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知识经济环境下电子文件的危机探讨

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电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。社会信息化的发展和全球的网络化环境给电子文件的产生和发展带来了巨大的机遇和许多问题,电子文件比起传统档案文件来说有着无与伦比的优势,已经成为档案资源的主体。面对电子文件面临的危机和问题,需要从制度上、理论上加快推进电子文件的安全管理以及技术方法的研究。

一、电子文件概况

(一)电子文件的分类电子文件的种类按照不同的标准划分可以得到不同的结论,具体的分类如下表:按照文件功能划分:主文件、支持文件;按照文件构成特点划分:简单文件、复合文件、复杂文件;按照信息存储载体划分:磁盘文件、磁带文件、光盘文件;按照信息表达方式划分:图像类、文本类、影像类、数据类等。电子文件产生的领域一般分为两个,一个便是人们在交流或者处理事务信息还有办公的时候产生的,比如办公自动化产生的电子软件和电子邮件等,这些文件基本上是以声音、影像已经图像、文本等形式来存在的,另一种便是人们的生产或者科研活动中产生的技术性电子文件,比如计算机辅助设计、计算机辅助制作和计算机辅助教学形式中存在的。

(二)电子文件的现状伴随着计算机的普遍应用和信息技术、网络技术以及数据库技术的发展和普及,电子文件的产生量越来越多,仅在政府的办公自动化网络中每年就产生大量的电子文件,商业应用和生产科研中产生的文件数量更为巨大。根据关于电子文件本身的统计,电子文件在政府单位中的比例高达80%以上;根据信息覆盖率的统计,我国的大中型企业的信息方面应用已经基本普及,且一般处于中级信息化甚至部分企业进入了高级信息化阶段。与此同时,小型企业也已经开始了快速发展。

二、电子文件面临的问题和危机

电子文件虽然较之传统的纸质文献来比有许多的优势,但因为其固有的存在条件的限制等也同样面临了很多问题和危机,而这些问题和危机严重制约了电子文件更好的发展。

(一)数量巨大,分布零散信息化、数字化和网络化社会的发展产生了大量的电子文件并且还在迅速增加,虽然缺少统一和顺畅的通道来统计和反映整个国家的电子文件的数量,但从一些数据中也可以窥探出其数量的巨大。如电子文件以每年两位数的速度快速增长且众多的大中型企业都实现了中高级信息化并且信息化建设向中小型企业扩展。

(二)载体生命周期限制及其对载体读取设备的依赖电子文件可以存贮在磁盘、磁带、光盘或者网络服务器上,但这些载体都是易变质和遭受损失的,且对存贮环境要求高,寿命短,这样就难免除了可读性问题和信息丢失的问题。如在可读性问题上,电子文件的阅读需要特定的硬件设施、软件和系统才能进行有效地转换阅读,这就造成了电子文件的阅读对载体设备等的极强的依赖现象。

(三)电子文件工作人员的专业技能和意识不足电子文件不同于以往的纸质文件,对电子文件的归档和管理等工作不是传统的纸质文件管理人员所能胜任的,同样也不是仅懂得计算机技术的技术人员所能掌握的,电子文件的管理和利用需要多学科的复合人才,使电子文件的管理工作人员既要了解电子文件的归档、传输、检索、利用等技术,也要等的档案管理的基础知识和原则,让电子文件的管理人员保持电子文件的可存取性、可用性和可理解性等多种特性。

(四)电子文件的安全性和保密性较差电子文件作为一种新的文件形式,其不仅面临着传统的纸质文件管理的风险,它所具有的特性又带来了比传统文件更多的风险,而其中最为根本的就是原始性及可利用性受到破坏。不同特质的风险的叠加、影响以及相互的联系导致电子文件的安全风险成倍增加。这是因为电子文件本身而带来的问题。计算机系统是脆弱的,对于电子文件的影响也显而易见,计算机系统采用介质多样,网络组织形式复杂,信息处理方式多种类型,出入口多,分布广,导致电子文件的安全性问题复杂,使得电子文件安全性和保密性受到削弱。

(五)文件的原出处界定模糊且原件鉴定困难电子文件制作的过程是虚拟的,这样就导致对其原有文件的界定具有很大的难度。电子文件不需要像制作纸质文件一样需要制定出原件,而只是在必要的时候才将其输出。还未输出的文件可以被不同的人进行拷贝和存储,导致了不同时间不同地点不同人所接收的文件都是相同的,无法有效地分辨哪个是原件哪个是复制件。

作者:周裕华 单位:陕西省行政学院

知识经济环境下电子文件的危机探讨责任编辑:杨雪    阅读:人次