应用重点

(1)与政府部门相结合,实现生态系统的区域开放性为政府部门规划服务是国土规划数字档案馆生态系统的基本任务。2014年以来,国家发展改革委、国土资源部、环保部和住建部在28个市县开展了“多规合一”试点。⑨随之,其他市县甚至一些省级行政区也陆续提出。究其实质,“多规合一”就是国土规划数字档案馆与政府部门结合,不同的政府机构利用数字档案馆平台,消除原有的市县规划下的自成体系、内容冲突、缺乏衔接协调等问题,以此来提升政府对于土地空间的管控能力,促进国土空间集约、高效、可持续利用和规划管理。国土规划数字档案馆生态系统开放性应用最早体现在政府规划方面。在国土规划数字档案馆建设以前,由于政府部门之间的“信息壁垒”,各种与规划相关的信息无法及时地传送,冲突时有发生。国土规划数字档案馆拥有精准的土地档案信息等资源,通过信息的及时推送,打破了政府部门之间的“信息壁垒”,实现了国土资源与管理机关与政府其他部门之间的信息共享,进而为政府各部门之间搭建起了“桥梁”,形成了节约型的生态系统。

(2)与“智慧城市”相结合,实现生态系统的整体开放性为“智慧城市”服务是国土规划数字档案馆生态系统功能的拓展。近年来,国土档案管理系统通过与GIS技术的结合,形成了空间库、目录库、图文库三库合一的数字档案馆管理模式。例如,陕西省西安市勘察测绘院建立了规划用地档案管理的GIS系统,科学管理大量征地信息和档案资料⑩;安徽省安庆市城建档案馆通过融合城建档案管理规范、著录规范和GIS技术,研制开发了“可视化城建档案管理系统”;山东省济宁市国土资源局建立的“国土一张图档案管理系统”,实现了国土档案“数、图、文”一体化管理;武汉市国土资源局开发设计了国土规划数字档案馆,初步实现了国土规划数字档案图文一体化查询。随着城镇化进程的加速,我国城市人口激增,交通等问题开始凸显。国土规划数字档案馆为加强城市管理,为“智慧城市”建设提供了框架和基础。“智慧城市”绝不仅仅是实现城市的智能化,还包括人的智慧参与、以人为本、可持续发展等,具有丰富的内涵。国土规划数字档案馆生态系统的整体开放性就是与“智慧城市”建设全面结合,充分展现国土规划数字档案馆生态系统的开放性建设在“智慧城市”建设过程中的重要地位,全面实现档案信息与地理信息、社会信息的融合与共享。例如,与实时路况结合,实现智能交通;与遗产资源结合,实现历史遗产的保护;与旅游资源结合,推动旅游业的发展等。总之,国土规划数字档案馆生态系统与不同行业、系统或空间的结合,创建“互联网+”国土规划数字档案的空间,衍生出基于国土规划数字档案馆生态系统的新平台,从而推动“智慧城市”的发展。

(3)与民生工程相结合,实现生态系统的全面开放性为民生服务是国土规划数字档案馆生态系统发展的基本要求和最高境界。例如,广州市城市建设档案馆承建的“数字城建档案馆系统”,将科技、文化、医疗、电子商业等领域信息数据库建立互联关系,为丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能,并实现资源共享,为公众提供便捷的服务。从民生角度出发,数字档案馆通过档案信息资源集成系统和档案网站构建档案信息总和服务平台进行数字档案信息资源整合和利用,能够打破馆际界限和“信息壁垒”,集成各类档案信息资源,协同各数字档案馆间业务处理,实行统一认证、统一浏览和统一检索,为用户提供一体化的档案信息服务,体现了国土规划数字档案馆生态系统发展的整体趋势。网络环境下,国土规划数字档案馆生态系统开放性建设与当前各种互联网应用相结合,如公众常用的地图软件、出行租车软件以及团购软件等,通过开发国土规划数字档案馆移动应用或平台,创建国土规划数字档案馆微信公众号等方式,将国土规划数字档案馆中的数字档案信息以立体或平面图及文字形式展现在公众面前,方便公众的日常生活,增强国土数字档案信息资源在公众生活中的影响,激发国土数字档案馆生态系统活力,实现国土规划数字档案馆生态系统的全面开放性。

作者:陈胜 张萍 丁玲 单位:武汉市国土资源和规划信息中心

档案馆生态系统的开放性分析责任编辑:杨雪    阅读:人次