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档案信息化建设与管理研讨

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1、加强档案管理信息化建设的措施

1.1加强电子文件的管理在我国的档案中,通常是以不同的载体进行存储的,如纸、图片、声音、图像、视频等,档案信息化建设中需要对这些载体的档案统一进行数字化的处理和转换工作,同时还要保证所形成的电子档案具有真实、有效和完整性,还要做好相关的管理工作。随着档案信息化建设的进行,许多重要的文件都要求输入到计算机信息管理网中,这样在这些重要文件上网前,则需要按统一的要求进行文件格式上的转换,从而保证数据具有一定的可靠性和通用性。同时对于那些没有传入到计算机信息管理网中的,具有保存价值的电子文档,则需要其形成部门进行编目的整理,并通过网络技术向档案部门进行传输。

1.2采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法电子档案需要经历形成、归档和信息管理等三个过程,形成部门完成了对电子文件的收集工作,所以其对电子文件的形成规律和历史联系都较为了解,所以其可以做为电子文件归档案时的主要责任者。档案部门熟悉归档文件的原则和方法,可以从全局出发,做好把关和统筹安排工作。信息管理部门承担着更重要的任务,其不仅仅是电子档案的形成单位,同时还是设计和维护信息管理网络的技术部门,在电子文件的归档案过程中具有极其重要的位置。这三个部门对在电子文件归档过程中相互渗透,各自发挥着自己的优势,同时又集中成一体,从而完成电子文档归档的全过程,并保证电子文档的质量的可靠性。

1.3做好归档电子文件的技术处理工作。作为一名优秀的档案管理人员,需要及时的对现行文件的各项工作进行有效的指导,通过有效的技术手段,把归档的电子文件设置为只读文件,这样就能有效的保护电子文件的原始信息,从而掌握原始文件的结构和重新组合过程中的缘由,从而保证电子文件的可靠性和原始性,这样电子文件可以与纸质文件一样具有原始不可复制性,保证了信息的真实性和准确性。

1.4稳定档案队伍,提高业务素质.目前我国档案人员中缺乏综合性的复合型人才,所以需要对档案从业人员进行相应的培训,从而提高其队伍的整体水平,加强对不同岗位人员知识更新的学习,使其更好的应用新技术和新知识,同时在档案行业中建立有效的竞争机制,充分调动员工的积极性和主动性,使其为档案使用者提供更优质的服务。

1.5提高现代化管理手段,实行资源共享.档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息,提供信息。随着当前信息技术高速发展,已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”,实现信息共享、共建的目的。对此,开展现代化管理工作,必须做到档案管理软件的选择,推广要慎重。

2、结束语

随着档案信息化建设的快速发展,在社会各行各业及公众对档案信息资源的需求不断的增加,随之又产生了大量的临时性的需求,这就对档案部门的工作带来了较大的压力,往往使档案部门频于应付这些需求而没时间顾到其他的事情,所以在信息化建设日益深化的情况下,自动式服务将是有效缓解档案部门压力的有效手段,同时也是未来档案管理服务于社会的主流趋势。

作者:李明宇单位:黑龙江省有色金属地质勘查七0六队

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