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企业档案信息化建设阐述

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一、档案信息资源建设

档案信息化建设的核心和重要基础就是档案的信息资源建设,它是能够最大限度满足用户日益增长并不断变化的档案信息需求的一项长期工作。对档案信息化的建设不仅关系着档案信息化水平的高低,而且对于档案信息化的建设也有着重要的意义。档案信息资源的建设,涵盖了电子文件的处理与接收、馆藏档案的数字化等内容。

1.馆(室)藏档案的数字化,信息规模的扩大将意味着档案利用基础的扩大。档案信息服务的重要基础在于馆藏的信息资源。档案信息化建设的重要之处在于档案信息资源的内容,在信息化的内容方面,我们应该建设数据库系统和安全系统。数据库系统关键是内容的填充,这里除了旧有档案的数字化加工以外,还应该充分利用现有的其他应用系统,尽可能大的把电子文件收集的范围扩大,让档案系统和其他系统有效的连接起来。如,神东煤炭集团档案室是档案信息的主要来源机构,档案管理系统软件只能在神东系统内进行档案目录的网络查询,却不能促使资源在更大的程度上得到共享。基于这一点,就要不断地强化数据库的开发和建设,尽可能的提高工作标准,促使档案目录的保存和输入等工作更加合理,从而形成开发性、规范性、服务性、共享性强大的档案信息网络系统。

2.电子文件的接收和采集,档案的电子化也即档案信息电子化,就是将馆(室)藏档案资料纸质或机读形式看作是主要的物质对象,运用微机对相关文献和档案进行筛选、收集以及分层次加工,让其成为有价值的二次文件,以提高利用价值的过程。从现实的发展情况来看,由于档案部门所采用的计算机的规格、型号的不同,各自开发的软件的互不相同、技术条件的不足等原因。促使不能统一进行相关信息处理工作,而且由于缺乏既可以满足文件检索又能直接用在管理档案信息上的软件系统,不能够比较快捷的将所编辑的信息成果进行出版,从而阻碍了档案信息电子化的发展步调。因此,要不断地强化电子文档资源的归档和管理工作,借助于扫描仪、计算机等先进设备,将纸质档转化成电子档,逐渐形成一个全面的系统,从而提高查找和利用的效率。档案室的室藏档案的信息决定了其满足信息需求的层次和程度,档案室要从当前的、近期的及长远的用户需要部门出发,力求做到有限的信息资源取得最大的经济效益和社会效益。

二、应用系统建设

应用系统建设主要内容包括档案信息的利用、档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

1.档案信息的收集,信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇,但是,由于新一代的档案学还没出来,档案信息管理存在着大量难题。档案信息的收集中存在着很多矛盾。如:档案管理系统要与文书、财务、劳资等其它应用系统进行整合。在整合中,存在着各方面的矛盾。我们必须要处理好相关的各种问题。

2.档案信息的管理,档案信息的管理在档案信息化建设初期,首先要实现档案的数字化和网络化,大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备进行转化变成电子档案,目前我们多数单位使用平板扫描仪进行档案扫描,速度慢不能将大量原始档案资料在短期内完成转化。档案的网络化能够做到资源共享,能够高效、快速、准确的定位到人们所需要的资源信息,快速的查询个人和团体的信息,并且通过一些加密措施可以将个人和团体的信息做到保密化,避免了泄密现象的发生,对个人的隐私保护起到保护作用。应用网络技术管理神东公司的档案信息做到了资源共享,致使神东档案室与其职能相关单位联合起来形成一个档案信息网络,既节约人力、物力、财力,又可以最少资源管理最大的数据资源。

3.档案信息的利用,我们通过档案的开发利用体现档案信息资源的价值。档案信息充分地开发出来,才能发挥其使用价值,促进档案事业健康快速地发展。这就要求我们尽可能的采用多样化的信息服务手段,运用各种恰当的先进设备,加快档案信息化、数字化管理,从而更好地为各个用户提供服务,满足各个用户的需求。目前神东已将先进的现代技术运用在档案管理中,实现了档案全文查询、电脑查询、网络查询为用户提供快捷、便利、准确的信息服务。由于技术问题,要全面做到档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化还需要我们继续努力。

4.档案信息安全,一方面,电子文件的保管条件、保管期限要求档案馆(室)要严格按照特殊载体档案的保护要求进行电子档案的安全管理。另一方面,我国档案管理体系是分散管理,应用系统不能标准化管理,档案的立法比较缺乏。在现代的网络环境下,计算机系统和网络本身存在的安全缺陷没有相应的内部措施加以管理,随时会产生黑客入侵、病毒的侵扰,硬件资源受到自然灾害和人为的破坏,软件资源和数据信息受到病毒的侵扰和毁坏。防止这些问题的侵害,就需要加强设备的保养和维护,提高人们的网络安全意识,从档案的授权层次访问和档案的存储安全两个方面搞好档案信息安全系统的建设。随着信息规模、档案利用基础的扩大要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化、档案信息高度共享,就要加强档案信息化管理的安全性,采取有效的措施,充分的保证档案信息资源的安全。

三、标准规范建设

是针对电子档案信息资源的存储、描述、传输、交换以及管理、电子文件的形成等方面,所作出的规范化的说明,并且制定切实可行的操作过程。档案工作要想实现现代化,就必须进一步完善工作规范和标准,从而为工作效率的提高做好铺垫。通过馆(室)藏档案数字化接收电子文件,应该坚持规范性原则,制定相应的规范和法规,如此一来才能更好的对电子文件进行归档,传统介质档案数字化,数字化档案的利用、传递和保管等工作才能更加规范化、秩序化和标准化,以减少重复建设、互不兼容等不良现象的发生。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,在促进网络安全运行以及档案信息建设的顺利等方面都占据着不可替代的重要地位。

四、人才队伍建设

建全的信息化档案管理能够给企业的发展带来巨大的帮助。档案信息化建设需要业务优秀、技术精良的优秀专业人才。从目前的发展现状分析来看,很多档案部门都缺乏既掌握专业知识又熟悉信息技术的复合型人才,现有的档案工作人员的知识还比较单一,操作技术等方面还有待提高。尽管很多现代化的设备得以运用,但是不少工作人员的现代技术水平还不够高,因此档案的信息化建设常常停滞不前。所以,要不断地借助于各种合理的方法和途径,强化档案工作人员的整体素质,不仅要让他们熟悉相关的业务技能和理论知识,而且让他们懂得先进的工作方法,从而为档案信息化工作的进步提供有利的保障。目前,在档案信息化建设方面,神东档案室已经取得了部分成绩。如:摸索、制定了部分电子文件方面的条例;档案局域网已经在运行;档案管理也采取了专业的档案管理软件;内容建设上已经完成了目录数据库的建设和部分电子文件的采集;人才梯队的建设上既兼顾了计算机又兼顾了档案业务方面。

作者:闫美林单位:中国神华神东煤炭集团

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